Как эффективно организовать удаленную работу:
советы «БизнесАвтоматики»

Три проблемы перехода на удаленную работу

В последние несколько недель наиболее популярный запрос, который поступает нам от крупных компаний и госструктур — как быстро организовать удаленную работу без потери в качестве, учитывая особенности документооборота и специфику регламентированных процессов предприятий, — рассказывает директор департамента по работе с партнерами НПЦ «БизнесАвтоматика» Ксения Абышева.

Проектное управление может решить три проблемы, с которыми сталкивается бизнес при переходе на удаленку. Во-первых, возникают сложности при управлении задачами и налаживании коммуникаций между сотрудниками. Во-вторых, существуют проблемы, связанные с защитой данных, так как большинству компаний необходимо изменить не только настройки своей системы безопасности, но и саму систему в целом. И третья сложность — разрозненность и независимость некоторых цифровых решений в рамках одной компании, которые препятствуют успешному переходу на дистанционный режим работы.

Внедрение платформы «Visary» позволяет успешно преодолеть все ограничения, с которыми сталкивается руководство и сотрудники различных организаций на период вынужденной удаленной работы. За счет конструкторов BPM и BI, инструментов проектирования предметной области, настройки ролевой модели и отображения интерфейсов обеспечивается быстрая настройка различных функциональных модулей платформы под потребности заказчиков. Посредством встроенной интеграционной шины реализуется агрегация разрозненных решений в единой информационное пространство, — отмечает Ксения Абышева.

Она уверена, что запрос на удаленную работу сохранится и после пандемии. Удаленные сотрудники выгоднее компаниям в плане уменьшения издержек на аренду помещений, обслуживания офисов и трат на расходники. Станислав Обухов, Т1 Иннотех: Автоматизация меняет функцию закупок 2.2 т

Однако описанные выше сложности никуда не денутся, а значит задачи централизованного мониторинга, управления ИТ-ресурсами и защиты данных останутся актуальными еще долгое время. К тому же не у всех компаний имеется отлаженная IT-инфраструктура, а у многих в период кризиса не предусмотрены дополнительные расходы на разработку и внедрение информационных систем. В таких случаях оперативный переход крупных предприятий на новый режим работы организовать достаточно сложно. Но в «БизнесАвтоматика» уверяют, что большинство проектных работ вполне можно вести в отечественной разработке — защищенной информационной системе управления проектами Visary Project Система управления портфелем проектов.

Что умеет Visary Project

Система управления проектной деятельностью «Visary Project» предназначена для командной работы топ-менеджеров, руководителей проектов и членов проектного офиса при решении внутренних и внешних проектных задач. Система адаптируется под бизнес-задачи конкретной компании и позволяет управлять портфелями проектов в любой сфере деятельности.

Система управления проектной деятельностью «Visary Project»

Visary Project включает в себя все популярные инструменты календарно-сетевого планирования. Встроенный agile-board позволяет создавать списки задач, группировать их по темам, устанавливать напоминания, делиться списками и задачами с другими пользователями. Каждая задача может состоять из нескольких шагов и включать в себя подробное описание с ссылками, документами и медиафайлами.

Разработчики сервиса также предлагают набор дополнительных инструментов для организации эффективного взаимодействия между членами команд:

• канбан-доска и scrum-доска. Инструменты гибких методологий позволяют оптимально выстроить работу команды в условиях динамических изменений с обеспечением последовательного контроля достигнутых результатов (поддержка AGILE, SCRUM и иных смешанных методологий);
• шаблон проектов, который позволяет оптимизировать работу пользователей за счет создания новых проектов на основании уже сформированных типовых карточек с предзаполненными данными;
• реестр дискуссий — комплексный инструмент управления коммуникациями в рамках проектной деятельности с возможностью генерации сообщений с прикреплением файлов, комментирования и одобрения высказывания партнеров по команде, а также формирования резолюций по итогам обсуждения с их последующим согласованием по чек-листу;
• интерактивные отчеты/дашборды. Система позволяет создавать отчеты для контроля работы сотрудников и оценки их эффективности;
• экспорт данных — функция экспорта проектной информации в форматах .xls, .xml, .csv, .pdf;
• идеи и инициативы — механизм для систематизации идей и инициатив команд проекта в отдельный реестр с возможностью согласования и последующей реализации;
• база знаний — структурированная база с удобным инструментом поиска и возможностью предоставления доступа к материалам по ссылке;
• единое хранилище данных. Модуль для защищенного хранения неограниченного количества документов и медиафайлов;
• календарь — удобный сервис для управления расписанием встреч и мероприятий с возможностью настройки уведомлений;
• встроенный чат, позволяет вести текстовую переписку, обмениваться файлами в системе, определять статус сотрудника (онлайн/оффлайн).

Помимо базового проектного управления система позволяет вести юридически значимый электронный документооборот для параллельного редактирования текстов и работы с файлами. Также в Visary Project доступна электронная цифровая подпись, с помощью которой заказчик может ускорить процесс согласования и визирования документов в онлайн-режиме.

Гибкая архитектура, расширенные функции, эргономичный интерфейс и открытость системы позволяют в кратчайшие сроки сформировать для каждого сотрудника компании домашний (виртуальный) офис с единым окном входа. Доступ к ресурсу осуществляется через браузер и не требует установки дополнительного клиентского ПО. При этом программное решение отвечает всем требованиям федеральных законов по защите информации от несанкционированного доступа.

Сейчас в НПЦ «БизнесАвтоматика» довольно много специалистов, которые давно работают дистанционно и умеют управлять распределенными командами, — делает вывод Роман Дзвинко. — Эти специалисты принимали активное участие в процессе разработки системы, развивали Visary Project в части расширения классических функций современными инструментами, улучшения качественных характеристик и повышения удобства системы для конечных пользователей, в том числе удаленных сотрудников. Мы считаем, что всегда можно быстро и качественно настроить дистанционную работу, главное — чтобы у наших заказчиков были четко поставленные цели и видение тех результатов, которые они хотят достичь.

Кратко резюмируем основные преимущества Visary Project:

• отечественная разработка;
• соответствует международным и российским стандартам проектного менеджмента;
• подходит для крупных организаций с сетью разрозненных информационных систем;
• минимальные затраты ресурсов и времени для развертывания системы;
• гибкость в реализации внешнего интерфейса;
• веб-ориентированность;
• отсутствие лицензионных обременений;
• надежная защита данных;
• интеграция с уже существующими у заказчика системами;
• встроенный чат.

Система видеоконференцсвязи Visary Connect

Для большего удобства разработчик интегрирует систему управления проектами с модулем видеоконференцсвязи «Visary Connect». Сервис позволяет собирать онлайн-митинги по проектам, организовать видео-совещания или конференции, а также проводить вебинары для сотрудников компании. Visary Connect обеспечивает защищенную связь на всех платформах, отличную работу даже на медленных каналах связи, а также совместима с любым видеооборудованием.

Система апробирована и внедрена в ряде крупнейших российских предприятий, в федеральных и региональных ведомствах. Предприятия и госструктуры, работающие с сервисами НПЦ «БизнесАвтоматика», отмечают, что переход на Visary Project и Visary Connect позволил им достичь следующих целей:

• повысить эффективность работы менеджеров на 60%;
• ускорить взаимодействие между менеджерами и исполнителями на 80%;
• автоматизировать более 75% ручных операций;
• централизовать информацию о проектах;
• обеспечить полный контроль ведения проектов и выполнения задач;
• коммуникация в удаленном режиме стала прозрачнее и быстрее на 90%.

Двенадцать функциональных характеристик Visary Project

1. Повышает эффективность и оперативность принятия управленческих решений руководителями всех уровней;
2. Помогает снизить затраты на управление организационными процессами;
3. Создает единые визуальных инструментов отображения аналитических форм, содержащие требуемые показатели эффективности отдельных сотрудников, подразделений и всего учреждения;
4. Собирает в единое хранилища все электронные документы компании;
5. Организует эффективное планирование, управление и контроль за всем стеком завершающихся, текущих и планируемых проектов;
6. Дает возможность анализировать комплексную картину по деятельности компании и отдельных подразделений;
7. Повышает скорость работы благодаря оперативной оценке текущей ситуации с помощью визуальных инструментов — диаграмм Гантта, календарного и сетевого планирования;
8. Помогает своевременно решать текущие задачи с помощью инструмента оценки приоритетности выполнения задач и жесткого контроля регламентированных сроков;
9. Повышает скорость работы за счет доступа ко всей документационной базе по проекту, информации об ответственном сотруднике и возможности оперативной связи с ним;
10. Эффективно распределяет задачи между сотрудниками на основании объективных показателей их загруженности и результативности работы;
11. Повышает скорость и качество операционного сотрудничества специалистов компании с помощью встроенного коммуникационного инструмента;
12. Дает возможность оперативно выгружать отчеты различного формата.

Смотрите также

• Обзор TAdviser Удаленная работа: организационные и технические решения
• ИТ-продукты и онлайн-сервисы для удаленной работы
• Интеграционные услуги по организации удаленной работы
• Безопасность удаленной работы: проблемы и рекомендации