Contentum ECM

Система Contentum ECM — это решение для организации внутрикорпоративного электронного документооборота. Приложение построено на платформе Contentum BPM, что позволяет, наряду со стандартными процессами документооборота, реализовать сквозные бизнес-процессы компании.

Система предназначена для работы с корпоративным информационным контентом — документами. Гибкие настройки Contentum позволяют быстро сориентироваться в системе, а также прописать даже самые нестандартные алгоритмы работы с электронными документами.

Для ряда документов и документопотоков уже есть стандартные решения:

• «Электронная канцелярия» автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, регистрацию документов.
• «Управление договорами» позволяет провести подготовку, согласование, организовать хранение и обработку договоров и сопутствующих документов.
• Раздел «Внутренние документы» организовывает работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии.
• Раздел «Согласования счетов» автоматизирует согласование, оплату и хранение счетов.

Для «нестандартных» документов и документопотоков с помощью системы документооборота можно быстро настроить базовые процессы, которые позволят быстро перейти к электронному обмену документами внутри компании.Чекап для искусственного интеллекта: зачем и как тестировать ИИ-решения?

Функции

Система класса ECM содержит ряд функций, необходимых для быстрой реализации электронного документооборота в компании.

• Штрих-кодирование
  • Работа со штрих-кодами разрешает реализовать функцию быстрого поиска документов в электронном архиве по бумажной копии. Сканер считывает штрих-код, и система быстро находит документ внутри системы.

• ЭЦП (электронно-цифровая подпись)
  • Для формирования криптографической защиты при работе с электронными документами в базовой поставке Contentum ECM+ идет «Электронно-цифровая подпись».

• Поиск / Полнотекстовый поиск
  • В Contentum ECM+ реализованы функции поиска по атрибутам документов, а также есть полнотекстовый поиск загруженных документов. Механизм полнотекстового поиска поддерживает морфологию украинского и русского языков.

Настройка СЭД

Одной из важных функций СЭД является возможность гибкой подстройки под процессы компании, в которой СЭД внедряется. Вот неполный перечень компонентов СЭД, которые подлежат настройке:

• Типы документов
  • Для построения структурированного хранилища документов в Contentum ECM+ можно конструировать разные типы документов. Каждый тип документа имеет собственные особенности: набор атрибутов, внешний вид карточек, маршрут и т.д.

• Шаблоны документов
  • Для генерации документов и пакетов документов по шаблону в Contentum ECM+ разработан механизм шаблонов. Шаблоны могут составляться в офисном формате (MS Word, MS Excel). Для формирования шаблонов есть возможность использовать циклы, условия.

• Номенклатура документов
  • Номенклатура документов определяет каким образом документы группируются в дела. При создании документа он по определенным правилам попадает в дело, которое облегчает дальнейшую обработку и поиск документов.

• Реестры документов
  • При настройке программы администратор может быстро сформировать реестры документов. Это могут быть такие реестры как «Неоплаченные счета», «Просроченные договора», «Необработанные входящие» и так далее. Это делается быстро и мышкой.

• Маршруты движения документов
  • «Мышкой» настраиваются и маршруты движения документов. Для этого используется базовый для Contentum механизм управления бизнес-процессами. Для приложения ECM+ создан большой набор блоков для работы с электронными документами — подписание, согласование, ознакомление с документами и так далее.^[1]

Примечания