Visary СЭД (Cистема электронного документооборота)

Основные статьи:

• СЭД (подробнее)
• Машинное обучение (Machine Learning)

Назначение

Visary СЭД разработана на базе адаптивной и масштабируемой платформы «Визари», которая входит в реестр отечественного ПО и является полностью импортонезависимой. Решение обладает гибкой лицензионной политикой и отвечает всем требованиям ФСТЭК и ФСБ по защите информации. Использование Visary СЭД не требует от пользователя длительного обучения – интерфейс прост в работе и интуитивно понятен. Доступ к Visary СЭД возможен с любых устройств и операционных систем.

Visary СЭД — современная и защищенная система для комплексной автоматизации документооборота и делопроизводства в государственных и крупных коммерческих организациях.Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.5 т

Внедрение Visary CЭД обеспечивает четкую организацию процессов обработки договорных, организационно-распорядительных и нормативных документов. Гибкий функционал системы позволяет проводить оперативную настройку маршрутов, управлять поручениями и контролировать исполнительскую дисциплину.

Система соответствует всем требования импортозамещения и имеет гибкий набор инструментов по ряду смежных направлений. В Visary CЭД представлены возможности для контроля кадровой работы, построения комплексной аналитической отчетности, управления проектами и закупками, обработки обращений граждан.

Low-code сервисы позволяют самостоятельно адаптировать систему под нужды организации. Настройка интерфейса, меню, карточек и других обьектов системы возможна без внесения изменений в программный код.

Встроенная интеграционная шина и специализированные адаптеры позволяют поддерживать корректный обмен данными с внешними ПО. Система надёжно работает с различными СУБД и ОС.

Visary CЭД способствует принятию обоснованных управленческих решений, повышая качество корпоративного и государственного управления.

2024

Включение в реестр отечественного ПО

В начале сентября 2024 года экспертный совет по отечественному ПО при Минцифры России признал сразу три решения НПЦ «БизнесАвтоматика» соответствующими требованиям формирования и ведения единого реестра для электронных вычислительных машин и баз данных:

Visary СЭД — система электронного документооборота, делопроизводства и контроля исполнительной дисциплины (реестровая запись №23893 от 06.09.2024);

𝓲

БизнесАвтоматика НПЦ

Visary Project — система управления программами и портфелями проектов (ИСУП) в крупных организациях (реестровая запись №23959 от 06.09.2024);

Visary Tracker — система управления задачами и проектами в локальных распределенных командах (реестровая запись №23958 от 06.09.2024).

Включение перечисленных выше продуктов в Реестр российского ПО в очередной раз подтверждает что решения «БизнесАвтоматики» полностью отвечают высочайшим требованиям к качеству и надежности: при разработке наши коллеги руководствуются требованиям политики импортозамещения, а также соответствия всему необходимому функционалу и производительности.

Добавление универсального веб-редактора документов

БизнесАвтоматика представила обновленную платформу для электронного документооборота Visary СЭД, включая последнюю версию редактора документов. Об этом разработчик сообщил 11 апреля 2024 года.

𝓲

БизнесАвтоматика

В центре апгрейда находится универсальный веб-редактор документов – ключевой инструмент Visary СЭД. Этот инструмент упрощает процесс создания, редактирования и форматирования разнообразных типов документов благодаря своему простому и интуитивному интерфейсу. Данный редактор поддерживает множество форматов файлов, среди которых DOC, DOCX, PDF и TXT. Это позволяет пользователям оставаться в рамках одной системы для работы со всем спектром документации, избегая необходимости переключения между различными приложениями.

Из обновлений текстового редактора стоит выделить функцию коллективного редактирования. Она предоставляя возможность добавления заметок и комментариев в любой части текста и статусов для обсуждений. Все замечания компактно отображаются на боковой панели, а поиск по ключевым словам значительно ускоряет доступ к нужным данным.

Система обеспечивает отслеживание изменений, и теперь пользователи могут просматривать диспаритеты между версиями в режиме онлайн. Инструмент сравнения предоставляет список всех модификаций, выделенных между актуальной и прошлыми версиями документов.

Система также интегрировала функционал журналирования всех внесенных изменений и контроля за версиями документации. Это означает фиксацию каждого шага редактирования, а также возможность восстановления более ранних состояний текста по требованию пользователя.

Переработанный пользовательский интерфейс обеспечивает повышенную интуитивность и удобство использования за счет применения передовых дизайнерских решений. Элементы, выделенные цветом, и новаторская иконография позволяют эффективно навигировать по функциям и инструментам системы.

Функционал сопоставления версий документов является ключевой частью системы электронного документооборота Visary СЭД, а также входит в состав модуля управления проектами Visary Project.

2023:Расширенные возможности системы электронного документооборота

Visary СЭД — надежная отечественная система для автоматизации всех циклов документооборота и делопроизводства в государственных и коммерческих организациях.

Шаблоны документов

Доступна возможность создания неограниченного количества форматируемых шаблонов документов с автозаполнением. Расширение набора шаблонов происходит на базе новых проектов документов, путем добавления в них необходимого списка атрибутов.

Мультиподпись

Механизм мультиподписи позволяет проставить ЭП нескольких сотрудников организации на документ. ЭП на согласованном документе хранятся вместе с документом, а при экспорте отображаются в виде штампов.

Распознавание документов (OCR)

В состав системы входит универсальный инструмент на основе искусственного интеллекта (AI) для распознавания и конвертации текста в документах, изображениях (png, jpeg), скан-копиях в редактируемые форматы или простой текст.

ВКС и мессенджер

Встроенный ВКС и корпоративный чат помогают организовать удаленную работу посредством защищенной системы видеосвязи, обмена текстовыми и аудио- сообщениями, а также файлами любого формата. Сервис поддерживает создание групповых чатов.

Онлайн-редактор

Встроенный онлайн-редактор предоставляет возможность редактирования и форматирования текста документов в самой системе. Внесенные изменения фиксируются в версиях документов.

Комментирование PDF-документов

Посредством инструмента пользователь может оставлять комментарии и примечания к любому фрагменту текста PDF-документа. Комментарии доступны к редактированию, удалению и перемещению.

Делегирование полномочий

В системе реализована возможность делегирования полномочий посредством автоматического открытия доступов к документам, поручениям и действиям замещающему лицу или нескольким нескольким сотрудникам одновременно. Делегирование может производиться на постоянной или временной основе.

Конструктор оргштатной организаций

Графическая визуализация структуры организации посредством конструктора с преднастроенными шаблонами схем.

2022: Особенности Visary СЭД

Управление поручениями

По информации на февраль 2022 года важным блоком системы является работа с поручениями. Visary СЭД позволяет создавать и управлять резолюциями и отдельными поручениями, назначать и исключать исполнителей, создавать задачи по входящим документам.

Также в системе можно отправлять документы по предустановленным маршрутам согласований. При этом для каждого типа документа возможно создание новых и редактирование действующих маршрутов согласования благодаря конструктору регламентированных процессов.

Контроль исполнения поручений в СЭД реализован через инструменты оповещения сотрудников.

Контроль доступа

Visary СЭД реализованы дискреционная, ролевая и мандатная модели управления доступом. Разграничения прав доступа возможно ко всем данным и функциям вплоть до отдельных атрибутов.

Делегирование

Механизм делегирования позволяет назначать замещающего исполнителя, которому автоматически предоставляется доступ ко всем данным и процессам отсутствующего сотрудника.

МЭДО

Для обмена данными с межведомственной системой в Visary СЭД используется адаптер, соответствующий всем требованиям к организационно-техническому взаимодействию государственных органов.

Low-code

Visary СЭД позволяет оперативно вносить изменения в объекты системы. Настройка меню, регистрационных карточек и других атрибутов системы возможна без внесения изменений в программный код.

Поддержка СУБД и ОС

Система поддерживает работу с различными СУБД и ОС, в том числе с Astra Linux.

Кадры

Для автоматизации процессов по управлению кадрами предоставляется дополнительный модуль. Он обеспечивает ввод, хранение и редактирование информации о подразделениях и сотрудниках организации.

Закупочная деятельность

В системе удобно подготавливать и согласовывать договоры и пакеты документации по закупочной деятельности с возможностью размещения на торговых площадках. А также контролировать сроки согласования и подготовки документов.

2021: Возможности Visary СЭД

лого в 2021г.

1. Договорной документооборот

Visary СЭД автоматизирует весь цикл работы с договорными, организационно-распорядительными и нормативными документами в рамках единого web-интерфейса. Для оперативного создания и редактирования проектов документов любой сложности в системе представлен офисный редактор с банком регламентированных шаблонов.

Пользователь просто заполняет отдельные фрагменты документа или меняет разделы в зависимости от начально введенного значения. Решение обеспечивает связный документооборот дополнительных приложений по договорам. В системе также формируется карточка резолюции с листом согласования.

Visary СЭД предусматривает хранение неограниченного количества версий документов с возможностью просмотра, удаления и выбора активной версии пользователем, имеющим на это права. Система позволяет вести оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа. Экспорт документов возможен во всех распространенных форматах.

2. Электронная канцелярия

Система полностью автоматизирует процессы, связанные с входящими и исходящими электронными документами: от ввода до хранения и выгрузки. Функционал решения полностью соответствует российским стандартам делопроизводства. Visary СЭД поддерживает различные каналы поступления входящей корреспонденции (сканы, факс), определяет тип документа и может автоматически присваивать документам регистрационные номера и штрих-коды. Для экономии времени работать с документами можно через электронную почту.

Система может поставляться со встроенным почтовым сервером.

3. Бизнес-календарь

Встроенный календарь разработан для планирования совещаний и других событий. При выборе определенного дня в календаре и функции «создать» система предлагает ввести информацию о мероприятии. Форма события содержит информацию о наименовании, типе, о дате и времени начала и окончания мероприятия, а также о списке участников. Функционал решения включает модуль видеоконференцсвязи и чат для проведения совещаний в режиме онлайн.

4. Управление задачами и поручениями

Планирование и мониторинг подготовки проектов документов и договоров происходит при помощи Диаграммы Ганта. Здесь можно просматривать текущую ситуацию по выполняемым задачам и отслеживать исполнительскую дисциплину.

Система позволяет инициировать и получать автоматические уведомления о назначенных, выполненных и просроченных задачах.

5. BPM модуль

Гибкий графический конструктор регламентированных процессов (Workflow) позволяет самостоятельно создавать и настраивать бизнес-процессы, связанные с задачами документооборота и делопроизводства. Посредством конструктора пользователь может просматривать историю работы, маршруты движения документов или карточки проекта с комментариями ответственных лиц. Работа с конструктором не требует навыков программирования - настройка процессов производится в web-интерфейсе.

6. Аналитический срез

В системе реализована возможность формирования статистических и аналитических отчетов по документообороту. Встроенные интерактивные дэшборды и готовый набор типовых отчетов позволят наглядно отображать достоверную информацию об исполняемых процессах и анализировать статистику эффективности подразделений или отдельно взятого сотрудника. Богатая библиотека графических элементов аналитического блока предоставляет возможность наглядной визуализации больших массивов данных (диаграммы, гистограммы, индикаторы, карты) с поддержкой работы с геоданными.

7. Обработка заявок с использованием ИИ

Visary СЭД автоматизирует прием и обработку заявок. В системе реализованы механизмы искусственного интеллекта для обработки заявок от клиентов и партнеров коммерческой компании, а также для обработки обращений граждан в государственную организацию. За счет применения технологий машинного обучения, система автоматически определяет тип заявки и направляет её по подразделениям компании для подготовки ответа. На типовые заявки решение позволяет оперативно подобрать подходящий шаблон ответа. Система помогает контролировать сроки и качество исполнения заявок. Возможна работа с обращениями, поступающих в виде скан-образов.

8. Защищенное хранилище данных

В системе представлено защищенное электронное хранилище данных, поддерживающее следующую функциональность:

• распределенное хранение файлов различного формата на общих и персональных дисках;
• гибкая настройка доступа к файлам (на чтение, редактирование);
• поддержка версионности документов;
• журналирование действий пользователей;
• перемещение файлов по различным папкам;
• обеспечение безопасности информации посредством специализированных шифровальных средств.

9. Интеграция

Система интегрируется с различными информационными системами, включая федеральные системы СМЭВ, ФИАС, ССТУ. Это позволяет использовать Visary СЭД для автоматизации управления документами и поручениями в госструктурах любого масштаба, от субъектов Российской Федерации до отдельных ведомств.

Для кого предназначена

Пользователи Visary СЭД – это органы федеральной и региональной власти, крупные и средние коммерческие организации.

(Данные актуальны на сентябрь 2021г.)