«ГЕОТЕК Холдинг» автоматизировал управленческий учет и казначейство с помощью системы «1С:Консолидация»

19 декабря 2014 года. ГК «ГЕОТЕК Холдинг» сообщила о завершении проекта^[1] автоматизации казначейства с помощью системы «1С:Консолидация». Создан инструмент управления денежными потоками и планирования платежей для управляющей компании группы — ЗАО «ГЕОТЕК Холдинг», и крупнейшего актива группы — ОАО «ГЕОТЕК Сейсморазведка».

Управленческий учет

Задачи проекта

В структуре холдинга 20 ключевых бизнес-единиц, расположенных в основных нефтедобывающих регионах России и Казахстана. Для эффективного управления топ-менеджменту холдинга и руководству финансово-экономического подразделения компании необходимо владеть актуальной и точной информацией о деятельности каждой бизнес-единицы.

Возникла потребность в решении для оперативного сбора данных из разных систем дочерних предприятий, унификации пакета управленческой отчетности и ускорения его формирования. Внедрение провела группа компаний "Райс". Проект реализован на платформе "1С:Консолидация 8".

Ход проекта

В ходе проекта была выполнена бесшовная интеграция системы «1С:Консолидация» с программой «1С:Документооборот», применяющейся на предприятии для согласования внутренних документов. Для согласования заявок на расходование денежных средств и выполнения казначейских функций теперь используются механизмы согласования и электронный архив документов из «1С:Документообот». В настоящий момент в системе работают более 100 пользователей.

Итог проекта

На 2 апреля 2014 года в системе работают более 100 пользователей в 20 бизнес-единицах компании. В ходе выполнения проекта были реализованы следующие цели и задачи:

• Решена проблема оперативного сбора данных из учетных и оперативных производственных систем бизнес-единиц. Для этого полностью унифицирован набор справочников, форм загрузок и выходных форм отчетности, содержащей производственную и финансовую информацию. В результате существенно снизились трудозатраты финансово-экономического блока на сбор и обработку входящих данных, а время подготовки ежемесячной индивидуальной и консолидированной отчетности сократилось до двух дней. В программе формируется 12 групп отчетов: сверка внутригрупповых оборотов, факт Бюджета доходов и расходов по проекту, бизнес-единице, группе в целом, Баланс и оборотный капитал по бизнес-единице и Группе, отчетность по отдельным функциональным блокам (ГСМ, материалы, численность).
• Унифицированы, стандартизированы и автоматизированы управленческие корректировки и поправки для целей формирования управленческой отчетности и отчетности МСФО.
• В системе реализован удобный автоматизированный алгоритм сверки и элиминации внутригрупповых оборотов. Это исключает вероятность возникновения ошибок при формировании внутригрупповых операций и повышает достоверность и обоснованность данных финансовой и управленческой отчетности.
• Интеграция системы "1С:Консолидация" с системой производственного оперативного факта и автоматизированной системой бюджетного управления и отчетности позволила объединить информационные системы в единое информационное пространство, повысить качество получаемой отчетности и снизить нагрузку на сотрудников финансово-экономического блока.
• Гибкость и масштабируемость системы позволили заложить основу для расширения функционала по перспективным направлениям: расчеты с персоналом, корпоративные финансы, материально-техническое обеспечение.
• Разработан и внедрен механизм "бесшовной" интеграции c единой корпоративной системой "1С: Управление производственным предприятием", который позволяет обеспечить инструмент "drill down" (погружение) до первичной хозяйственной операции по всему спектру управленческих отчетов. Это позволяет руководству не только анализировать те или иные показатели деятельности, но и выявлять их первопричины.
• Пользователи получили возможность работать в единой системе как при согласовании внутренних документов, так и при выполнении казначейских функций. Это исключило необходимость многократной пересылки по электронной почте заявок из дочерних обществ в управляющую компанию и обратно. Существенно повысилась оперативность создания, согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств;
• Загрузка банковских выписок и разнесение платежей производится теперь в системе централизованного казначейства. Это позволило ускорить процесс сбора и обработки банковских выписок;
• Динамический платежный календарь стал удобным и наглядным инструментом для контроля платежей, установки лимитов, инициирования казначейских операций и формирования реестра платежей;
• Существенно увеличена скорость обработки информации о ликвидности в компании. Решения, связанные с установкой платежных лимитов и выполнением казначейских операций, принимаются намного быстрее. Этого удалось достичь, объединив в централизованной информационной системе процессы управления денежными средствами отдельных компаний группы и задачи, входящие в сферу ответственности управляющей компании: контроль платежей, установку лимитов, обеспечение ликвидности и другие.

Все это помогло обеспечить контроль за расходованием денежных средств компаний группы, с сохранением аудиторского следа по всем заявкам на расходование средств и произведенным платежам.

Существенно сократились риски просрочки критичных для компании платежей.

Увеличилась внутренняя эффективность компании — за счет повышения скорости взаимодействия между подразделениями по инициированию, согласованию и исполнению платежей.

Повышена эффективность использования финансовых ресурсов предприятия.

Результат

Результаты проекта признаны успешными. Планируется тиражировать созданную казначейскую систему на все предприятия, которые входят в ГЕОТЕК Холдинг.

Новая система позволила унифицировать процессы согласования заявок на расходование денежных средств. Скорость обработки платежных документов возросла в 2,5 раза. Обеспечена оперативность при исполнении платежного регламента, в который вовлечено большое количество сотрудников. Усилен контроль за соблюдением платежных лимитов, снижены риски просрочки критичных для компании платежей. Эффективность использования финансовых ресурсов предприятия повысилась.

По словам главного финансового директора «ГЕОТЕК Холдинг» Илоны Петровой: «Благодаря автоматизации блока „Казначейство`, мы получили полную уверенность в выполнении задач по контролю лимитов, снизили риски, связанные с прохождением платежей, получили инструмент для мониторинга всех платежей компании в режиме реального времени, повысили скорость согласования заявок на расход. В рамках проекта мы также стандартизировали бизнес-процессы и перераспределили зоны ответственности между подразделениями. Оперативность работы наших казначеев существенно повысилась».

Казначейские системы - казначейство

Ежедневно юридические лица, входящие в холдинг, проводят более 400 платежей по нескольким тысячам договоров, заключенным с несколькими сотнями контрагентов. Казначейская система группы компаний работает с большим количеством расчетных счетов в различных банках по всей России и за рубежом. Каждый платеж должен быть согласован как на уровне отдельных компаний группы, так и на уровне холдинга в целом. Сотрудник, инициирующий платеж, утверждает заявку на расходование средств сначала с руководством своего подразделения, а затем с платежным комитетом дочернего зависимого общества (УО), к которому относится это подразделение. Финансовый директор управляющей компании устанавливает лимиты на расход денежных средств, в рамках которых сотрудники казначейства и платежного комитета УО осуществляют платежи. При этом финансовый директор управляющей компании может заблокировать любую заявку на расходование средств любого УО или заблокировать платежи в отношении отдельного контрагента^[2].

Ранее заявки на расходование средств, реестры и календари платежей создавались в электронных таблицах и для согласования многократно пересылались из дочерних обществ в управляющую компанию и обратно по электронной почте. Такая практика не позволяла достаточно быстро консолидировать все платежные заявки дочерних обществ на уровне управляющей компании и требовала существенного времени для их обработки и принятия решения о платежах и казначейских операциях. Предприятию требовалась информационная система, которая позволила бы унифицировать процессы управления денежными средствами и ускорить согласование платежей.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Было принято решение провести пилотный проект по разработке казначейской системы и ее внедрению в ЗАО "ГЕОТЕК Холдинг" (г. Москва) - управляющей компании, и в ОАО "ГЕОТЕК Сейсморазведка" (г. Тюмень) - крупнейшем активе холдинга, который осуществляет наибольшее количество платежей и обладает спецификой, характерной для большинства компаний группы.

В качестве основы для создания системы был выбран программный продукт "1С:Консолидация", который был приобретен специально для решения этой и развивается в компании для решения других задач: управленческая отчетность, бюджетирование.

Выполнять пилотный проект была приглашена группа компании Advanced Analytix, которая специализируется на системах управления денежными средствами и смогла предложить концепцию решения, наиболее подходящую бизнесу холдинга.

В ходе проекта была выполнена бесшовная интеграция системы "1С:Консолидация" с программой "1С:Документооборот", применяющейся на предприятии для согласования внутренних документов. Для согласования заявок на расходование денежных средств и выполнения казначейских функций теперь используются механизмы согласования и электронный архив документов из "1С:Документообот". В настоящий момент в системе работают более 100 пользователей.

Ключевые итоги проекта:

• Пользователи получили возможность работать в единой системе как при согласовании внутренних документов, так и при выполнении казначейских функций. Это исключило необходимость многократной пересылки по электронной почте заявок из дочерних обществ в управляющую компанию и обратно. Существенно повысилась оперативность создания, согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств;
• Загрузка банковских выписок и разнесение платежей производится теперь в системе централизованного казначейства. Это позволило ускорить процесс сбора и обработки банковских выписок;
• Динамический платежный календарь стал удобным и наглядным инструментом для контроля платежей, установки лимитов, инициирования казначейских операций и формирования реестра платежей;
• Существенно увеличена скорость обработки информации о ликвидности в компании. Решения, связанные с установкой платежных лимитов и выполнением казначейских операций, принимаются намного быстрее. Этого удалось достичь, объединив в централизованной информационной системе процессы управления денежными средствами отдельных компаний группы и задачи, входящие в сферу ответственности управляющей компании: контроль платежей, установку лимитов, обеспечение ликвидности и другие.

Все это помогло обеспечить контроль за расходованием денежных средств компаний группы, с сохранением аудиторского следа по всем заявкам на расходование средств и произведенным платежам.

Существенно сократились риски просрочки критичных для компании платежей.

Увеличилась внутренняя эффективность компании - за счет повышения скорости взаимодействия между подразделениями по инициированию, согласованию и исполнению платежей.

Повышена эффективность использования финансовых ресурсов предприятия.

Примечания