АйТи автоматизировала документооборот «Соликамскбумпрома»

Компания АйТи внедрила систему электронного документооборота (СЭД) на предприятии «Соликамскбумпром». В процессе внедрения удалось оптимизировать бизнес-процессы, связанные с движением документов, и ускорить взаимодействие подразделений предприятия. СЭД де-факто находится в промышленной эксплуатации, в ней работают 73 сотрудника.

«ОАО «Соликамскбумпром» — крупное, стабильно работающее российское бумагоделательное предприятие с богатой историей и традициями. В своем стремлении соответствовать требованиям рынка ОАО «Соликамскбумпром» активно развивается, это касается не только производства, но и управления, внедрения информационных технологий. В 2008 году руководство «Соликамскбумпрома» решило внедрить СЭД, чтобы автоматизировать и оптимизировать процессы, связанные с обработкой потоков документов.

До начала проекта на предприятии существовал документооборот на основе бумажных носителей без использования специальных программных средств. В процессе выбора СЭД представители предприятия собрали всю возможную информацию о подобных системах и посетили соседние организации Пермского края, уже внедрившие СЭД, чтобы понаблюдать за работой в системе и оценить эффект от внедрения. В результате была выбрана система класса ECM БОСС-Референт, хорошо зарекомендовавшая себя на заводе «Сильвинит». Основными задачами проекта стали автоматизация регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции, работы с поручениями, а также обеспечение контроля исполнения руководящих указаний.

Проведенное специалистами АйТи аналитическое обследование выявило узкие места сложившегося на предприятии документооборота. В силу различных причин имеющиеся бизнес-процессы обладали рядом уникальных особенностей, которые предстояло учесть при внедрении. АйТи предложила руководству завода схемы оптимизации взаимодействия между участниками документооборота, которые были одобрены и приняты за основу при внедрении СЭД. Благодаря этому удалось ускорить обработку внутренней распорядительной документации и согласование служебных записок.

Например, ускорилась рассылка приказов по основной деятельности и кадровых приказов на ознакомление в подразделения. Раньше нужно было делать твердые копии приказов и развозить их на машине по подразделениям завода. Сейчас после регистрации документ в течение 10 минут рассылается на ознакомление, плюс есть возможность контроля ознакомления в СЭД.

Также «Соликамскбумпром» активно использует механизм контроля исполнительской дисциплины применительно к решениям президента компании. На основании его решений формируются поручения, рассылаются на исполнение и факт выполнения контролируется ответственным лицом. СЭД позволяет отслеживать своевременность выполнения поручений, готовить отчеты для президента по исполнению пор учений.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 58.4 т

Развертывание СЭД на базе системы класса ECM БОСС-Референт компания АйТи начала в июне 2010 года, а уже осенью того же года система электронного документооборота прошла стадию опытной эксплуатации. Сейчас СЭД де-факто находится в промышленной эксплуатации, в системе работают 73 сотрудника.

Елена Ведерникова, начальник отдела управления делами и делопроизводства ОАО «Соликамскбумпром», прокомментировала итоги проекта: «Мы оценили преимущества использования системы уже на этапе опытной эксплуатации. Теперь рабочая документация быстро проходит все необходимые стадии обработки, что позволяет нам более гибко работать с клиентами. Ускорилось взаимодействие между подразделениями: им оперативно доставляется вся организационно-распорядительная документация».