Совет депутатов муниципального округа Якиманка расширяет использование СЭД «Этлас»

2022: Приобретение дополнительных лицензий СЭД «Этлас»»

4 марта 2022 года компания «Этлас-Софт» сообщила, что Совет депутатов муниципального округа Якиманка удовлетворён уровнем автоматизации электронного документооборота «Этлас»» и расширяет его использование.

Деятельность Совета депутатов связана с объёмным документооборотом. Встречи с жителями округа, подготовка, согласование и контроль решений, законотворчество - работа депутатов многообразна, и вся она отражается в документообороте. 

В 2019 году Совет депутатов для оптимизации своей деятельности внедрил систему электронного документооборота. Она должна была решить комплекс задач:

• автоматизировать согласование входящих, исходящих и внутренних документов;
• упростить создание отчётов по различным информационным срезам;
• обеспечить работу с персональными данными;
• автоматизировать приём обращений граждан, получаемых по электронной почте;
• обеспечить удалённую работу с документами из любой точки страны.

Внедрение и настройку системы электронного документооборота «Этлас» в комплектации «Стандарт» провели специалисты компании-разработчика. В ходе этой работы они сформировали группы пользователей с распределением прав доступа, произвели настройку карточек для всех типов документов и реструктуризацию справочника контрагентов, настроили маршруты для бизнес-процессов, сформировали ключевые отчеты, настроили приём и автоматическую обработку обращений граждан с сайта Совета депутатов через корпоративную электронную почту.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

За прошедшее после внедрения системы электронного документооборота время она продемонстрировала свою эффективность. 

За счёт прозрачной автоматизации процесса обработки обращения граждан в Аппарате Совета повысилась исполнительская дисциплина. Сократилось время на подготовку ответов на обращения. Немаловажно, что система электронного документооборота помогает неукоснительно соблюдать требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

Депутаты муниципального округа отмечают многочисленные позитивные изменения, произошедшие в работе после перехода на электронный документооборот. Документы не теряются, меньше времени уходит на ознакомление с запросами, появилась возможность дистанционной работы с документами, сократилось время согласования решений.

С учётом положительных результатов было принято решение расширить применение программы электронного документооборота «Этлас», для чего были приобретены дополнительные лицензии.

2020: Внедрение СЭД «Этлас»

18 мая 2020 года «Этлас-Софт» сообщил, что Аппарат Совета депутатов муниципального округа Якиманка г. Москвы автоматизировал работу с документами.

Постоянный рост объема обрабатываемых документов, а также желание главы муниципального округа сделать более прозрачной обработку обращений граждан подтолкнули к внедрению системы электронного документооборота.

Из представленных на рынке систем был сделан выбор на СЭД «Этлас», так как помимо наличия стандартных механизмов обработки документов, в данной системе представлен модуль по работе с обращением граждан, который соответствует требованиям 152 ФЗ о «Персональных данных».

Основными предъявляемыми требованиями к внедряемой системы были:

• Возможность автоматизировать согласование входящих, исходящих и внутренних документов.
• Наличие генератора отчетов, с помощью которого, можно самостоятельно строить отчеты по различным информационным срезам.
• Автоматизировать прием обращений граждан с корпоративной электронной почты
• Соответствие системы требованиям 152 ФЗ о «Персональных данных»
• Возможность работы системы из любой точки страны.

В ходе реализации проекта по настройке и внедрению системы специалисты компании «Этлас-Софт»:

• Сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к сегментам архива документов.
• Произвели настройку карточек для всех типов документов.
• Произвели реструктуризацию справочника контрагентов.
• Настроили маршруты для следующих бизнес-процессов:
  • Согласование входящего договора
  • Обработка входящего документа
  • Согласование исходящего договора
  • Обработка исходящего документа
  • Обработка внутреннего документа

• Сформировали ключевые отчеты:
  • «Реестр исходящих документов».
  • «Реестр входящих документов».
  • «Реестр обращений».
  • «Реестр договоров».
  • «Реестр платежей».
  • «Отчет депутатов».
  • «Отчет главы».
  • Отчет исполнительной дисциплины.

• Настроили прием обращений граждан с сайта через корпоративную электронную почту с дальнейшей автоматической обработкой, в соответствии с установленными регламентами.

В результате внедрения системы электронного документооборота Аппарат Совета депутатов полностью автоматизировал регистрацию и обработку всех ключевых типов документов, повысил исполнительную дисциплину за счет прозрачной автоматизации процесса обработки обращения граждан, обеспечив при этом сохранность персональных данных заявителей в соответствии со 152-м ФЗ.