В сентябре 2012 года в компании «Валента Фарм» завершился проект внедрения системы «Первая Форма». К использованию системы заказчик приступил уже в декабре 2011 года.

Задачи проекта

Процесс перехода на «Первую Форму» был осуществлен в 2011 году по инициативе сотрудников финансовой службы. Основной задачей внедрения системы изначально являлась автоматизация процесса согласования договоров, связанная с большим объемом бумажных документов (до 40 договоров в день).

Итоги проекта

По итогам проекта в «Первой Форме» полностью реализовано управление договорной деятельностью: все договоры согласовываются в системе, создан банк документов, ведется база нормативных актов, автоматизирована подача служебных записок, настроено распознавание документов по штрих-коду. Заявки на оплату интегрированы с учетной системой компании, что делает процедуру согласования документов быстрой и прозрачной.

В системе ежедневно работает 630 человек. «Первая Форма» активно используется всеми подразделениями, а также медицинскими представителями, работающими удаленно. В системе происходит управление проведением рекламных кампаний локального и федерального уровней, тут же происходит сбор аналитических данных по мероприятиям. Автоматизированы процессы согласования технических заданий на разработку новых продуктов и изменения составов выпускаемых препаратов, жестко регламентируемые в рамках существующего законодательства для предприятий фармацевтической отрасли. Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга 2 т

Для «Валенты Фарм» было настроено мобильное приложение «Первой Формы», в интерфейс его были интегрированы элементы фирменного стиля компании. Топ-менеджмент компании использует мобильное приложение для согласования документов.

Развитие системы

Кирилл Мишарин, начальник отдела автоматизации корпоративной отчетности, отметил возможности гибкой настройки маршрутов в «Первой Форме» при меняющихся бизнес-процессах и потенциал для дальнейшего развития системы: «Система дает возможность самостоятельной настройки. Мы столкнулись с необходимостью изменения некоторых бизнес-процессов ввиду смены менеджмента компании и смогли в сжатые сроки реализовать все самостоятельно, без привлечения сторонних специалистов и дополнительных финансовых затрат. Развиваем систему: по запросу Дирекции персонала следующим шагом мы запланировали автоматизацию приказов на отпуск. Также в планах — автоматизировать авансовые отчеты и согласование фактических актов, которое происходит в бумажном виде».

«Первая Форма» постоянно развивается: ежемесячно технические специалисты «Первой Формы» проводят работы по SLA, донастраивая функционал приложения с учетом стоящих перед компанией задач.

Источник — «https://gov.tadviser.ru/index.php/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82:%D0%92%D0%B0%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0_%D0%A4%D0%B0%D1%80%D0%BC_(%D0%9E%D1%82%D0%B5%D1%87%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D0%B0%D1%80%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B0)_(%D0%9F%D0%B5%D1%80%D0%B2%D0%B0%D1%8F_%D0%A4%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0_BPM)»