Институт физики прочности и материаловедения Сибирского отделения РАН (1С:Документооборот государственного учреждения)
Заказчики: ИФПМ СО РАН ( Институт физики прочности и материаловедения Сибирского отделения Российской академии наук) Подрядчики: Первый Бит Продукт: 1С:Документооборот государственного учрежденияНа базе: 1С:Документооборот 8 Дата проекта: 2019/06 — 2019/12
Количество лицензий: 90
|
Содержание |
2019: 1С:Документооборот государственного учреждения
Цель проекта
Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот государственного учреждения с настройкой интеграции с учетными системами 1С:Бухгалтерия государственного учреждения Ред. 8., 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред .3.1
Основными причинами реализации проекта автоматизации делопроизводства стали большие объемы внутренних и внешних документов, которые необходимо было систематизировать, привести в соответствие внутренним регламентам института Задачи проекта:
- Сокращение времени поиска документов за счет выстраивания процессов работы с договорами и корреспонденцией.
- Автоматизация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля исполнения поручений;
- Систематизация хранения и поиска документов с помощью системы штрих-кодирования,
- Упрощение и хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества;
- Обеспечение накопления, управления и доступа к информации.
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
Этапы проекта
1. Проведение экспресс-обследования института, составление и согласования технического задания.
2. Общая настройка системы: Создание учетных записей пользователей системы, формирование уникальных ролей пользователей, настройка виды документов, прав доступа, папки внутренних документов.Кто внедряет инновации, тот владеет будущим. Как прошел Foresight Day 2024
3. Настройка интеграции учетных систем 1С:Документооборот государственного учреждения и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения Ред. 8., 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред .3.1
4. Проведение обучения пользователей системы, составление инструкции и уроков видеобучения работы с ПП.
5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации, внесение коррективов для ролей: генеральный директор, руководитель лаборатории.
Итоги проекта
- Автоматизированы процессы договорной работы: от подготовки до расторжения. Создан электронный архив, позволяющий быстро находить и безопасно хранить документы
- Сокращено время на подготовку приказов и распоряжений. Повышена исполнительская дисциплина. Служебные записки создаются и обрабатываются по единым шаблонам.
- Важные документы обрабатываются и отправляются точно в срок, не теряются на столах сотрудников, ускоряется процесс согласования.
- Упрощен контроль над соблюдением сроков и бюджетов проектов компании. Совещания проходят более продуктивно: исполнение решений по итогам легко отслеживать