«Креп-Комп» для создания электронного архива документов внедрил «Скан-Архив»

31 мая 2019 года компания «Гэндальф» сообщила о внедрении программы «Скан-Архив» в ООО «Креп-Комп».

По данным на май 2019 года документооборот компании «Креп-Комп» составляет 70 тысяч документов в год. При таких масштабах в «Креп-Комп» накопился масштабный бумажный архив, где документы только за последние два года занимали 9 шкафов. Бухгалтерия компании расположена в главном офисе в Москве, поэтому хранить бумаги нужно было именно там. Но помещения офиса не были приспособлены для этой цели. В связи с этим понадобилось создать электронный архив, в котором можно всегда оперативно найти и получить нужный документ. Кроме того, эта задача стала актуальной для главного бухгалтера, когда пришлось работать в удаленном режиме.

Руководство компании решило установить «Скан-Архив». Возможности программы, разработанной в «Гэндальф», подошли для решения накопившихся сложностей. На складе компании в Коледино выделили отдельное помещение под архив бухгалтерских документов, где создали и рабочее место для сканирования документов в «Скан-Архиве».

С установкой программы документы стало легче хранить и контролировать, в результате чего ускорились и взаимодействия специалистов между собой. Главный офис «Креп-Комп» находится в Москве, а подразделения, например, склад и интернет-магазин – в городе Климовск Московской области. До внедрения «Скан-Архива» менеджеры и операторы документооборота передавали документы реализации в главный офис раз в месяц. По итогам проекта отсканировать их и загрузить в базу можно прямо на рабочем месте в конце дня. Кроме того, упростилась работа с контрагентами компании. Если раньше необходимо было запрашивать и специально сканировать документы в каждом конкретном случае, то после внедрения «Скан-Архива» менеджер сам находит документ в базе, печатает скан-образ и отправляет клиенту. На это тратится минимальное количество времени.

«Благодаря установке «Скан-Архива» получен оперативный доступ к документам как внутри подразделений компании, так и при работе с контрагентами и проверяющими органами. Это повысило качество наших бизнес-процессов. С внедрением программы появилась возможность проанализировать работу отдела выписки документов, находящегося в Московской области, благодаря этому видно, сколько в день происходит самовывозов и доставок. Эта информация помогла сократить издержки на оплату труда и увеличить производительность этого отдела. На май 2019 года в электронный архив уже перевели все документы за 2018 и часть за 2017 год. Мы продолжаем процесс идентификации скан-образов, происходит отладка работы программы с входящими документами». Ольга Сорокова, главный бухгалтер ООО «Креп-Комп»