Мирнинский районный Совет депутатов перешел на безбумажный документооборот

2020: Организация безбумажного документооборота на базе системы CompanyMedia

29 апреля 2020 года компания «ИнтерТраст» сообщила, что на базе системы электронного документооборота CompanyMedia в Мирнинском районном Совете депутатов реализован безбумажный документооборот и автоматизированы процессы нормотворчества и проведение заседаний. Проект выполнен командой ИТ-специалистов компании «Тринити Урал», являющейся партнером «ИнтерТраст», при активной поддержке ИТ-специалистов администрации города Мирного.

До момента внедрения системы CompanyMedia в Совете депутатов Мирнинского района не было подобных информационных систем. Особый интерес, повлиявший на принятие решения о внедрении, вызвали возможности автоматизации нормотворчества – основной деятельности совета депутатов, и сопровождения заседаний. Данные решения разработаны на базе СЭД CompanyMedia партнером «ИнтерТраст» компанией «ТРИНИТИ». Было необходимо автоматизировать основные направления деятельности депутатов:

• Нормотворчество/Законотворчество;
• Безбумажный документооборот;
• Процесс проведения заседаний;

Состав Решения:

• Система электронного документооборота CompanyMedia
• Решение на базе CompanyMedia – Нормотворчество, которое предназначено для организации процесса подготовки заседаний и принятия коллективного решения на заседаниях комитетов, комиссий. Решение обеспечивает:
  • планирование заседаний с учетом загрузки основных их участников;
  • формирование документов по заседаниям (протоколы, повестки, проекты решений, доклады и пр.);
  • подготовку законопроектов (формирование коллекции документов, связанных с законопроектами, ведение версий).

• Дополнительный модуль продукта. Система сопровождения заседаний.

Внедрение системы осуществлялось удаленно. Специалистам компании «ТРИНИТИ» был предоставлен доступ к серверу, на котором они установили все необходимое программное обеспечение, также удаленно были настроены рабочие места и проведено обучение пользователей.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т

На первом этапе были установлены система CompanyMedia и решение «Нормотворчество». Чуть позже была запущена система сопровождения Заседаний (ССЗ) и в по данным на апрель 2020 года все заседания Совета, Президиума Совета и комиссий проводятся с помощью ССЗ. Сопровождение системы обеспечивается в виде on-line консультаций по первому обращению заказчика.

По итогам проекта реализован безбумажный документооборот. Сотрудники Совета депутатов получили следующие возможности в результате внедрения СЭД:

• Автоматизировано делопроизводство;
• Внедрено решение «Нормотворчество», которое позволяет:
  • формировать, наполнять документами и автоматически переводить в состояния рассмотрения нормотворческие (и другие) процессы;
  • готовить повестки, протоколы, выписки, решения заседаний постоянных комиссий, Депутатских слушаний и Думы;
  • удаленно работать с документами, подготовленными для заседаний постоянных комиссий, депутатских слушаний.
  • Внедрена система сопровождения заседаний.

Благодаря внедренной системе депутаты получили доступ к документам по рассматриваемым вопросам для подготовки к заседаниям, что позволило отслеживать ход нормотворческих процессов на всех стадиях рассмотрения.

В Совете депутатов Мирнинского района не планируют останавливаться на достигнутом. По данным на апрель 2020 года ведется работа по настройке планшета Председателя Совета и дорабатывается система заочного голосования с возможностью проведения обсуждений (чат) по вопросам голосования.