ООО Энергостройтелеком (внедрение системы МОТИВ)

С системой управления компанией МОТИВ ИТ-директор ООО "ЭнергоСтройТелеком" был знаком ранее - администрировал систему на прежнем месте работы. Знал не понаслышке о простоте использования системы, быстром внедрении и лёгкости настройки, поэтому при возникновении потребности во приобретении и установке информационной системы в ООО "ЭнергоСтройТелеком" рекомендовал руководству МОТИВ.

Основные задачи, которые предстояло решить, были довольно обычными - автоматизация документооборота и операционной деятельности сотрудников, в том числе в области проектной работы. До внедрения системы документооборот и операционная деятельность велись довольно хаотично - использовались разные приложения для сохранения документов. Планы работ, регламентные документы делались также в различных приложениях, рабочие совещания и обсуждения не фиксировались, а если и фиксировались, то файлы терялись при передаче на сменных носителях, пересылке по электронной почте и просто на компьютерах по различным причинам (забыл куда сохранил, удалил по неосторожности, вирусная атака и проч.), не говоря уже о бумажных версиях записок и заметок. При согласовании каждого из документов приходилось тратить много времени на хождение между руководителями с листом согласований, ожиданий приезда того или иного согласующего, документы забывались, находились, в результате процесс согласования зачастую затягивался надолго. Соответственно, при невыходе на работу какого-то ключевого сотрудника вся деятельность, связанная с ним, приостанавливалась или замораживалась.

В течение двух недель в компании ООО "ЭнергоСтройТелеком" было проведено обследование, установка, настройка, ввод структуры, пользователей, карточек типовых документов, маршрутов прохождения, определённых регламентом и проведено обучение всех ключевых пользователей компании. Работа в системе началась буквально в процессе внедрения, пользователи сразу оценили, что вся деятельность оперативно фиксируется, быстро находится и хранится на сервере, который всегда доступен в рамках полномочий. Процесс согласования документов стал чётким, с конкретными сроками и прозрачностью отслеживания. Документы перестали теряться, исчезла необходимость многократных `обходов` согласующих. Значительно сократился объём бумажной массы, в которой зачастую раньше было невозможно найти нужное.

Во время установки системы была произведена интеграция с существующей системой, написанной местными программистами через использование API-функции, что тоже положительно сказалось на принятии системы МОТИВ - для пользователей не изменился процесс регистрации в начале рабочего дня, не появилось необходимости множества дополнительных действий. В результате многое в компании упростилось, улучшилось взаимодействие между структурами, ушли потери на выполнение ненужных действий.