Скад Тех (Scad Tech) (1С:Документооборот 8 КОРП)

2019: Оптимизация СЭД

На июль 2020 года в состав инженерно-производственного холдинга «СКАД тех» входит уже девять обособленных подразделений, расположенных в Москве, Тольятти, Уфе, Нижнем Новгороде, Томске, Самаре, Ульяновске, Тюмени и Сарове. ООО «Кодерлайн» автоматизировала систему «1С:Документооборот КОРП» для ее оптимизации по следующим моментам:

• Построение единой базы архива документов, обеспечение контроля движения документов.
• Сокращение затрат времени сотрудников на обработку документов, автоматизация процесса выдачи поручений и контроля их исполнения.
• Обеспечение возможности проведения анализа эффективности работы и загруженности персонала.

Специалисты ООО «Кодерлайн» структурировали техническое задание, согласовали действия с нашим руководством и провели продуктивный диалог с сотрудниками отделов «СКАД Тех». Выявив проблемные места системы и части программы, которые нужно модернизировать, программисты принялись за доработку «1С:Документооборот КОРП»:

Проанализировав бизнес-процессы компании, произвели доработку существующей системы документооборота компании, в частности, изменения коснулись справочников «Исходящие документы», «Входящие документы», «Внутренние документы». Внедренная функциональность позволяет отслеживать путь документа за последний рабочий день.Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.4 т

Структура базы осталась прежней, но архив документов был доработан таким образом, чтобы можно было легко завершить договор и в несколько действий отправить его на сохранение. Также расширили навигационные инструменты по существующим рабочим и отработанным документам.

Произвели настройку прав доступа пользователей к определенным категориям документов, что позволило решить сразу две проблемы: сотрудникам высвечиваются только нужные документы, а не все существующие, и тот факт, что они не могут вносить в них изменения.

Разработка инструкций по использованию системы проводилась с особенной щепетильностью, учитывались просьбы коллектива, работающего с программой, поэтому перед конечным утверждением мы провели собрания сотрудников для ознакомления с новшествами системы.

В конце выполнена интеграция с системой «1С:ERP. Управление предприятием», проверилась синхронизация данных, устранены ошибки и конфликты программ. А также отдельно уделили внимание бумажным документам и вопросу их учету в системе.

В результате автоматизации на базе «1С:Документооборот КОРП» в «СКАД тех» были достигнуты следующие результаты:

• Ускорились процессы поиска, обработки и согласования документов. Появилась возможность контроля сроков и результатов исполнения поручений.
• Сократились затраты рабочего времени сотрудников, занимающихся договорной деятельностью. Исключена потеря рабочих документов, централизована архивация документов.
• Упростилась работы по учету бумажных документов за счет их перевода в электронный вид.