"Метро Кэш энд Керри" и "Паулиг Рус" организовали электронный документооборот

20 апреля 2017 года компания СКБ Контур сообщила о проекте внедрения технологии электронного документооборота на платформе Контур.Диадок по заказу ООО «Паулиг Рус» и ООО «МЕТРО Кэш энд Керри».

Задачи проекта

«Паулиг Рус» вела поставки в ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в сопровождении бумажных накладных ТОРГ-12 и электронных счетов-фактур. Формат, утвержденный Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155, дал возможность замены на электронный универсальный передаточный документ, что позволяет сократить объем документооборота между компаниями вдвое. Инициатором проекта выступила торговая сеть.

Мероприятие с участием «Паулиг Рус», (2016)

От „Паулиг Рус` мы получали раздробленный пакет закрывающих документов: часть в бумажном виде, часть — в электронном, это было не слишком удобно, так как с накладными приходилось работать вручную. УПД решает этот вопрос, документы обрабатываются полностью автоматически, их число уменьшается, соответственно, снижаются трудозатраты [1]. Виктор Грибановский, руководитель отдела по расчетам с поставщиками „МЕТРО Кэш энд Керри`

Открытие центра мелкооптовой торговли МЕТРО Кэш энд Керри в Иркутске, (2012)

Ход проекта

Команда проекта реализовала в торговой сети возможность подписания квалифицированной электронной подписью УПД в момент приемки товара. Затем к этому процессу подключилась «Паулиг Рус».

Пилотный проект продолжался три месяца. По его итогам контрагенты приступили к обмену УПД в рабочем режиме.

Итог проекта

Отмечу, что с 1 июля 2017 года компании обязаны формировать электронные счета-фактуры по другому формату. Переходить на электронный УПД им необязательно.Тем не менее они это делают, так как понимают, что стратегически это более эффективное решение. Переход на электронный УПД потребует больше усилий, но очень скоро оправдает себя. Оксана Леонова, эксперт по электронному документообороту СКБ Контур

• 85% заказов и поставок обрабатывается через систему ЭДО
• Система для «не подключившихся», позволяет сделать электронный заказ к нам в систему
• Система одобрения и согласования контрактов
• Система планирования одобрения и согласования расходов (только 5! счетов было одобрено на бумаге за 2016 год)
• Система согласования командировок, служебных записок, и т.д.
• Совместная система работы с документами во всех дивизионах и странах
• Электронные архивы – внешний и внутренний

Планы развития - ЭДО в "облаках"

• Миграция на облачную платформу обеспечивает мобильность и доступность системы
• Увеличивается скорость обработки документов и их одобрения
• Снижаются расходы на поддержку платформы
• Возможность интеграции с другими сервисами становится проще

Примечания