L2U внедрила базу знаний L2U InKnowledge в Notamedia

2022: Внедрение решения L2U InKnowledge

17 февраля 2022 года компания L2U сообщила о внедрении решения L2U InKnowledge в компании Notamedia.

Notamedia - международный интегратор и digital-агентство. Работает в двух направлениях: как агентство полного цикла, предлагая услуги веб- и мобильной разработки, дизайна и брендинга, и как интегратор, осуществляющий внедрение CRM, ERP, BI-систем, разработку ПО и развитие цифрового маркетинга.

Основной задачей проекта было сократить время на поиск и обмен информацией между сотрудниками, а также объединить и систематизировать все рабочие материалы и знания различных департаментов на одном ресурсе.

До внедрения базы знаний сотрудники компании пользовались Google документами, хранили рабочую информацию на диске и личных компьютерах. Это было неудобно как в личном пользовании, так и в совместной работе. Множество папок и копий документов затрудняли поиск нужной информации, чтобы получить актуальные данные, часто приходилось обращаться к коллегам.

В связи с кратным масштабированием кросс-функциональной команды, изучив все за и против, в Notamedia приняли решение создать общую базу знаний и интегрировать ее в корпоративный портал на базе «Битрикс24».

Реализация проекта началась в мае 2021. Несмотря на желание и готовность вендора помочь, интегратор настоял на том, чтобы настройкой и наполнением системы сотрудники занимались самостоятельно. Перед тем как выводить решение на рынок, Notamedia было важно проверить, действительно ли это так просто, как об этом говорят разработчики.28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT 8.2 т

В процессе настройки системы никаких сложностей не возникло, сотрудники компании быстро справились с поставленной задачей.

Проект был разделен на 2 части: сначала База знаний была развернута как standalone решение, затем ее интегрировали в корпоративный портал на «Битрикс24».

Полная интеграция, настройка системы, первичное обучение и наполнение контентом заняли всего 2 месяца. После внедрения системы сотрудники быстро адаптировались к изменениям и начали ею пользоваться.

Отдельно был проведен расширенный обучающий курс для сейлов российского и международных офисов. Одной из ценностей Notamedia как интегратора является то, что все специалисты, работающие с клиентами, должны не просто знать общий функционал и отличительные особенности систем, которые они предлагают, но и действительно хорошо разбираться в настройках и уметь работать с продуктом.

При организации работы с системой управления знаниями важно изначально построить простую и интуитивно понятную структуру, тогда в системе будет поддерживаться порядок и работать в ней будет удобно. В Notamedia весь контент был разделен на следующие категории:

«Процессы и регламенты» содержит пошаговые инструкции по основным бизнес-процессам: как работать с интранет-порталом, вести сделки в CRM-системе, оформлять отсутствие или отпуск, подавать заявки на найм персонала, согласовывать договора, предлагать идеи и изменения и многое другое. Этим разделом пользуются все сотрудники компании. Он помогает с первых же дней понять, как устроена «внутренняя кухня» в Notamedia.

Раздел wiki хранит спецификации и документы для разработчиков. Здесь представлены общие принципы и стандарты работы с кодом, проектами, задачами и многим другим.

Для маркетинговых материалов, презентаций, исходников по дизайну, ведения архива опубликованных статей и пресс-релизов создан раздел «Маркетинг».

Департамент HR также пользуется порталом и хранит в соответствующем разделе все, что нужно для совместной работы: информацию для рекрутеров и новых сотрудников, различные документы и опросники по вакансиям, регламенты и инструкции для HR и многое другое. В статьях есть кликабельные ссылки, по которым можно перейти как на другой документ, который находится в базе знаний, так и на какой-либо раздел в самом Bitrix24.

Создание базы знаний позволило внедрить в компании актуальный подход к контенту - в том числе и к его генерации. После того как все документы компании объединены в единое информационное пространство, информация добавляется структурировано и оптимизирована для поиска.

Базой знаний InKnowledge пользуются все сотрудники компании (около 180 человек).

«Мы всегда тестируем цифровые решения и продукты наших партнеров в контуре собственного бизнеса прежде, чем предложить их рынку и клиентам. Компания Listen2U – один из значимых партнеров Notamedia. Базу знаний InKnowledge мы внедрили в середине 2021 года. И в середине февраля 2022 года видим, что время сотрудников на поиск и обмен информацией значительно сократилось Мы интегрировали сервис с нашим корпоративным порталом на «Битрикс24» и создали единую, простую библиотеку данных, которая постоянно обновляется. Все документы, регламенты, описания бизнес-процессов теперь доступны в режиме «одного окна» с любого устройства. Это не только упрощает работу команд, но и облегчает процесс онбординга и обучения новых сотрудников. Кроме того, в базе знаний доступен раздел «Wiki для разработчиков». Он помогает поддерживать культуру работы с кодом и проектами в распределенных командах: наши IT-специалисты от Калининграда до Владивостока используют Wiki как «настольную книгу». Поэтому наша база знаний - несомненно, один из важных активов Notamedia», - рассказала Татьяна Пенетова, исполнительный директор и HRD Notamedia.

Особенность InKnowledge в том, что помимо хранения документов и быстрого поиска по ним, система позволяет в режиме конструктора строить скрипты и подключать различные каналы коммуникации, например, телефонию, чат-ботов или голосовых ассистентов, мессенджеры и т.д. Таким образом снижается нагрузка на службу поддержки, сокращаются операционные расходы, а входящие обращения клиентов закрываются быстрее и качественнее.

В планах Notamedia - развитие направления технической поддержки в одном из зарубежных представительств, где InKnowledge сможет выступить в качестве платформы для Service-desk.