PPF Real Estate Holding контролирует работу подразделений с помощью "1С:Управление холдингом 8"

24 августа 2018 года Фирма «1С» сообщила, что специалисты компании WiseAdvice автоматизировали деятельность компании PPF Real Estate Russia. Система, созданная на основе "1С:Управление холдингом 8" и "1С:Документооборот КОРП", помогла унифицировать правила финансового учета в 56 юридических лицах предприятия. Всего по итогам проекта автоматизировано 100 рабочих мест пользователей.

Предпосылки проекта

На август 2018 года в структуре компании – 56 юридических лиц, у каждого из которых имеется до 30 центров финансовой ответственности. Ранее для задач финансового учета и договорной работы они использовали большое количество электронных таблиц и самостоятельно созданную, но низкопроизводительную, учетную систему, представляющую собой 20 разрозненных информационных баз. Работа с договорами и ведение справочника контрагентов не были стандартизированы, сотрудники вносили данные в базы в разных форматах. В связи с этим данные часто дублировались, обмен информацией между отделами был затруднен. Много времени уходило на сбор и сверку данных для управленческой и регламентированной отчетности. Руководство не получало оперативных отчетов о финансово-экономическом состоянии подразделений. Было сложно планировать распределение ресурсов, контролировать затраты и соблюдение условий сделок.

Цели проекта

Предприятие остро нуждалось в единой для всех подразделений, информационной системе, которая позволила бы унифицировать работу с договорами и справочником контрагентов, ускорить сбор консолидированной отчетности, усилить контроль за взаиморасчетами с клиентами.

Для решения поставленных задач были выбраны системы "1С:Управление холдингом 8" и "1С:Документооборот КОРП". Партнером по внедрению стала компания "WiseAdvice.Облачные сервисы для бизнеса: особенности рынка и крупнейшие поставщики. Обзор TAdviser 7.4 т

В частности, внедрение комплексной системы управления бюджетированием, казначейством и договорной работой должно было обеспечить:

• Формирование бюджетов подразделений/проектов/юрлиц (по начислению – P&L, и по платежам – CF);
• Электронную подачу данных бюджета участниками бюджетного процесса;
• Возможность согласования бюджета подразделения по установленной цепочке пользователей;
• Формирование консолидированного бюджета (проект/бизнес линия/страна);
• Возможность иметь несколько версий бюджета;
• Возможность выгрузки аналитических отчетов на основе бюджета/версий бюджета;
• Возможность формирования отчетности по начислению P&L;
• Возможность формирования отчетности по платежам CF;
• Консолидацию отчетности (проект/бизнес линия/страна);
• Возможность аналитического сравнения бюджета разных версий и факта;
• Возможность формирования заявок на оплату и прохождение цепочек согласования;
• Возможность формирования оперативного платежного календаря;
• Ведение базы данных договоров займа, подготовка аналитических отчетов по договорам займа.
• Совместную работу по изменению договоров;
• Возможность согласования договоров по заранее определенной цепочке;
• Электронное визирование договоров;
• Интеграцию с учетными системами – возможность импортировать данные в договоры из учетной системы, возможность экспортировать данные из договоров в учетную систему;
• Ведение электронных реестров договоров с учетом их статуса;
• Взаимосвязь базы данных договоров с подсистемами бюджетирования и отчетности (проверка исполнения договора по оплате);
• Взаимосвязь с модулем Управления объектом коммерческой недвижимости;
• Взаимосвязь с модулем Управления закупками.

Итоги проекта

Проект был реализован за 6 месяцев.

В результате:

• В созданной системе ведется финансовый учет 56 юридических лиц по единым правилам. Скорость подготовки отчетности руководству увеличилась в 3,5 раза. Менеджмент компании оперативно контролирует расходы и более точно прогнозирует будущие затраты.
• Создана общая для всех подразделений база договоров и контрагентов с едиными финансовыми справочниками. Установлены четкие правила доступа сотрудников к информации. Упрощена совместная работа по изменению договоров, стандартизировано их формирование и согласование. Время согласования договоров и подготовки аналитических отчетов по договорам значительно сократилось.
• Интеграция "1С:Управление холдингом" и "1С:Документооборот" позволила в автоматическом режиме контролировать сроки оплаты по договорам и анализировать структуру дебиторской задолженности по различным критериям. Это помогает менеджменту принимать оперативные решения для защиты финансовых интересов компании. В результаты величина дебиторской задолженности снижена на 15%.
• Организовано оперативное ведение регламентированного учета. Настроен обмен информацией между операционными, финансовыми и бухгалтерскими службами. Сотрудники больше не тратят время на выверку и объединение данных из разрозненных систем и файлов. В итоге в 2,5 раза сокращено время на подготовку отчетности и отправление ее в контролирующие органы.

"Мы запустили проект внедрения систем "1С:Управление холдингом 8" и "1С:Документооборот КОРП", чтобы оптимизировать внутренние процессы, касающиеся управленческого и финансового учета. Безусловно, мы достигли цели: по оценкам самих сотрудников эффективность их работы увеличилась почти в два раза. Но при этом система позволила достичь и таких целей, которые непосредственно в начале проекта нами не ставились – это сокращение дебиторской задолженности и оптимизация работы с контролирующими органами". Арсен Шебзухов, директор департамента ИТ ООО «ППФ Риэл Истейт Раша»