Selgros преобразовал в SAP схему работы с электронными счетами-фактурами

2016: Selgros преобразовал в SAP схему работы с электронными счетами-фактурами

«В рамках организации внешнего электронного документооборота в Selgros Cash&Carry преобразовали базовую схему E-invoicing под российские стандарты документооборота и внедрили алгоритм конвертации Invoice в ЭСФ», – о проблемной стороне обмена электронными счетами-фактурами с поставщиками в рамках 12-го ECR-форума рассказал руководитель отдела контроля расчетов компании Артур Дзлиев.

По его словам, основной проблемой межкорпоративного взаимодействия по обмену данными стала двойная проверка ЭСФ в европейской учетной системе SAP. Проблема была выявлена на стадии внедрения ЭДО в феврале месяце. Российский формат электронного счета-фактуры не распознавался системой, что вело к ошибке в обработке документов, как на стороне торговой сети, так и на стороне поставщика. Стали возникать ошибки в мастер-данных: расхождения в штрих-кодах и артикулах, отсутствовали вложения. За помощью в решении задачи торговая сеть отправила запрос провайдерам электронного документооборота, в том числе и компании E-COM, которая уже имела опыт реализации проектов по обмену данных в международных представительствах.

В итоге совместной работы был разработан алгоритм корректной конвертации электронного счета-фактуры в формате xml в западный формат счета (Invoice) для европейской учетной системы SAP. Это стало возможным за счет внедрения внешнего интеграционного модуля E-Connector, который и позволяет обеспечить бесперебойный процесс конвертации. Принцип работы адаптивной схемы обеспечивается тремя составляющими: FTP-клиент для скачивания и выгрузки документов, CryptEx и генератор системных квитанций. Говоря простым языком, суть процесса заключается в том, что поставщик отправляет ЭСФ (ON_SFACT) провайдеру, который у себя конвертирует ее в EDIFACT сообщение, далее сеть подписывает преобразованный документ на портале провайдера и после этого получает его в виде Invoice.

Как отметил руководитель службы поддержки торговых бизнес-приложений компании-поставщика Selgros «Агропромкомплектация» Дмитрий Галкин, совместная работа над ошибками позволила также ликвидировать самую важную нестыковку в обработке данных, а именно, отрегулировать порядок расчета НДС. В рамках аудита учетных систем выявилось, что сеть и поставщик по-разному начисляли НДС на сумму заказа, и это приводило к расхождениям стоимости, указанной в ЭСФ. После длительных трехсторонних тестирований проблему удалось решить, адаптировав учетные системы сторон по единому принципу, и прописав алгоритм в модуль E-connector провайдера E-COM.

В Selgros организован обмен ЭСФ со 115 поставщиками провайдера E-COM. В планах компании масштабировать опыт реализации адаптационной схемы по ЭСФ и на другие документы электронного формата: УПД, ТОРГ-12, акты, договоры.

2015

По словам руководителя отдела интеграционных решений E-Com Эдуарда Кишковского, системная интеграция в рамках E-connector позволяет сформировать необходимое индивидуальное решение под любую ERP. «Это зависит от внутренней инфраструктуры компании и выстроенных бизнес-схем с контрагентами. Выбор кастомизированного скрипта происходит после детальной оценки всех технических составляющих. К примеру, в Selgros Cash&Carry базовым элементом является уже не SignEx, а CryptEx, который позволяет обеспечить схему обмена документами в адаптации под получение электронных счетов фактур (ЭСФ) со стороны торговой сети», — пояснил он.

«Благодаря интеграционному решению E-Com мы оперативно смогли запустить процесс обмена электронными счетами-фактурами с нашими контрагентами, невзирая на особенность учетной системы, которая построена на международной программе и изначально не была настроена на прием ЭСФ в массовом порядке», — заявил Артур Дзлиев, руководитель отдела контроля расчетов Selgros Cash&Carry.

Для реализации такого функционала в основе всей интеграции для Selgross лежат три составляющих: FTP-клиент для скачивания и выгрузки документов, CryptEx и генератор системных квитанций. С помощью этого при обработке ЭСФ, полученной от поставщика, документ подписывается электронной подписью (ЭП) и обрабатывается под учетную систему (УС) торговой сети. Реализована генерация закрывающих ЭСФ и ответных квитанций с ЭП. Все происходит автоматически в рамках платформы Exite-Evolution и сервера Selgros на территории РФ. Таким образом, с помощью системной интеграции E-Com весь обмен электронными сообщениями с контрагентами происходит напрямую из одной УС в другую, полностью исключая необходимость заходить на веб-портал, указали в компании.