Виктор Вайнштейн: Узкая трактовка российского рынка ECM была ошибкой

Виктор Вайнштейн: Сначала повторю общеизвестные вещи. Информация бывает двух типов: структурированная и неструктурированная. Структурированная информация (обычно это числа) легко считывается и обрабатывается компьютерами. Доля таковой в потоке информации, которой оперируют бизнес-организации, – примерно 20%. Все остальное – тексты, изображения, видео – неструктурированная информация. Соответственно, прикладные ИТ-системы принято разделять на системы, предназначенные для работы со структурированной информацией, – учетные системы класса ERP, и системы класса ECM/СЭД, оперирующие неструктурированной информацией.

Долгое время российский рынок ECM трактовался узко: как рынок документооборота, рынок СЭД для канцелярии. И это было ошибкой. Поэтому особо подчеркну, что современная ЕСМ-система – не только система документооборота; она может служить системообразующим каркасом, который поддерживает бизнес-процессы компании, позволяет формировать и оптимизировать информационные потоки и связанные с ними процессы основной деятельности компании, а, следовательно, как и ERP-система, помогает повысить эффективность и конкурентоспособность компании.

Таким образом, современная ECM-система – это мощный управленческий инструмент с богатой функциональностью. Она даже может заменить многие функции ERP-системы. Но чтобы использовать ECM эффективно, нужно не забывать, что проект по внедрению ЕСМ ни в коем случае не должен рассматриваться как исключительно ИТ-проект. Необходимо увязать его с бизнес-целями организации. Впрочем, эта рекомендация обязательна к исполнению при внедрении любой информационной бизнес-системы, иначе мощный управленческий инструмент будет использоваться лишь на половину (а то и меньше) своей мощности. Забивать микроскопом гвозди вовсе не обязательно.

TAdviser: Каким образом можно вписать ECM-систему в бизнес-стратегию организации?

Виктор Вайнштейн: Чтобы определить, как ЕСМ-решение будет поддерживать текущие и будущие потребности в управлении информационными потоками, нужно описать и проанализировать архитектуру предприятия. Т.е. использовать подход, описывающий и структурирующий комплексные ИТ-системы на уровнях бизнеса, программного обеспечения, данных и аппаратного обеспечения. Такой подход называется управлением архитектурой предприятия (Enterprise Architecture Management, EAM). Основная цель его в том, чтобы связать стратегические цели организации с бизнес-процессами, с помощью которых эти цели будут достигаться, а также соответствующим программным и аппаратным обеспечением, поддерживающим эти бизнес-процессы. Установленные связи не догма, а гибкая конструкция, которая меняется при изменениях, обусловленных бизнесом. EAM позволяет также управлять преобразованием организации.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.6 т

В типовых СЭД есть элементы системы управления архитектурой предприятия, например, модуль управления организационной структурой предприятия, модуль управления бизнес-процессами, модуль учета аппаратного обеспечения. Их, конечно, можно использовать для отдельных операций по управлению архитектурой предприятия, но гораздо лучше для этого подходят специализированные EAM-решения, такие как Rational System Architect или Software AG Alfabet IT Planning & Portfolio Management.

TAdviser: Нужна ли какая-то специальная подготовка перед выбором и внедрением ECM?

Виктор Вайнштейн: Я бы посоветовал провести инвентаризацию используемого в организации контента и того, как он используется. Весьма полезно также сделать оценку уровня ECM-зрелости вашей компании. Такая оценка с точки зрения того, как у вас происходит управление контентом, даст вам точку отсчета для будущих действий и критические показатели успеха для проектов по внедрению ЕСМ. Выявив при проведении оценки специфические потребности вашей компании и учитывая их, вы получите возможность оптимизировать внедренческий бюджет и повысить эффективность использования ECM-системы. Такие подготовительные шаги позволят более релевантно подобрать или настроить ECM-систему, что повысит эффективность ее использования.

TAdviser: Есть ли стратегические рекомендации на период внедрения и развития ECM-системы?

Виктор Вайнштейн: Есть. Дело в том, что сотрудники сопротивляются любым изменениям. И смягчить эту проблему помогает быстрое внедрение ECM, буквально за несколько месяцев, а также четкий план внедрения, включающий программу обучения пользователей. Выдержать короткие сроки внедрения можно в том случае, если объем кастомизации внедряемого решения минимален. Чем больше решение соответствует определению «коробочное», тем проще ИТ-директору управлять проектом внедрения и выдерживать его заявленные параметры.

Развитие ЕСМ-системы рассматривайте в виде нескольких тактических проектов, четко определив для каждого из них цели и результаты. Это поможет ИТ-директору аргументировать вложение средств в развитие корпоративных ИТ-систем, в том числе ECM. Рассказывайте начальству о том, что новая система охватит больше сотрудников и, следовательно, обеспечит больший контроль исполнительской дисциплины; что сократятся затраты на управление документами и появятся новые аналитические возможности, а, значит, и способы повышения операционной эффективности.

TAdviser: Делать ли ставку на свободное ПО при выборе платформы ECM?

Виктор Вайнштейн: Популярность продуктов и платформ на свободном программном обеспечении (СПО), в том числе ECM-продуктов, высока и продолжает расти. Мы это видим по спросу на нашу новую систему «Логика СЭД» на платформе Alfresco. Причиной тому – повышение качества СПО в целом при сохранении «нулевой планки» при начале использования: скачай с сайта и используй. Надо только иметь в виду, что «свободность» ПО заключается не в бесплатности, а в открытости исходных кодов и свободе их распространения и изменения под свои нужды (что дает возможность максимальной кастомизации программных продуктов). При этом свободное ПО, как и любое другое, нуждается в качественном внедрении и сопровождении, что, разумеется, имеет свою цену. Если эту цену за качество вы платить не хотите, то получите сбои в работе ПО и простои в бизнесе. Поэтому к выбору СПО-продукта нужно подходить тщательно, ориентируясь не только на стоимость, но и на репутацию как продукта, так и подрядчика по внедрению и поддержке. В общем, если вас интересует не только цена, но и результат, выбирайте СПО точно так же, как коммерческое ПО.

Подробнее о ECM-решениях «Логики бизнеса».