Модуль ИИ в СЭД ТЕЗИС: гибкая роботизация на глубинном уровне

Разработка ИИ в СЭД ТЕЗИС

Команда СЭД ТЕЗИС стремится быть на острие во всех отношениях. За последние три года мы обновили дизайн системы, выпустили HR-модуль, позволяющий управлять командировками и отпусками, запрашивать справки и вести профили сотрудников, реализовали работу с машиночитаемыми доверенностями, провели апгрейд производительности. Сейчас мы видим огромный потенциал технологий, связанных с искусственным интеллектом и машинным обучением. Уверены, что именно они станут доминирующим трендом в ближайшие годы. Кстати, в свое время мы так же сделали ставку на развитие кроссплатформенных веб-приложений — и были правы.

Для справки: искусственным интеллектом называют решения, которые обучаются на полученных данных и становятся способными без участия пользователя выявлять закономерности, делать прогнозы, генерировать текст или изображения, а также выполнять множество других, самых разнообразных задач. Существуют различные модели искусственного интеллекта: предиктивные, оптимизационные, диффузные, языковые и так далее. Наиболее ярко ИИ проявляет себя в потребительском секторе. В качестве примеров можно привести беспилотные автомобили, голосовые помощники, рекомендательные сервисы, а также такие решения как ChatGPT, YandexGPT, GigaChat, Kandinsky, Midjourney.

Возможности искусственного интеллекта в СЭД первое время ограничивались распознаванием текста и заполнением карточек на основе этого. Развитие ИИ в корпоративной автоматизации затрудняло несколько факторов. Это и сложный процесс разработки, и потребность в узкопрофильных специалистах высокой квалификации, и сложность подготовки качественных наборов данных для обучения нейросетей. Также нельзя обойти стороной финансовые вопросы, в частности, дорогую инфраструктуру для внедрения ИИ. Большинству заказчиков важно понимать, какую практическую пользу они получат, и только в этом случае они готовы инвестировать в технологии.

Сейчас рынок переходит от узкопрофильных решений к практической реализации самых смелых фантазий, и СЭД ТЕЗИС идет в авангарде прогресса.

Наша основная цель в том, чтобы ИИ приносил заказчикам реальную пользу, не ограничиваясь точечными решениями, а способствуя глобальному повышению эффективности. Около двух лет мы посвятили R&D, непосредственно разработка заняла свыше 30 человеко-лет. Финансовую помощь в реализации искусственного интеллекта в СЭД ТЕЗИС оказал РФРИТ, выделивший грант на этот проект. Разработка модуля ИИ завершилась в 2023 году, в январе 2024 он был внесен в реестр российского ПО.

Возможности модуля ИИ в СЭД ТЕЗИС

Модуль ИИ в СЭД ТЕЗИС — набор инструментов для умной роботизации любых процессов. К нему можно подключить любые модели искусственного интеллекта, в том числе и языковые: YandexGPT, GigaChat, Llama, Mistral.

Откуда берутся данные для обучения ИИ в СЭД ТЕЗИС? Система может фиксировать данные обо всех действиях пользователях и их контекстах. Собранные данные выгружаются в набор, предназначенный для обучения моделей ИИ. Важно отметить, что алгоритмы могут обучаться как в режиме реального времени, так и на ретроспективных данных. Помимо обучения ИИ, собранные данные можно использовать для анализа и оптимизации процессов или для расследования сбоев в системе и других инцидентов. Таким образом, у заказчика будет максимально полная информация для повышения эффективности работы. С модулем ИИ в системе доступны различные форматы автоматизации.

Процессы могут быть роботизированы на 100%. Так называемые цифровые ассистенты будут выполнять их в фоновом режиме без блокировки экрана. Пользователи смогут в это время заниматься другими делами. Работа цифровых ассистентов может запускаться автоматически, а может инициироваться по кнопке, добавленной на нужный экран системы. Кроме того, цифровой ассистент может быть участником процесса наряду с обычными пользователями.

Какие процессы могут быть роботизированы:

• Создание задач на основе резолюции
• Проверка контрагентов
• Контроль сроков действия договоров
• Автоматическое создание и заполнение карточек
• Установка связей между карточками
• Распознавание текста документов, определение темы и подготовка краткого содержания
• Проверка документов, поиск недостатков как по оформлению, так и по содержанию
• Автоматическая подготовка текстов резолюций, писем, служебных записок и других документов

Для части из перечисленных процессов требуется настройка модуля ИИ.

Еще один вариант автоматизации при помощи ИИ в СЭД ТЕЗИС — всплывающие подсказки по работе с системой, которые помогут, например, определить, кому отправить документ на согласование.

Важная особенность СЭД ТЕЗИС — Low Code AI. Создавать и настраивать цифровых ассистентов может каждый пользователь. Не нужно обращаться к разработчикам или администраторам, изменять исходный код, перезагружать систему. Достаточно просто записать и сохранить свою обычную последовательность действий. Кроме того, ИИ может самостоятельно предлагать варианты автоматизации.

Примеры использования модуля ИИ в СЭД ТЕЗИС

Разберем несколько сценариев работы с документами, которые наглядно демонстрируют, как ИИ повысит эффективности работы.

Входящие документы

ИИ может распознавать текст входящего документа и на его основе создавать и заполнять карточку, добавлять в нее вложения и связи с другими карточками. При необходимости прямо из карточки можно связаться с контрагентом через электронную почту или мессенджер. Черновик резолюции может быть сформирован в автоматическом режиме, пользователю будет достаточно проверить текст.

Согласование документов

При согласовании документа ИИ поможет участникам процесса вникнуть в суть вопроса, подготовив краткое содержание. Также алгоритмы помогут проверить оформление (нумерация, форматирование и т.д.) и содержание документа (например, отсутствие сроков исполнения или ответственных). Это заметно упростит работу как руководителям, так и юристам, финансистам, службе безопасности и другим сотрудникам.

Исходящие документы

ИИ может завести карточку исходящего письма на основании выполненных задач. На основе имеющейся информации цифровые помощники могут написать черновик текста, пользователю нужно будет всего лишь проверить и внести исправления.

Авансовые отчеты

ИИ может создать авансовый отчет на основе загруженных пользователем фотографий чеков и билетов, а также номера командировки.

Проведение совещаний

При подготовке к регулярным совещаниям цифровой ассистент сформирует все необходимые отчеты: список карточек на резолюции, список выполненных задач, сводку по исполнительской дисциплине. Карточка совещания будет создана и отправлена на ознакомление участникам автоматически.

Для кого подойдет ИИ в СЭД ТЕЗИС

Модуль ИИ в СЭД ТЕЗИС будет наиболее полезен для организаций, через которые ежедневно проходит большой поток документов, а процессы их обработки отличаются сложностью и разветвленностью. Среди них, к примеру, органы власти, банки, производственные предприятия, компании из сферы энергетики и т.д. Умные алгоритмы помогут заметно ускорить работу, избавить пользователей от рутины, выполнять существенный объем действий в фоновом режиме, а также корректно определять путь движения документов. Поскольку ИИ обучается на действиях пользователей, он сможет учитывать все особенности работы конкретной организации.

Если говорить о пользовательских ролях, то ИИ пригодится всем сотрудникам без исключения. Руководители смогут быстро вникнуть в суть вопроса, а затем алгоритмы подготовят текст резолюции и назначат исполнителя. Делопроизводители будут тратить меньше времени и усилий на регистрацию документов. Сотрудники бухгалтерии, финансового и юридического отделов смогут быстро ознакомиться с содержанием документа, увидеть в нем недочеты и сформулировать комментарии. Погружаться лично потребуется только в самые сложные вопросы. Администраторы, специалисты ИБ и аналитики получат большой объем качественных данных для дальнейшего анализа. Для всех пользователей, независимо от их роли, искусственный интеллект поможет персонализировать систему, ускорить работу и без ошибок следовать корпоративным регламентам.

Внедрение модуля ИИ на практике

Если говорить о практике внедрения модуля ИИ, то один из заказчиков СЭД ТЕЗИС уже публично объявил о старте проекта внедрения искусственного интеллекта. Лидер табачного рынка в России и одна из крупнейших в стране FMCG компаний JTI Россия (российское подразделение Japan Tobacco International) планирует использовать ИИ для работы с договорами. На первом этапе мы настроим алгоритмы генеративных моделей на имеющемся массиве договоров для поиска в новых проектах договоров недостающей или избыточной информации. В перспективе ИИ сможет самостоятельно согласовывать договоры, если однотипные уже согласовывал пользователь.

Вдобавок к этому стартовали пилотные проекты внедрения модуля ИИ в СЭД ТЕЗИС в государственном секторе, телекоме, страховании и в производстве. Какие процессы они планируют автоматизировать:

• Классификация обращения граждан
• Повышение эффективности обработки первичных финансовых документов за счет распознавания текста и автоматической отправки на следующий этап процесса
• Поиски выявление ошибок в документах, подготовка краткого содержания для пользователей с различными ролями в процессе

Заказчики показывают активный интерес к внедрению искусственного интеллекта. И действительно, сейчас оптимальное время, чтобы воспользоваться его преимуществами. Для разработки и развития систем с ИИ выделяются государственные гранты и субсидии. Таким образом, можно не только сократить стоимость проекта, но получить конкурентное преимущество за счет технологического лидерства.