Efsol: Штрихкодирование и управление документами

Как организовать учет входящей документации от контрагентов и иметь в наличии актуальные редакции документов?

Специалистами ГК «Efsol» был разработан программный продукт "Efsol: Штрихкодирование и управление документами", который позволяет существенно ускорить процесс контроля, проверки и ведения документов в учетных системах на базе «1С». Ввод или поиск документа в учетной системе осуществляется путем сканирования документа сканером. Программа сопоставляет полученный документ с его электронной копией, и вся необходимая информация отображается на экране Вашего компьютера.

Преимущества программы "Efsol: Штрихкодирование и управление документами":

• Для печати штрихкода не требуется дополнительного оборудования.
• Сокращается время ввода документов в учетные системы на базе «1C».
• Исключаются неточности и ошибки.

Контроль возврата первичной документации – один из наиболее сложных аспектов работы бухгалтера, вызывающий массу проблем. Почему же возникают эти проблемы, и как можно их решить?

Работать с документами сегодня, когда программы 1С внедрены практически в каждой компании, стало проще. Однако печатная форма не утратила своего значения. Именно поэтому при составлении и сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности важно иметь первичные документы в печатном виде, отсутствие которых может повлечь за собой санкции со стороны налоговых служб. Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

К сожалению, первичные документы в организациях, часто заключающих договора со сторонними компаниями, нередко теряются или попросту отсутствуют изначально. Примеров тому масса, мы перечислим лишь самые типичные ситуации:

1. Выставление счета без договора. Менеджер по продажам, устно договорившись с клиентом, просто забывает оформить договор и выставляет ему счет, который затем и проверяет бухгалтер. От самого бухгалтера требуется лишь отслеживать денежные операции, а проверять, на месте ли договор или нет, он не обязан. В некоторых случаях это не влечет за собой серьезных последствий. Однако если клиент не выплатил все деньги компании, и с него можно взыскать долг только с помощью судебных разбирательств, отсутствие договора может стать тем камнем преткновения, что позволит суду отказать компании.

2. Не возврат накладных. Когда торговая организация работает с клиентами через посредника (например, через транспортную компанию), накладная отправляется вместе с товаром. Получив товар, клиент должен вернуть документ с подписью и печатью по почте или с помощью курьера (т.к. лично это сделать невозможно). Нередко про эту процедуру покупатели просто забывают, и им необходимо напоминать. Наилучший вариант в этом случае – организация действенной системы контроля документооборота, позволяющая отслеживать не возвращенные или возвращенные накладные после закрытия периода.

3. Изменение данных в счетах-фактурах или накладных. Если клиенту необходимо поменять реквизиты, или вовсе разделить накладную на несколько частей, бухгалтеру приходится тратить куда больше времени. В результате многочисленных изменений на руках у бухгалтера появляется несколько разных редакций одного документа, из которых действительной будет только одна. Определить вручную, какая именно накладная в силе, а какую можно выбросить очень трудно, и велик риск ошибок, когда у клиента оказывается один набор документов, а у компании – другой.

4. Проблемы с покупателями. Если товар не был предоставлен покупателю представителями компании лично, он может заявить о том, что ему ничего не доставили, и потребовать повторной отгрузки. В ответ на просьбу вернуть неоплаченный товар покупатель заявляет, что ничего не получал. Для того, чтобы избежать подобных ситуаций, компания должна хранить первичные документы с подписью и печатью до 5 лет.

Решить проблему контроля движения документов между торговой организацией и покупателем можно несколькими способами.

Рассмотрим наиболее распространенные из них:

1. Назначение специального сотрудника, ответственного за контроль документооборота. Ответственное лицо назначают в торговых организациях, работающих со многими клиентами. В его задачи входит отслеживание первичной документации и ведение базы. В целом, если исключить человеческий фактор, приводящий к ошибкам и недоразумениям, это достаточно эффективный способ контроля. Правда, цена вопроса в этом случае велика: сотруднику необходимо выплачивать зарплату, обеспечивать ему рабочее место и социальный пакет, не говоря уже об оплате налогов. А это – от 30000 рублей в месяц по самым скромным подсчетам.

2. Услуги сторонней организации. Торговая организация заключает договор с обслуживающей компанией, согласно которому последняя контролирует базу первичных документов. К сожалению, в этом случае также не исключен человеческий фактор, и часто могут возникнуть подозрения в халатности. Насколько качественно будет обслуживать компанию сотрудник другой организации, если знает, что за его ошибки или бездействие ему ничего не будет? Кроме того, сами обслуживающие компании должны осуществлять контроль своего документооборота, а делать это нужно наиболее полно и качественно, иначе клиентов привлечь будет трудно. Остается риск начисления штрафов от налоговой службы.

3. Использование систем электронных архивов. Во многих современных программах предусмотрены функции хранения и сортировки документации в электронном виде. В архиве можно и структурировать первичные документы по разным признакам, однако добавлять информацию о них (например, о наличии бумажной версии) можно только в качестве комментария. К тому же, если у документа появляется новая версия, сотрудник может забыть внести изменения в архиве, а список бумаг, имеющихся в наличии в печатном виде, придется составлять и просматривать вручную. Цена вопроса – от 30 000 до миллионов рублей, а также отдельный бюджет на сопровождение системы.

Программа «Efsol: Штрихкодирование и управление документами» контролирует движение печатных документов с помощью штрихкодирования, избавляя бухгалтера от необходимости тщательно сверять возвращаемые от клиентов документы с первичными.

С помощью программы можно за долю секунды найти документ в электронном виде и убедиться в его наличии или отсутствии. Кроме того, программа позволяет вносить изменения, формировать отчеты, группировать документы. Все это возможно благодаря присвоению штрихкода каждой редакции документа в печатном виде.

Среди преимуществ данной программы можно отметить следующие:

• Скорость и простота обработки документов.
• Возможность одновременной обработки пакета документов.
• Простой и понятный пользователю интерфейс, что облегчает обучение сотрудников.
• Абсолютная совместимость с продуктами 1С.
• Для работы с документами можно использовать сканер штрихкодов, или стандартный офисный сканер, или вообще отказаться от данного оборудования и воспользоваться клавиатурой.
• Возможность изменения, доработки конфигурации программы в соответствии с требованиями клиента.

Заострим внимание на том, что только грамотно организованный подход к контролю движения документов может предотвратить многие проблемы с клиентами и налоговой. Как именно организовать систему контроля, зависит исключительно от организации. Любой ответственный руководитель выбирает тот способ, который наиболее полно удовлетворяет его по цене и качеству. Если судить по этим двум критериям, становится ясно, что только система «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами» является наиболее экономичным и эффективным решением.