Совет депутатов муниципального округа Якиманка расширяет использование СЭД «Этлас»

2022: Приобретение дополнительных лицензий СЭД «Этлас»»

4 марта 2022 года компания «Этлас-Софт» сообщила, что Совет депутатов муниципального округа Якиманка удовлетворён уровнем автоматизации электронного документооборота «Этлас»» и расширяет его использование.

Деятельность Совета депутатов связана с объёмным документооборотом. Встречи с жителями округа, подготовка, согласование и контроль решений, законотворчество - работа депутатов многообразна, и вся она отражается в документообороте. 

В 2019 году Совет депутатов для оптимизации своей деятельности внедрил систему электронного документооборота. Она должна была решить комплекс задач:

• автоматизировать согласование входящих, исходящих и внутренних документов;
• упростить создание отчётов по различным информационным срезам;
• обеспечить работу с персональными данными;
• автоматизировать приём обращений граждан, получаемых по электронной почте;
• обеспечить удалённую работу с документами из любой точки страны.

Внедрение и настройку системы электронного документооборота «Этлас» в комплектации «Стандарт» провели специалисты компании-разработчика. В ходе этой работы они сформировали группы пользователей с распределением прав доступа, произвели настройку карточек для всех типов документов и реструктуризацию справочника контрагентов, настроили маршруты для бизнес-процессов, сформировали ключевые отчеты, настроили приём и автоматическую обработку обращений граждан с сайта Совета депутатов через корпоративную электронную почту.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

За прошедшее после внедрения системы электронного документооборота время она продемонстрировала свою эффективность. 

За счёт прозрачной автоматизации процесса обработки обращения граждан в Аппарате Совета повысилась исполнительская дисциплина. Сократилось время на подготовку ответов на обращения. Немаловажно, что система электронного документооборота помогает неукоснительно соблюдать требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

Депутаты муниципального округа отмечают многочисленные позитивные изменения, произошедшие в работе после перехода на электронный документооборот. Документы не теряются, меньше времени уходит на ознакомление с запросами, появилась возможность дистанционной работы с документами, сократилось время согласования решений.

С учётом положительных результатов было принято решение расширить применение программы электронного документооборота «Этлас», для чего были приобретены дополнительные лицензии.

2020: Внедрение СЭД «Этлас»

18 мая 2020 года «Этлас-Софт» сообщил, что Аппарат Совета депутатов муниципального округа Якиманка г. Москвы автоматизировал работу с документами.

Постоянный рост объема обрабатываемых документов, а также желание главы муниципального округа сделать более прозрачной обработку обращений граждан подтолкнули к внедрению системы электронного документооборота.

Из представленных на рынке систем был сделан выбор на СЭД «Этлас», так как помимо наличия стандартных механизмов обработки документов, в данной системе представлен модуль по работе с обращением граждан, который соответствует требованиям 152 ФЗ о «Персональных данных».

Основными предъявляемыми требованиями к внедряемой системы были:

• Возможность автоматизировать согласование входящих, исходящих и внутренних документов.
• Наличие генератора отчетов, с помощью которого, можно самостоятельно строить отчеты по различным информационным срезам.
• Автоматизировать прием обращений граждан с корпоративной электронной почты
• Соответствие системы требованиям 152 ФЗ о «Персональных данных»
• Возможность работы системы из любой точки страны.

В ходе реализации проекта по настройке и внедрению системы специалисты компании «Этлас-Софт»:

• Сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к сегментам архива документов.
• Произвели настройку карточек для всех типов документов.
• Произвели реструктуризацию справочника контрагентов.
• Настроили маршруты для следующих бизнес-процессов:
  • Согласование входящего договора
  • Обработка входящего документа
  • Согласование исходящего договора
  • Обработка исходящего документа
  • Обработка внутреннего документа

• Сформировали ключевые отчеты:
  • «Реестр исходящих документов».
  • «Реестр входящих документов».
  • «Реестр обращений».
  • «Реестр договоров».
  • «Реестр платежей».
  • «Отчет депутатов».
  • «Отчет главы».
  • Отчет исполнительной дисциплины.

• Настроили прием обращений граждан с сайта через корпоративную электронную почту с дальнейшей автоматической обработкой, в соответствии с установленными регламентами.

В результате внедрения системы электронного документооборота Аппарат Совета депутатов полностью автоматизировал регистрацию и обработку всех ключевых типов документов, повысил исполнительную дисциплину за счет прозрачной автоматизации процесса обработки обращения граждан, обеспечив при этом сохранность персональных данных заявителей в соответствии со 152-м ФЗ.