Волжский Оргсинтез внедрил Directum

Проект внедрения DIRECTUM в ОАО «Волжский Оргсинтез», г.Волжский, Волгоградская область

Компания «Ксеон» завершила внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum на крупном предприятии российского рынка химической продукции - компании «Волжский Оргсинтез».

Вместе с расширением продуктовой линейки компании «Волжский Оргсинтез» и географии поставок (партнерская сеть предприятия насчитывает более 30 компаний в 7 странах мира) закономерно растет и само предприятие: так, относительно недавно построено и введено в эксплуатацию собственное паропроизводство. В рамках общего курса на модернизацию IT-инфраструктуры, руководство компании «Волжский Оргсинтез» приняло решение об автоматизации документооборота на предприятии и внедрении ECM-системы.

Изучив возможности нескольких разработок в области ECM, компания остановила свой выбор на системе электронного документооборота и управления взаимодействием Directum. Основой для принятия решения послужили такие характеристики системы, как простота использования конечными пользователями, масштабируемость, наличие собственной платформы и среды разработки, позволяющей легко наращивать необходимый функционал, а также возможность легкой интеграции с существующими информационными системами предприятия.

На этапе организации проекта руководство компании определило ключевые цели внедрения: создание единого информационного пространства для обеспечения коллективной работы с данными, переход на безбумажные технологии работы с документацией; повышение производительности труда за счет автоматизации обработки информации, сокращения сроков доставки поручений до конечных исполнителей; обеспечение своевременности исполнения поручений, повышение прозрачности бизнес-процессов и эффективности управления предприятием в целом.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Внедрение стартовало в июле 2009 года. В ходе проекта компанией «Ксеон» в тесном сотрудничестве со специалистами «Волжского Оргсинтеза» были автоматизированы как стандартные, так и специфические для компании процессы. В частности, полностью в электронный вид была переведена работа с организационно-распорядительной документацией, договорами, входящей и исходящей корреспонденцией.

Вместе с тем, были оптимизированы работы по планированию и проведению платежей. В систему Directum перешли процессы подготовки и утверждения платежных календарей, а также согласования и подписания заявок на оплату. В рамках автоматизации этих процессов особое внимание было уделено интеграции Directum с системой 1С:Предприятие.

Помимо этого, был автоматизирован процесс планирования ремонтных работ: подготовка и утверждение ежемесячных планов по проведению ремонтных работ, а также согласование и регистрация заказов на осуществление ремонта. В электронном виде стал осуществляться и процесс согласования, подписания и регистрации заявок на закупку ТМЦ.

К моменту завершения проекта в июле 2010 г. автоматизация охватила практически все подразделения предприятия «Волжский Оргсинтез», включая производство. Общее количество работающих в системе пользователей на данный момент достигло 390 человек. По результатам внедрения на предприятии автоматизировано 14 бизнес-процессов, в каждом из них активно используется электронная цифровая подпись. В ближайших планах руководства компании - расширение охвата системы и автоматизация новых процессов.

Сроки проекта: 07.2009 - 07.2010

Цели проекта:

• 1) Стандартизация деятельности. Создание единого порядка индивидуальной и совместной работы с документами в структурных подразделениях предприятия.
• 2) Ускорение выполнения регламентированных бизнес-процессов, связанных с работой и обменом документами между сотрудниками. Коллективная работа с документами.
• 3) Сокращение затрат на бумагу, расходные материалы и обслуживание оргтехники.
• 4) Повышение прозрачности работы сотрудников.
• 5) Создание корпоративного хранилища документов. Оперативный доступ и исключение потери документов, обеспечение безопасности, достоверности, актуальности и неизменности документов.
• 6) Уменьшение затрат на поддержание в актуальном состоянии документации СМК.
• 7) Создание ИТ-платформы для дальнейшего развития среды внутрикорпоративных коммуникаций.
• 8) Повышение качества и скорости принятия управленческих решений на основе оперативного доступа к актуальной и достоверной информации.
• 9) Улучшение репутации предприятия, повышение имиджа, улучшение качества обслуживания клиентов.
• 10) Повышение прозрачности процессов, управляемости предприятия, оптимизация численности сотрудников предприятия.
• 11) Повышение взаимозаменяемости сотрудников, преемственность кадров.
• 12) Снижение трудоемкости контроля выполнения требований СМК, проведения аудитов.

Описание работ:

Произведена автоматизация следующих процессов предприятия:

• 1) Подготовка и согласование служебных записок, контроль исполнения поручений по служебным запискам;
• 2) Подготовка, ознакомление и контроль исполнения по приказам, распоряжениям и поручениям;
• 3) Регистрация официальных входящих документов, вынесение резолюций, контроль исполнения резолюций;
• 4) Подготовка, согласование, подписание и регистрация официальных исходящих документов;
• 5) Подготовка, согласование, подписание и регистрация договоров;
• 6) Подготовка, согласование и утверждение форм типовых договоров;
• 7) Подготовка, согласование и утверждение заявок на проведение платежа;
• 8) Подготовка, согласование и утверждение заявок на оплату к платежному календарю;
• 9) Подготовка, согласование, подписание, регистрация заказов и смет на проведение ремонтных работ;
• 10) Подготовка и утверждение планов на месяц на проведение ремонтных работ;
• 11) Подготовка проведения совещаний, ознакомление с принятыми решениями и контроль исполнения решений;
• 12) Подготовка, согласование, подписание, регистрация заявок на закупку ТМЦ, выбор поставщиков;
• 13) Подготовка, согласование, подписание и ознакомление с документацией СМК.

• Проведена интеграция с учетной системой предприятия 1С8.Х ИТРП.
• Внедрено штрих-кодирование документов.

Достигнутые результаты: К окончанию проекта в июле 2010 было автоматизировано порядка 400 рабочих мест, т.е. практически все наше предприятие, включая производство. Разработан программный пакет автоматизации 14 наиболее значимых процессов, полный пакет пользовательской документации для эффективного обучения сотрудников новым принципам работы. Также очень эффективным инструментом для перехода к безбумажным технологиям работы оказался механизм электронной цифровой подписи. Он позволил в ряде случаев отказаться от определенных видов документов в бумажном виде. Электронной цифровой подписью пользуются все пользователи DIRECTUM. В данный момент СЭД активно развивается, мы стараемся использовать данный инструмент максимально эффективно.

Количество автоматизированных рабочих мест: 400