С чем «Лента» и Xerox прошли 5-летний рубеж аутсорсинга печати

Компании Xerox и «Лента» объявили о первых результатах совместного проекта по передаче управления офисной печатной инфраструктурой розничной сети на аутсорсинг в Xerox. Проект охватывает все объекты компании «Лента»: центральный офис в Санкт-Петербурге, распределительный центр и 42 гипермаркета сети. В результате проведенной комплексной оптимизации менее чем за один год суммарная стоимость лазерного отпечатка, по отзыву заказчика, сократилась на 30% по сравнению с показателями на начало проекта. Xerox постоянно анализирует данные, получаемые в ходе управления процессами печати компании «Лента», и продолжает работы по оптимизации.

В настоящее время гипермаркеты сети «Лента» работают в 22 городах России. Отраслевая специфика и масштаб бизнеса «Ленты» предполагают интенсивный бумажный документооборот: ежемесячно в компании производится порядка 3,5 млн отпечатков — договоров, счетов, складской документации, маркетинговой и рекламной продукции, материалов для декорации торговых залов и т.п. До начала сотрудничества с Xerox в 2010 г. ИТ-департамент компании «Лента» самостоятельно управлял мультивендорным парком печатного оборудования и всеми процессами организации и поддержки офисной печати. Однако интенсивный рост компании и активная региональная экспансия поставили задачу перепрофилирования внутренних ресурсов на задачи поддержки развития бизнеса.

Проанализировав рынок MPS (Managed Print Services, управление печатной инфраструктурой), а также уровень экспертизы и возможности игроков рынка услуг аутсорсинга, руководство «Ленты» выбрало Xerox в качестве профильного партнера для оптимизации своей офисной инфраструктуры и процессов печати.

В рамках сотрудничества были определены следующие цели долгосрочного совместного проекта: высвобождение собственных ресурсов «Ленты» для решения профильных задач развития бизнеса; сокращение затрат на печать документов; минимизация инвестиций со стороны розничной сети в развитие собственной печатной инфраструктуры; упрощение схемы бюджетирования и распределения расходов на печатную инфраструктуру. Подготовка к внедрению проекта началась осенью 2010 г. На начальном этапе эксперты Xerox провели комплексное обследование существующей инфраструктуры и процессов офисной печати заказчика, разработали схему их оптимизации и согласовали правила взаимодействия с заказчиком в рамках оказания услуг.

Первый этап проекта был запущен в центральном офисе, распределительном центре и гипермаркетах сети в Санкт-Петербурге. Дальнейшая экспансия была нацелена на все региональные гипермаркеты и распределительные центры компании. Утвержденный план работ предполагал подключение всех объектов к проекту в течение последнего квартала года — периода с традиционно высокой загрузкой человеческих, логистических и других ресурсов. Несмотря на крайне сжатые сроки, к 1 декабря 2010 г. во всех действующих гипермаркетах сети «Лента» в 19 городах России была запущена услуга MPS.

На сегодняшний день совместный проект Xerox и «Ленты» реализован в 22 городах РФ, где присутствует розничная сеть. В целом он включил: рационализацию парка офисного печатного оборудования; выбор устройств для решения конкретных бизнес-задач; выбор оптимального расположения устройств печати; оптимизацию системы поставки расходных материалов; выделение квалифицированного профильного персонала для поддержки инфраструктуры; создание единой службы технической поддержки; реализацию постоянного удаленного мониторинга печатной инфраструктуры.

«Стабильная работа офисной инфраструктуры и постоянная доступность сервиса печати являются для нас естественной необходимостью для решения всех бизнес-задач. На определенном этапе развития мы столкнулись с тем, что качественное управление этим сервисом, распределенным по 19 городам на всей территории РФ, требует от наших сотрудников существенных трудозатрат. В связи с этим мы приняли решение рассмотреть возможность перехода на централизованную схему управления и оптимизации сервиса печати. Проанализировав несколько предложений, мы выбрали в качестве профильного партнера компанию Xerox. Несмотря на то, что рынок данных услуг, на наш взгляд, еще достаточно молодой, совместно с Xerox мы организовали проектную команду, которой удалось провести внедрение на всех наших объектах в максимально сжатые сроки», — отметил начальник отдела ИТ-инвестиций компании «Лента» Андрей Тарасов.

«На этапе начала сотрудничества компания `Лента` поставила перед нами очень амбициозную задачу, за которую мы не побоялись взяться. Уникальность этого проекта состоит не только в том, что нам удалось внедрить услугу в беспрецедентно короткие сроки, но и в том, что `Лента` — один из первых ритейлеров в России, на территории которого мы внедрили услугу на всех действующих объектах и охватили все оборудование заказчика», — рассказал Борис Курепин, руководитель направления по работе с ключевыми заказчиками в отрасли «Розничная торговля и производители ТНП» компании Xerox Россия.

5 лет в проекте

15 октября 2015 года компании Xerox и «Лента» сообщили об итогах первых пяти лет проекта аутсорсинга сервиса печати.

За время сотрудничества издержки заказчика на печать сократились на 36%, была обеспечена непрерывность бизнес-процессов, высвобождены ресурсы для решения основных бизнес-задач.

Инфографика проекта (2015)

В сентябре 2010 года компания «Лента» передала управление инфраструктурой печати в магазинах, распределительных центрах и центральном офисе на аутсорсинг компании Xerox. Проект MPS, реализованный в «Ленте», не имеет аналогов в российском ритейле по количеству точек присутствия аутсорсера. За 5 лет действия проекта его география распространена с 42 объектов и 660 единиц оборудования в конце 2010 года на 164 объекта и 2424 единицы в августе 2015 года.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

За месяц «Лента» производит около 9,3 млн единиц печатной продукции, включая ценники, технические задания, рекламные материалы и офисные документы. При этом объем печати в четырех распределительных логистических центрах компании, куда производится поставка товара и дальнейшая его отгрузка в магазины сети, значительно превышает офисный документооборот и достигает почти 1 млн экземпляров в месяц.

Характер печати представляет собой непрерывный процесс производства товарно-сопроводительной документации.

С внедрением услуги MPS розничная сеть сократила издержки на печать более чем на треть, даже при увеличении доли цветных отпечатков до 10% от общего объёма. Одна из главных особенностей проекта - модернизация парка оборудования компанией Xerox без привлечения капитальных инвестиций со стороны заказчика.

«Компания "Лента" — один из первых ритейлеров в России, на территории которого мы внедрили услугу на всех действующих объектах и охватили всё оборудование заказчика. За время нашего сотрудничества с «Лентой» мы достигли отличных результатов в решении задач по обеспечению бесперебойной работы и сокращению затрат, которые ставил перед нами заказчик, — отметил Александр Корнеев, директор департамента аутсорсинга документоёмких процессов компании Xerox Евразия. — Переходя к следующему этапу, мы планируем сфокусироваться на решении задач по повышению эффективности процессов работы с документами, что потребует качественно нового наполнения услуги».

«Стабильная работа офисной инфраструктуры и постоянная доступность сервиса печати являются для нас естественной необходимостью для решения бизнес-задач в условиях роста компании. Мы благодарны специалистам Xerox за их успешную работу по оптимизации инфраструктуры печати в нашей компании», — поведал Всеволод Кузьмич, директор по ИТ компании "Лента".