Корпоративный портал со встроенной системой электронного документооборота в стройкомплексе ГК «МонАрх»

Группа компаний «МонАрх» приобрела и внедрила систему электронного документооборота EOS for SharePoint, разработанную компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) на платформе Microsoft SharePoint 2010.

ГК «МонАрх» – одна из ведущих организаций столичного стройкомплекса, специализирующаяся на индивидуальном монолитном домостроении. Группа берется за самые сложные объекты и возводит их в кратчайшие сроки, зарекомендовав себя на рынке как надежный партнер. За 17-летнюю историю она накопила колоссальный опыт строительства и заслужила высокую репутацию ответственного генподрядчика.

В работе строительная компания сталкивается с большим количеством документов, требующих согласования. В связи с этим руководство ГК «МонАрх» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. В качестве средства автоматизации была выбрана система EOS for SharePoint. Работы по внедрению осуществлялись специалистами компании ЭОС.

В рамках первого этапа внедрения СЭД была автоматизирована деятельность двух компаний холдинга в части согласования следующих видов документов:

• договоры займа, купли-продажи, договоры возмездного оказания услуг, договоры аренды, договоры ипотеки, поставки, доверительного управления и т.д.;
• госконтракты;
• кредитные, банковского счета;
• приказы, служебные записки и т.д.

Основная особенность проекта заключалась в сложных маршрутах согласования документов, зависящих от ряда условий, для чего была произведена соответствующая настройка групп документов и их маршрутов.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.3 т

В ходе внедрения также был настроен механизм импорта данных из других бизнес-систем путём импорта Excel-файлов. В частности, были загружены данные по сотрудникам, подразделениям и контрагентам в соответствующие справочники.

После завершения внедрения СЭД была проведена настройка корпоративного портала. В дальнейших планах заказчика масштабирование решения на все дочерние организации Группы компаний «МонАрх».

В Группе Компаний «МонАрх» весной 2012 года завершен второй этап внедрения системы электронного документооборота на базе решения EOS for SharePoint – разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). К единой системе управления договорами подключено 4 дочерних организации, а общее количество используемых рабочих мест достигло 350.

Решение EOS for SharePoint – это современная система управления корпоративным контентом, встроенная в платформу Microsoft SharePoint 2010, и обеспечивающая оперативную работу с документами, информацией, знаниями, и управление взаимодействием. Сотрудничество компаний ЭОС и ГК «МонАрх» началось в 2011 году с запуска пилотного проекта внедрения EOS for SharePoint, в ходе которого был развернут корпоративный портал на платформе Microsoft SharePoint 2010, и автоматизирован процесс согласования договоров в рамках двух головных компаний. Кроме того, были проведены работы по автоматизации классического документооборота этих компаний.

В рамках второго этапа внедрения СЭД ГК «МонАрх» была автоматизирована деятельность четырех дочерних компаний: ЗАО «МонАрх-Девелопмент», ЗАО «МонАрх и О», «МонАрх ТТ» и «СМУ 1М» в части согласования договоров и автоматизации документооборота каждой дочерней организации.

Целью второго этапа внедрения было объединение всей Группы компаний на единой платформе для организации прозрачного прохождения согласования договоров.

С помощью EOS for SharePoint были автоматизированы основные задачи работы с договорами. Особое внимание было уделено таким задачам, как отслеживание процесса согласования, отслеживание сроков согласования на каждом этапе. В ходе внедрения был разработан регламент согласования договоров, на основе которого были настроены бизнес-процессы согласования договоров ГК «МонАрх» в системе EOS for SharePoint.

В результате внедрения была систематизирована работа с договорами по подразделениям и ответственным за определенные этапы, автоматизировано согласование договоров между различными отделами с использованием 350 лицензий системы EOS for SharePoint.

На данный момент в системе ведется согласование следующих видов договоров: банковского счета; поручительства; ипотеки; подряда; договоров на проектные работы и согласования; агентирования; договоров на реализацию помещений в объекте и т.д.

Начальник управления информационных технологий ГК «МонАрх» Давтян Акоп оценивает результаты проекта: «После подключения дочерних организаций значительно возросла оперативность согласования договоров, поиск информации по уже заключенным договорам занимает секунды, а не дни. Благодаря оповещениям при истечении сроков согласования существенно сократились сроки согласования (сотрудники стали более оперативно проводить работу по согласованию договоров). Многие сотрудники отмечают, что работать стало быстрее и проще.

Огромный плюс в том, что «коробочное» решение EOS for SharePoint позволяет нам автоматизировать достаточно сложные процессы согласования, без дополнительных доработок, что позволяет нам экономить значительные средства.

При подключении дочерних организаций немаловажным было то, что система позволила обеспечить разграничение доступа к документам дочерних организаций, но тем временем сохранила возможность постановки задач сотрудникам дочерних компаний. Кроме этого, мы имеем возможность контроля исполнительской дисциплины в рамках всех подключенных на данный момент компаний».