Directum автоматизировала электронные договоры и документооборот по охране труда в «Восточной горнорудной компании»

2022: Автоматизация электронных договоров и документооборота по охране труда

4 мая 2022 года компания «Директум» сообщила о выполнении проекта по автоматизации договорных процессов и работы с нарушениями требований охраны труда в «Восточной горнорудной компании» (ВГК).

«Восточная горнорудная компания» (ВГК) - производитель энергетических марок угля на Дальнем Востоке, один из крупных поставщиков в страны Азиатско-Тихоокеанского региона. На начало мая 2022 года в составе компании - 24 дочерних организации. ВГК контролирует всю цепочку: от добычи до отгрузки продукции. Обладает запасами более 300 млн тонн угля на Сахалине и разведанными объемами более 100 млн тонн в Магаданской области.

Чтобы сократить время на рутину и затраты на бумажный документооборот, компания перевела в электронный вид договорные процессы и работу с нарушениями требований охраны труда.

В основном договоры в ВГК создаются по типовым формам. Шаблон выбирается из списка автоматически в зависимости от указанного вида документа. Сотрудник заполняет необходимые поля, признак «Типовой» проставляется сразу.

Скорректировать текст в договоре невозможно, так как вручную заполняются только определенные строки. Благодаря этому документ защищен от несанкционированных изменений , а работа по нему ускоряется - согласующие не тратят время на вычитку.Облачные сервисы для бизнеса: особенности рынка и крупнейшие поставщики. Обзор TAdviser 7.4 т

Далее по регламенту заполненный договор уходит на согласование ответственным. Они подписывают его с помощью усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП) в мобильном приложении Directum Solo. Никаких распечаток не требуется. Если один из участников цепочки задерживает документ, задача переводится на его руководителя. Таким образом обеспечивается высокая исполнительская дисциплина в компании. Утвержденный договор направляется контрагенту через сервис обмена. В ближайшем времени отправка документов контрагентам станет автоматической и сэкономит ответственному сотруднику до 4-х часов в день.

Специалисты по охране труда контролируют исполнение техники безопасности на предприятии. Ежедневно они выявляют по 5-7 случаев несоблюдения правил. Каждое нарушение фиксируется на планшете в приложении Directum Solo, дополнительно прикладываются фотографии проступка. В системе создается акт и подписывается сотрудником по охране труда с помощью ЭП и нарушителем - собственноручной подписью с использованием стилуса.

Далее процесс строится по двум маршрутам:

• если это работник подрядчика, то в системе запускается автоматическое формирование претензии. Документ подписывается ЭП и направляется контрагенту через сервис обмена, интегрированный с Directum RX;
• если провинился сотрудник ВГК, то акт фиксации нарушения поступает в отдел кадров. Параллельно в системе создается проект приказа о нарушении. Поля в нем заполняются автоматически - из карточки акта.

Затем приказ подписывается ЭП и уходит нарушителю на ознакомление в электронном виде.

Результаты внедрения Directum RX в ВГК:

• На 80-85%, по утверждению компании, уменьшился объем бумажного документооборота.
• Время на подготовку договоров и приложений сократилось в 10 раз. При этом удалось полностью исключить ошибки при оформлении документов.
• Ускорилось согласование документов. Руководители и ответственные лица подписывают договоры и приложения УКЭП.
• Документооборот, связанный с техникой безопасности и охраной труда, полностью перешел в цифру. Скорость фиксации нарушений увеличилась в 5 раз.

Цифровизация ВГК продолжается. В планах компании - перевод в электронный вид кадровых документов, командировок, отпусков, авансовых отчетов.