Directum RX

Основные статьи:

• ERP (определение TAdviser)
• Business Process Management
• СЭД (подробнее)
• Классификация HRM-систем
• Функционал HRM-систем
• SaaS - История. Философия. Драйверы развития

Directum RX - Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами.

Мощная импортонезависимая платформа поддерживает тысячи одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений с no-code настройкой для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также low-code среду разработки.TrafficSoft ADC: балансировщик нагрузки с высокой скоростью работы и минимальными аппаратными требованиями

Система отличается глубоко проработанной функциональностью и интерфейсом. Встроенные интеллектуальные сервисы сокращают потери рабочего времени сотрудников на рутинных и шаблонных операциях при обработке корпоративной информации.

Микросервисная архитектура обеспечивает производительность и отказоустойчивость системы. Система поддерживает кроссплатформенность — работает на СУБД Microsoft SQL Server и PostgreSQL, операционная система может быть любой — Linux, Mac, Windows и др.

Directum RX создает условия для проектного управления и командной работы с помощью инструментов менеджмента 3.0 – встроенных Agile-досок, диаграмм Ганта, интеграции с приложениями для одновременного редактирования и т.д.

Функциональность

Управление документами

Обеспечивает полный цикл работы с документами в цифровом виде, упрощает их создание, хранение и поиск. Позволяет настраивать права доступа, работать с разными версиями одного документа и управлять его жизненным циклом.

Интеллектуальная обработка документов

Избавляет пользователей от рутины при обработке документов за счет их автоматического распределения по комплектам, классификации и создания уже заполненных карточек в системе.

Также возможно сравнение документов – интеллектуальные сервисы сопоставляют содержание двух версий документа и выделяют отличия.

Управление бизнес-процессами

Улучшает взаимодействие между сотрудниками в рамках деловых процессов и повышает эффективность работы компании в целом. Помогает контролировать состояние работ по всем поставленным задачам, а также формировать отчеты для анализа исполнительской дисциплины в разных разрезах.

Настройка замещения позволяет автоматически передавать обязанности отсутствующего сотрудника его заместителю. На время отсутствия замещающий сотрудник принимает входящие поручения коллеги, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам.

Делопроизводство

Сокращает время на обработку и регистрацию входящей корреспонденции, упрощает подготовку и согласование исходящих документов. Помогает отслеживать местонахождение бумажных оригиналов. Обеспечивает контролируемую работу по исполнению поручений.

Управление договорами и счетами на оплату

Ускоряет подготовку договоров за счет использования настроенных шаблонов, обеспечивает своевременное согласование документов с соблюдением контрактной политики компании. Помогает контролировать этапы исполнения условий по договору и сроки.

Поддерживает работу с входящими счетами: занесение в систему, систематизированный учет и хранение, согласование по регламентам компании. Быстрая привязка к договору и другим сопутствующим документам для формирования цельного пакета.

HR-процессы

Автоматизирует процессы кадрового делопроизводства: оформление документов при приеме и увольнении сотрудников, работа с базой кандидатов, планирование графика отпусков и их оформление сотрудниками.

Командировки и авансовые отчеты

Оптимизирует цикл работ – от создания заявки на командировку до закрытия авансового отчета. Позволяет автоматизировать оформление и согласование отчетов по другим авансовым выплатам, а также подготовить комплект документации для налоговых и аудиторских проверок.

Дистанционная работа с DirectumRX

С DirectumRX всегда доступны привычные процессы и сценарии работы с электронными документами и задачами через веб-браузер.

А мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz доступны на смартфонах и планшетах на базе iOS и Android и обеспечивают полноценную работу вдали от рабочего места.

Directum RX Intelligence

Основная статья: Directum RX Intelligence

Directum RX Intelligence — поставка Directum RX с безлимитным использованием встроенных AI-сервисов.

2024

Выпуск решения «Регламентирующие документы»

Компания Directum 11 ноября 2024 года объявила о выпуске программного обеспечения для цифровизации работы с корпоративными документами. Решение нацелено на снижение временных затрат при создании, согласовании и актуализации внутренних регламентов.

Решение разработано для ускорения работы с регламентирующими документами организации — положениями, стратегиями, инструкциями и др. — на каждом этапе их жизненного цикла. Это особенно полезно для компаний с большим штатом сотрудников и территориально распределенной структурой: для них нарушения сроков при работе с регламентами может грозить штрафами от контролирующих органов.

С помощью решения «Регламентирующие документы» в рамках системы Directum RX можно:

• Инициировать разработку документа в формате задачи.
• Создать документ по шаблону и настроить круг согласующих. После подписания у уполномоченного появится возможность разграничить права для сотрудников на ознакомление с регламентирующим документом.
• Контролировать подписание. Ответственный может отследить, на каком этапе и на ком именно «застрял» документ, чтобы ускорить его движение и обеспечить своевременное подписание.
• Утвердить документ при помощи электронной подписи. В решении предусмотрены разные регламенты для утверждения документа: в качестве самостоятельного или как приложения к приказу.
• Актуализировать данные. Система заранее подскажет, что нужно обновить регламентирующий документ — продлить срок действия, отметить устаревшим или создать новую редакцию с переносом данных из старой.

Ожидается, что при использовании решения работники будут тратить на работу с регламентирующими документами на 60% меньше времени, а подготовка отчетов для проверяющих органов ускорится за счет моментального доступа к любому документу из комплекта.

Методология работы с регламентирующими документами — это ключ к эффективной организации бизнес-процессов. Решение призвано оптимизировать весь жизненный цикл работы с внутренними нормативными документами. Оно создаст правовую основу для компании, повысит производительность труда и обеспечит взаимодействие между подразделениями. В поставку решения включены методические материалы, которые могут стать основой для создания прочной регламентной базы компании, — сказала Светлана Азарова, методолог-аналитик компании Directum.

При дополнении решения «Долговременным архивом» от Directum компания сможет фоново поддерживать целостность и юридическую значимость регламентирующих документов на протяжении 75 лет и более.

Directum RX 4.11 с возможностью работать с измененным форматом универсального передаточного документа

Directum RX поддерживает последний формат УПД и загрузку счетов на оплату. Об этом Directum сообщил 30 октября 2024 года.

В версии Directum RX 4.11 можно полноценно работать с измененным форматом универсального передаточного документа (УПД) и быстро загружать счета на оплату из сервисов СБИС и Диадок.

С 9 февраля 2024 года согласно приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ действует обновленный вид УПД и счета-фактуры. Среди изменений: обязательная фиксация стоимости товаров, привезенных из-за рубежа, унификация раздела «Подписант», в котором теперь указываются данные о машиночитаемой доверенности, возможность прописывать прослеживаемую и маркированную продукцию в одном документе и стандартизация поля с адресом.

Directum RX 4.11 поддерживает измененный формат УПД при работе через сервис Диадок и предоставляет несколько функций:

добавление информации о подписывающем, которая после согласования подтягивается в титул заказчика. Это пригодится, если подписант действует не по доверенности или должностным обязанностям, а на основании другого документа;

тег «СпосПодтПолном» — способ подтверждения полномочий подписанта, который появился в данных заказчика. Теперь в титуле покупателя сразу видно тип основания для согласования документа.

Работа с новым УПД через модуль интеграции со СБИС находится в разработке и в ноябре 2024 года будет доступна пользователям системы.

Компания Directum продолжит поддерживать предыдущий формат документа до 31 марта 2025 согласно законодательству.

В Directum RX 4.11 стало проще работать с формализованными и полуформализованными счетами из Диадок и счетами в собственном формате СБИС версии 5.01. Эти документы автоматически переносятся в систему как «Входящие счета» с уже заполненной карточкой и форматом для печати.

За счет этого сотрудники:

• сразу получают читабельный текст счета без дополнительных обращений к сервисам обмена и без запроса PDF-файла;
• оставляют тип документа в том виде, в котором он пришел, не меняя его перед подписанием. Действий — меньше, выполнение задачи — быстрее;
• проверяют автозаполнение карточки, а не вводят информацию вручную.

В строке «Примечание» сразу подтягиваются добавочные данные, такие как основание или дата сделки.

Кроме того, из СБИС можно загружать и другие форматы, например, «Счет на основе универсального формата» и «Счет в формате CommML».

Развитие Directum RX в части «ЭДО с контрагентами» особенно оценят крупные компании, в которых ежедневно совершается множество хозяйственных операций, связанных в том числе с куплей-продажей. Чем больше таких процессов, тем сильнее ощущается потребность в быстрой обработке документов. Поддержка новых форматов и появление дополнительных автоматизированных действий значительно сократит время сотрудников на работу с документацией. отметил Иван Агапов product manager ECM-решений Directum.

Возможность выпускать МЧД с передоверием и несколькими представителями

В Directum RX можно выпускать МЧД с передоверием и несколькими представителями. Об этом Directum сообщил 2 октября 2024 года.

Управлять электронными доверенностями в Directum RX стало ещё удобнее. У пользователей появилась возможность создавать МЧД в форматах 002 и 003 с правом передоверия и на несколько представителей непосредственно в системе.

МЧД с передоверием требуется в случае делегирования полномочий. Например, когда руководитель передает право подписывать документы своему заместителю. Такие доверенности можно выпускать в Directum RX, начиная с версии 4.6.

Нотариальные доверенности теперь импортируются в систему — они будут отмечены соответствующим флажком в карточке документа. Заверять МЧД у нотариуса и регистрировать в распределенном реестре ФНС необходимо, когда их оформляет не руководитель, а сотрудник компании.

^{В карточке документа появились поля – «Возможность передоверия» и «По передоверию», а также флажок «Нотариальная»}

Еще одно обновление — создание доверенности сразу на нескольких представителей. Для каждого участника устанавливается индивидуальный набор прав. Доверенные лица смогут реализовать полномочия независимо друг от друга.

^{Указать данные о поверенных лицах необходимо в специальной вкладке}

Мы стремимся к тому, чтобы процесс управления машиночитаемыми доверенностями в системе был максимально эффективен и прозрачен. Для этого наша команда не только оперативно реагирует на изменения в законодательстве, но и регулярно собирает обратную связь от клиентов, — сказал Роман Кабанов, руководитель проектов развития бизнеса Directum.

Выбор полномочий из справочника при создании электронных доверенностей

В обновленной версии Directum RX появилась дополнительная функциональность — выбор полномочий из справочника при создании электронных доверенностей. Это могут быть коды из классификатора Минцифры или полномочия в свободной форме, которые чаще всего используются в компании. Об этом Directum сообщил 28 августа 2024 года.

Теперь в Directum RX, начиная с версии 4.6, при создании машиночитаемой доверенности в формате 003 можно выбрать полномочия из справочника, где они сгруппированы по видам обязательств, которыми наделяется доверенное лицо.

Администратор импортирует и обновляет справочник полномочий из классификатора Минцифры — государственного ресурса со списком кодов полномочий, которые указываются в доверенности. Благодаря этим кодам информационные системы могут автоматически считывать информацию о полномочиях подписанта.

При этом у пользователей сохраняется возможность прописывать полномочия текстом в свободной форме. Если их приходится часто заполнять вручную, то администратор может сделать их справочными.

Также в данной версии Directum RX появилась возможность импортировать в систему электронные доверенности:

• с передоверием;
• с несколькими доверителями;
• с разными типами доверителей.

При импорте таких доверенностей в системе формируется печатная форма документов в формате PDF.

С 1 сентября 2024 года основной вариант подписания электронных документов сотрудниками компании — КЭП физлица в связке с машиночитаемой доверенностью. Мы постоянно совершенствуем систему, чтобы делать ее удобной для пользователей, в то же время соблюдая требования законодательства. В ближайших планах поддержать в Directum RX создание электронных доверенностей в форматах 002 и 003 с ненотариальным передоверием и импорт нотариальных МЧД, сказал Иван Агапов, product manager ECM-решений Directum.

В Directum RX с помощью интеграционного модуля к Контур.Доверенности можно реализовать полный цикл работы с МЧД: создание, согласование, подписание, регистрацию, отзыв и перевыпуск доверенностей.

Интеграция с WorksPad

Российский поставщик программных решений «РуПост» (входит в «Группу Астра») и разработчик интеллектуального ПО для управления бизнес-процессами Directum завершили серию тестовых испытаний на совместимость программных продуктов Directum RX и WorksPad. Разработчики убедились в корректной работе решений на портативных устройствах под управлением свежих версий iOS и Android. Об этом Directum сообщил 9 августа 2024 года. Подробнее здесь.

Интеграция с порталом Incomand

Корпоративный портал Incomand интегрируется с решениями компании Directum, которая сообщила об этом 11 июня 2024 года. Подробнее здесь.

Возможность обрабатывать требования ФНС с помощью ИИ

В Directum RX с помощью ИИ можно обрабатывать требования ФНС. Об этом разработчик сообщил 4 июня 2024 года.

Возможности решения «Финансовый архив» Directum можно расширить интеллектуальной обработкой требований от ФНС и автоматической подготовкой документов по ним.

Компании-налогоплательщики должны отвечать на требования ФНС в строго регламентированные сроки, иначе могут получить штраф. На сбор информации вручную по запрашиваемым операциям уходит много времени. Ситуация осложняется, когда документы хранятся на разных ресурсах или на бумаге.

Интеллектуальные сервисы Directum упрощают работу с финансовыми документами за счет автоматической обработки требований ФНС в неформализованном виде. ИИ дополняет решение для централизованного хранения первичных и договорных документов «Финансовый архив», с помощью которого можно быстро подготовить запрашиваемую налоговой службой информацию.

Без помощи человека ИИ извлекает из PDF-документа и заносит в систему все необходимые сведения:

• дату и номер документа;
• наименование инспекции;
• сроки предоставления отчета;
• перечень истребуемых документов;
• список организаций-контрагентов;
• периоды проверки и пр.

^{Интеллектуальная обработка требований от ФНС}

Далее с помощью инструментов поиска система автоматически подбирает нужные документы, одновременно подсвечивая недостающие. Бухгалтеру придет задача на верификацию извлеченных данных и проверку наличия запрашиваемых документов. Чтобы не опоздать с предоставлением ответа, система автоматически установит дату выполнения задачи по извлеченному из требования сроку.

^{Подборка документов для ответа на требование ФНС}

Подготовленные документы легко выгрузить из системы по соответствующей кнопке. Они сохраняются в необходимом для ФНС формате с файлами электронных подписей и PDF-версией для удобного просмотра. При экспорте также формируется журнал выгрузки документов из архива.

^{Выгрузка документов из архива}

Благодаря ИИ-обработке требований от ФНС организация сокращает трудозатраты сотрудников на поиск и сбор необходимых документов, а также увеличивает скорость подготовки ответов, тем самым снижая риски штрафов.

Совместимость с СУБД Tantor

«Тантор Лабс» (входит в «Группу Астра») и Directum завершили серию проверок совместимости СУБД Tantor в редакциях Basic и Special Edition с линейкой продуктов Directum. Разработчики гарантируют, что вместе с российской СУБД можно без ограничений использовать ECM/BPM-систему Directum RX, продукт для интеллектуальной обработки текстовой информации Directum Ario One, систему управления кадровыми процессами и документами Directum HR Pro и ПО для управления проектами и командами Directum Projects. Об этом Directum сообщил 19 апреля 2024 года. Подробнее здесь.

Совместимость СУБД Postgres Pro 16-й версии

Directum подтвердил совместимость Directum RX с последней версией СУБД Postgres Pro. Об этом компания сообщила 14 марта 2024 года. Подробнее здесь.

Возможность работать на Linux с синхронизацией документов

Directum обновил интеграцию с 1С — теперь можно работать на Linux с синхронизацией документов. Об этом компания сообщила 13 февраля 2024 года.

Данный коннектор соответствует всем критериям импортозамещения и работает на ОС семейства Linux. Кроме того, пользователи Directum RX с версии 4.8 и выше теперь могут синхронизировать с 1С любые объекты системы.

Благодаря коннектору Directum RX к 1C можно синхронизировать данные между системами в одно- и двустороннем порядке. Так пользователям не нужно дублировать информацию в каждой по отдельности — при внесении изменений в одной системе они отражаются и в другой. Например, если менеджер по продажам скорректирует данные о контрагенте в Directum RX, бухгалтер сразу увидит обновления в 1С. Теперь коннектор совместим и с операционными системами семейства Linux.

По умолчанию синхронизируются договоры, дополнительные соглашения, информация о контрагентах, контактных лицах, банках и валютах, поэтому сведения о них всегда актуальны сразу в обеих системах. При этом благодаря обновленному движку коннектора компания может настроить интеграцию под себя, например, синхронизировать из 1С в Directum RX акты выполненных работ.

С помощью коннектора можно переходить из учетной системы по соответствующей кнопке в карточку контрагента, договора или финансово-хозяйственного документа в Directum RX. Кроме того, в один клик можно открывать объекты, для которых нет синхронизации — система найдет их по реквизитам, так не придется делать это вручную.

Синхронизировать данные из Directum RX можно с несколькими информационными базами 1С. Интеграция поддерживается с системами на платформе «1С:Предприятие 8.3» с конфигурацией «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0». Адаптировать коннектор под другие вариации учетной системы можно в рамках проекта внедрения.

В 1С удобно сохранять разработанные правила синхронизации с помощью экспорта и импорта настроек. Также можно быстро вернуться к системным правилам, сбросив текущие настройки.

Интеграция работает с облачным и локальным вариантом поставки Directum RX. Данные между системами передаются с помощью протокола OData.

В данномконнекторе к 1С помимо работы с Directum RX на Linux появилась возможность визуальной настройки соответствия синхронизируемых объектов и их полей, расписания запуска и удобное логирование непосредственно в системе 1С. Это упрощает его настройку и сопровождение. В коннекторе заложен мощный движок, который может синхронизировать не только справочники, но и документы 1С. Благодаря гибкости коннектор легко адаптировать под любые требования заказчика: от добавления синхронизации нового поля справочника до адаптации под другие конфигурации 1С. Мы надеемся, что наши клиенты оценят все плюсы и возможности коннектора, - сказал Алексей Мельников, product owner коннектора к 1С компании Directum.

Оформление сертификатов ЭЦП для клиентов "Контура"

Корпоративный центр регистрации Контура и компания Directum упростили кадровый документооборот в компаниях. Об этом СКБ Контур сообщил 6 февраля 2024 года.

Технологическое партнерство позволило организациям-клиентам оформлять сертификаты электронных подписей без посещения Удостоверяющего центра — прямо в интерфейсе системы Directum RX. Подробнее здесь.

2023

Лидер рейтинга СЭД/ECM-систем в России по версии TAdviser

Деловой портал TAdviser представил результаты исследования рынка систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративным контентом (ECM). По количеству реализованных проектов первую строчку списка заняла российская платформа Directum RX. Об этом Directum сообщил 20 марта 2024 года.

По данным аналитиков, объемы сегмента СЭД/ECM продолжают увеличиваться, на рынке остается высокий спрос на перевод в цифру документооборота и связанных с ним бизнес-процессов. Основные драйверы роста — обновления законодательства, стремление российских компаний к глобальной цифровизации, тренд на генеративный искусственный интеллект.

В таких условиях компания Directum постоянно развивает свои продукты. Система Directum занимала первое место в рейтинге 7 лет подряд, а теперь список возглавила импортонезависимая Directum RX — последнее поколение платформы.

В 2023 году компания представила новые возможности системы. Клиенты оценили no-code-инструменты для настройки системы аналитиком без программирования, встроенный в платформу и пронизывающий процессы искусственный интеллект, организацию полного цикла работы с машиночитаемой доверенностью (МЧД), обновление мобильных решений Directum Solo и Directum Jazz.

Позиция компании Directum в рейтинге подтверждает качество и надежность её программных продуктов. Разработанные вендором решения основаны на единой платформе и усилены инструментами no-code и low-code. Благодаря им процессы в системе можно адаптировать под индивидуальные требования клиентов из разных отраслей и сфер деятельности.

Задача вендоров — во-первых, показывать качество отечественного ПО, его масштабируемость, максимальную продуманность и глубокое понимание проблем, которые оно должно решать, качественный интерфейс — чтобы во всем быть на мировом уровне. Во-вторых, доказывать возможность выхода на новое качество и эффективность цифровой трансформации, причем на кейсах максимально приближенных к реальности, на приземленных бизнес-задачах, понятных топ-менеджменту в текущей обстановке, — сказал Константин Истомин, исполнительный директор Directum.

В Directum считают, что повышенный интерес к продуктам сегмента СЭД/ECM в 2024 году продолжится. Сохранится тренд на изменения, в том числе под влиянием законодательных инициатив и импортозамещения.

Топ-6 новинок Directum RX: от no-code до генеративных моделей

В 2023 году в системе Directum RX появились новые возможности, которые по достоинству оценили пользователи. Рассказываем о главных. Подробнее здесь.

Возможность аннулировать документы при обмене с контрагентами

Пользователи Directum RX начиная с версии 4.6 и выше могут создать соглашение об аннулировании в самой системе, не переключаясь на сторонние сервисы. Данная возможность значительно ускоряет отмену ошибочного документа. Об этом Directum (Директум) сообщил 25 января 2024 года.

Иногда при обмене с контрагентами появляются документы, которые необходимо признать недействительными. Например, если они переданы ошибочно, или в них содержатся неточности. Обычно пользователи «отменяют» такие документы в сервисах обмена, а это занимает больше времени и требует переключения между интерфейсами.

В Directum RX создать соглашение об аннулировании можно не покидая системы — прямо из карточки документа, который признается недействительным. Пользователь выбирает подписанта и обязательно указывает причину — она зафиксируется в тексте соглашения.

^{Создание соглашения об аннулировании к ведущему документу}

Поля карточки соглашения заполняются автоматически. Это значительно экономит время сотрудника и исключает возможные ошибки.

^{Карточка соглашения об аннулировании}

Далее документ через сервисы обмена Диадок и СБИС поступает контрагенту, который подписывает или отклоняет соглашение, указав причину отказа. Аналогично строится работа с входящими запросами на аннулирование.

Изменение автоматически отображается в отметке о подписании ведущего документа, а в протоколе электронного обмена формируется соответствующая запись. Система не позволит отправить контрагенту документ, признанный недействительным, и работа с ошибочным файлом прекратится.

Возможность оперативно аннулировать документы прямо в системе упрощает взаимодействие между контрагентами. Сокращается количество трудоемких операций, связанных с исправлением некорректных данных в документации. Сделки совершаются быстрее и прозрачнее. Это хорошо сказывается на отношениях в бизнесе и доверии клиентов к нашим продуктам и решениям.

Иван Агапов, product manager ECM-решений Directum

Добавление встроенного редактора

В Directum RX появился встроенный редактор. Об этом Directum сообщил 25 декабря 2023 года. Обновленное решение поддерживает стратегию импортозамещения — работать с документами в системе теперь можно без сторонних приложений.

Встроенный редактор дает возможность работать с документами без строго регламентированной структуры сразу в системе, не используя сторонние офисные приложения:

• оформлять документы в едином стиле;
• создавать заголовки, списки, таблицы;
• добавлять изображения, ссылки;
• выделять текст с помощью маркеров, примечаний.

Пользователи легко освоят решение, потому что у редактора интуитивно понятный интерфейс:

Редактор интегрирован в систему Directum RX — это значит, что документы открываются в браузере без запуска дополнительных программ. Содержимое документов хранится в системе и не передается на сторонние ресурсы. Внутри системы можно настроить права доступа, чтобы работать с документами мог определенный круг сотрудников.

Поддержка работы с единым форматом электронных доверенностей

Directum RX поддерживает работу с единым форматом электронных доверенностей. Об этом Directum сообщил 18 декабря 2023 года.

С версии 4.6 система работает с машиночитаемыми доверенностями универсального формата 003. Его особенность в том, что он может включать полномочия для подписания электронных документов как с контрагентами, так и с госорганами.

Чтобы создать или импортировать МЧД универсального формата в Directum RX, в карточке персоны необходимо указать данные, подтверждающие личность доверителя и представителя. По умолчанию в системе доступна карточка для паспорта гражданина РФ. Также можно добавить свои документы, удостоверяющие личность.

Доступ к заполненной карточке персоны получают только сотрудники, ответственные за внесение данных по документам, удостоверяющим личность. Это гарантирует конфиденциальность персональной информации.

Данные, подтверждающие личность, также можно использовать в шаблонах – система автоматически подставит нужные реквизиты, например, в текст бумажной доверенности.

Единый формат МЧД 003 разработало Минцифры и опубликовало на портале Госуслуг в марте 2023 года. Используя его, компания может выполнить любой сценарий документооборота – B2B-обмен с поставщиками и партнерами, B2G-взаимодействие с ведомствами и госорганизациями. О своей поддержке универсального формата машиночитаемой доверенности уже заявили Росреестр, Федеральная таможенная служба, Нотариат и другие. Ожидается, что в скором времени работу с версией 003 поддержат и информационные системы госведомств.

Ключевая выгода в том, что участникам рынка и вендорам информационных систем больше не нужно осваивать множество форматов МЧД, тратить на это время и бюджеты. Если все или почти все ФОИВы поддержат единую версию машиночитаемой доверенности, то в перспективе бизнесу станет проще – работать можно будет с одним форматом, сказал Иван Агапов, product manager ECM-решений Directum.

Возможность отправлять документы напрямую в филиалы или подразделения контрагентов

Из Directum RX с версии 4.8 документы по ЭДО можно отправлять напрямую в филиалы или подразделения контрагентов. Об этом компания Directum сообщила 27 ноября 2023 года.

Данная возможность значительно ускоряет доставку документов до адресатов, так как исключает из маршрута лишние этапы.

Чтобы документы быстрее доходили до ответственных в филиалах организации, обновленная версия системы поддерживает отправку напрямую на адрес конкретной дочерней компании или подразделения контрагента через Диадок и СБИС.

Распределять документопоток по филиалам и подразделениям необходимо, когда организация заключает договор с крупной торговой сетью или холдингом. Обычно контрагент требует отправлять первичку не в головную организацию, а на адрес филиала. Если подразделения контрагента работают только с определенными видами документов, например, договором аренды, поставки, экспорта, импорта и других, компании тоже приходится разделять поток по ответственным.

Абонентские ящики подразделений контрагента

Чтобы пригласить контрагента к обмену, не всегда достаточно указать только основные реквизиты. Например, когда у оператора ЭДО заведено несколько подразделений с одинаковыми ИНН и КПП, а настроить обмен нужно только с одним из них. Для этого при отправке приглашения к обмену теперь можно указать дополнительные реквизиты: ИД филиала и код оператора в роуминге. Данные можно найти в сервисе обмена.

Если по ошибке созданы два одинаковых абонентских ящика, то система обнаруживает дубли и оповещает об этом пользователей. Прямо в интерфейсе Directum RX можно прекратить или возобновить установленный обмен с организацией, а также изменить ее реквизиты, если при внесении данных допустили ошибку.

Распределение потока документов по филиалам и подразделениям значительно ускоряют документооборот с контрагентами. При этом трудоемкость на ручную отправку по ответственным отделам сводится к нулю. Документы не теряются, а скорость принятия решений увеличивается, что напрямую влияет на эффективное взаимодействие с клиентами и подрядчиками, - сказал Иван Агапов, product manager ECM-решений Directum.

Благодаря возможностям Directum RX по «ЭДО с контрагентами» обмениваться документами можно в режиме одного окна, связав внутренние и внешние процессы документооборота. Ознакомьтесь подробнее с функциональностью на странице.

Поддержка полного цикла работы с машиночитаемыми доверенностями

27 сентября 2023 года компания Directum выпустила интеграционный модуль к сервису Контур.Доверенность – узлу распределенной блокчейн-сети. Теперь пользователи Directum RX могут в едином информационном пространстве выпускать МЧД и управлять их жизненным циклом.

Интеграция поддерживается с версии 4.6 Directum RX. Решение подходит компаниям, которые планируют создавать МЧД прямо в корпоративной системе, где хранятся данные о сотрудниках. Пользователям не придется переключаться между различными сервисами, чтобы работать с большим количеством машиночитаемых доверенностей.

В Directum RX можно настраивать разные маршруты согласования, чтобы выпустить МЧД по регламенту компании. Создать xml-файл доверенности в формате B2B просто: достаточно заполнить реквизиты в электронной карточке документа. При этом ряд данных, например, информация о сотруднике, подтягивается автоматически из справочников системы.

Далее доверенность отправляется на утверждение КЭП генерального директора. После того как МЧД будет подписана, ее можно зарегистрировать в распределенном реестре благодаря интеграции с Контур.Доверенностью. Также с помощью решения можно формировать заявление на отзыв машиночитаемой доверенности и отслеживать статусы МЧД прямо в системе.

Directum RX хранит созданные электронные доверенности в едином реестре и отправляет уведомления ответственным, когда истекает срок их действия.

Из-за изменений в законе об электронной подписи компании начали активно переводить сотрудников на машиночитаемые доверенности. Пользователи веб-сервисов и API версий могут сделать это без особого труда. С коробочными решениями всё немного сложнее. Мы рады сотрудничеству с одним из самых крупных СЭД страны — Directum RX. Наша интеграция позволит клиентам Directum RX легко выпускать машиночитаемые доверенности и внедрять процессы в собственную информационную систему, отметил Алексей Лигирда, руководитель отдела внедрения сервисов Удостоверяющего центра Контура.

Среди всех сервисов по созданию МЧД, которые мы рассматривали для интеграции с Directum RX, именно Контур.Доверенность закрывает полный цикл взаимодействия с блокчейном ФНС России: от регистрации и отзыва до проверки доверенностей контрагентов. Теперь наши пользователи могут управлять МЧД прямо в системе, не переключаясь между различными интерфейсами. В ближайшие несколько лет ФНС продолжит улучшать работу бизнеса с электронными доверенностями. Вместе с коллегами из Контура мы держим руку на пульсе законодательства и стараемся быстро реагировать на изменения. Функциональные дополнения, реализованные в Контур.Доверенности, будут появляться и в Directum RX, чтобы пользователи могли работать с МЧД по букве закона, добавил Иван Агапов, product manager ECM-решений Directum.

В ближайших планах – поддержать 003 формат МЧД в Directum RX, чтобы в дальнейшем пользователи могли создавать электронные доверенности не только для межкорпоративного документооборота, но и для взаимодействия с госорганами.

На базе Directum RX можно выстроить комплексную работу не только с МЧД, но и с бумажными доверенностями: быстро создавать их по готовым шаблонам или импортировать скан-копии, а также подписывать документы на основании выданных доверенностей.

Интеграция с «Контур.Доверенностью»

Компании Directum и СКБ Контур создают интеграционный модуль, который автоматизирует работу бизнеса с большим количеством электронных подписей и машиночитаемых доверенностей. Совместное решение сделает бесшовными процессы оформления и отзыва МЧД на протяжении всего жизненного цикла. Об этом Directum сообщил 1 сентября 2023 года.

Организациям, которым требуется массовый выпуск МЧД – более 50 экземпляров в год с периодическим отзывом или передоверием – было бы удобнее создавать доверенности в собственной информационной системе. В сентябре 2023 года в Directum RX появится возможность согласовывать выпуск доверенности, формировать xml-файл по формату B2B и утверждать его подписью генерального директора. А благодаря интеграционному модулю к Контур.Доверенности пользователи смогут:

• регистрировать МЧД в распределенном реестре ФНС;
• формировать заявление на отзыв доверенности;
• управлять сроками действия и др.

Теперь в Directum RX, помимо загрузки электронных доверенностей, созданных на любой платформе, появится возможность выпускать xml-файл МЧД в собственном конструкторе. Пользователю достаточно ввести обязательные реквизиты доверенности, при этом ряд данных заполнится автоматически из справочников системы, а далее — отправить на согласование и подписание по регламенту компании. Зарегистрировать доверенность в распределенном реестре ФНС и присвоить GUID можно по одной кнопке в Directum RX благодаря интеграции с Контур.Доверенностью, — сказал Иван Агапов, руководитель бизнес-направления «Цифровая бухгалтерия» компании Directum.

С версии 4.4 реализованы подписание, отправка и получение документов с машиночитаемой доверенностью через коннекторы к Контур.Диадок и СБИС.

Выпуск решения «Интеграция с ПОС»

Компания Directum 30 августа 2023 года выпустила решение для интеграции системы Directum RX с Платформой обратной связи.

Решение поможет организовать эффективную работу с государственной системой для сбора сообщений граждан и ускорить их обработку. Теперь госслужащие могут выполнять задачи в интуитивно понятном интерфейсе Directum RX без необходимости переключаться между системами.

Государство продолжает цифровизацию работы с гражданами. Платформа обратной связи (ПОС) — это подсистема на едином портале госуслуг, которая служит для сбора и обработки сообщений граждан. По данным Минцифры, за 2022 год через сервисы платформы в госорганы и учреждения пришло больше 2,6 млн сообщений.

При возросшем объеме запросов от граждан государству нужно сохранить качество и скорость их исполнения. Справиться с этой задачей поможет решение «Интеграция с ПОС». С его помощью органы государственной власти обрабатывают сообщения граждан в системе Directum RX:

• работают в едином интерфейсе, не переключаясь между разными окнами;
• хранят документы с запросами граждан в одной системе;
• в пару действий находят сообщение по содержанию или ответу на него.

При использовании решения сотрудникам достаточно обучиться работе в Directum RX, не прибегая к освоению функциональности ПОС.

Сообщения и связанные с ними данные загружаются из Платформы обратной связи в Directum RX автоматически. Для обмена информацией с ПОС используется система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Обработка запросов граждан в Directum RX проходит в несколько этапов:

• Координатор или делопроизводитель регистрирует сообщение и отправляет его руководителю на рассмотрение.
• Руководитель выносит резолюцию по сообщению и выдает поручение исполнителю.
• Исполнитель готовит ответ по запросу гражданина и отправляет его на согласование руководству.
• После подписания ответа исполнитель выполняет задание по поручению. Согласованный текст автоматически уходит в ПОС.

Совместимость с ОС «Альт Рабочая станция» и «Альт Сервер»

Компании «Базальт СПО» и Directum по результатам тестовых испытаний подтвердили корректность совместной работы систем Directum RX и Directum Ario One с ОС «Альт». Об этом 11 мая 2023 года сообщила компания Directum.

В состав совместного решения входят ОС «Альт Рабочая станция» и «Альт Сервер» — программные продукты для построения надежной ИТ-инфраструктуры компании любого масштаба. Операционные системы основаны на собственной безопасной инфраструктуре разработки и независимого репозитория проекта «Сизиф», которые находятся на территории и под юрисдикцией РФ. Программные продукты включены в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных (№ 1292, № 1541).

Проведенное тестирование подтвердило совместимость и корректность работы систем Directum RX и Directum Ario One в тандеме c ОС семейства «Альт».

Система управления документооборотом и бизнес-процессами необходима любой крупной или средней компании, — отметил Роман Мыскин, коммерческий директор "Базальт СПО". — Совместимость операционных систем с ECM/BPM-продуктами крупнейших производителей — важнейшая задача для построения полностью технологически независимой ИТ-инфраструктуры организации,

Совместимость с «Ред ОС»

Компании Directum и «РЕД СОФТ» подтвердили совместимость программных продуктов. Об этом Directum сообщил 11 мая 2023 года.

Тестовые испытания продемонстрировали корректность совместной работы Directum RX с РЕД ОС. Результат отражен в двустороннем сертификате. Подробнее здесь.

Нагрузочное тестирование при 50 тыс. одновременных подключений

Нагрузочное тестирование подтвердило отказоустойчивость российской ECM/BPM Directum RX при 50 тыс. одновременных подключений. Это значит, что в системе могут работать 80–120 тыс. человек. Об этом компания Directum (Директум) сообщила 4 апреля 2023 года.

Тестирование системы под нагрузкой — обязательное мероприятие для проверки ее стабильности, быстродействия и отказоустойчивости. Компания Directum регулярно тестирует свои программные продукты: при каждом выпуске версии или проверке совместимости с другим ПО, на проектах внедрения.

Важно, что тестирование проходило на базе оборудования и ПО из реестра отечественных производителей: серверах и системах хранения производства компании «Аквариус», операционной системе семейства Linux и средствах виртуализации российского разработчика «Базальт СПО».

Проектирование, подготовку и оптимизацию инфраструктуры совместно с производителями обеспечивала компания «Аметист». Проводилось столь масштабное тестирование на площадке в демоцентре «Аквариус».

Продукты компании Directum используются для управления бизнес-процессами и документами в организациях разного масштаба.

Важно правильно тестировать работу системы под нагрузкой, чтобы вовремя выявлять узкие места и вносить изменения. Далеко не все вендоры ПО умеют проводить нагрузочное тестирование и готовы в него вкладываться. Это дорого, сложно, но проверять производительность системы нужно на регулярной основе, и мы это делаем. Полученные результаты по последнему тесту на импортонезависимой инфраструктуре дают нам все основания считать, что Directum RX готова к замещению любых западных ECM-систем, сказал Константин Истомин, исполнительный директор компании Directum.

Directum RX 4.4 с поддержкой электронных доверенностей

С версии 4.4 Directum RX поддерживает использование электронных доверенностей, созданных на любой платформе. Функциональность по подписанию документов на основании МЧД сохраняется в коннекторах к сервисам обмена Диадок и СБИС. Об этом компания Directum (Директум) сообщила 9 марта 2023 года.

Начиная с версии 4.4, пользователи могут:

• загружать электронные доверенности из сервисов обмена Диадок и СБИС;
• подписывать документы КЭП физлица с использованием МЧД;
• хранить бумажные и электронные доверенности в едином реестре.

Некоторым организациям требуется массовый выпуск МЧД. В Directum RX в рамках заказного проекта можно создать, к примеру, 500+ экземпляров доверенностей с периодическим отзывом или передоверием.

Помимо работы с МЧД, в системе можно управлять простыми доверенностями. На их оформление не уходит много сил и времени — есть готовые шаблоны для быстрого заполнения данных. С помощью единого реестра легко находить созданные и загруженные в систему электронные и бумажные доверенности, контролировать срок их действия и визировать документы на их основании.

Требование использовать МЧД при подписании электронных документов от лица работодателя станет обязательным с 1 сентября 2023 года. Данный вид доверенности в машиночитаемом формате был разработан в ответ на изменения Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи». К началу осени бизнес должен подготовить информационные системы к работе с КЭП физлиц в связке с машиночитаемой доверенностью.

Работу с МЧД условно можно поделить на два блока. Первый — создание электронной доверенности, подписание генеральным директором и регистрация в блокчейн-сети ФНС. Второй блок — непосредственное использование машиночитаемой доверенности при подписании документов.

Компаниям, которые ведут электронный документооборот, рекомендуем спланировать подготовку корпоративных систем к использованию МЧД уже в ближайшее время. Пользователям Directum RX следует обновить систему до версии 4.4 или выше, чтобы поддерживалась функциональность для работы с электронными доверенностями. В первую очередь советуем проанализировать бизнес-процессы, в которых используется КЭП физлица, посчитать количество таких подписей и выбрать удобный способ создания МЧД», - сказала Алиса Муратова, руководитель проектов развития бизнеса Directum.

2022

Топ-7 новинок Directum RX за 2022 год

Решения Directum используют более 3 000 компаний. Ежегодно вендор усиливает и расширяет функциональные возможности Directum RX: учитывает изменения законодательства, технологические тренды, запросы бизнеса и пожелания клиентов. 2022-й год не стал исключением — в системе появилось множество новых возможностей. Пользователи уже успели оценить их по достоинству и активно применяют в ежедневной работе. Выделили 7 главных нововведений. Подробнее здесь.

Совместимость с «Р7-Офис»

Directum и Р7-Офис подтвердили совместимость программных продуктов. Об этом 8 сентября 2022 года сообщила компания Directum.

Тестирование работы Directum RX и Р7-Офис показало успешные результаты совместного функционирования. Это подтверждает, что продукты Directum могут полноценно заменить решения иностранных вендоров.

Локализация интерфейса на китайский язык

16 марта 2022 года компания Directum сообщила, что российская система управления цифровыми документами и процессами Directum RX внедрена с локализацией на китайский язык.

Белорусско-китайской «Компании по развитию индустриального парка» требовалось внедрить систему управления документами и бизнес-процессами с интерфейсом на русском и китайском языках. В качестве продукта была выбрала система Directum RX, а задачу по локализации её интерфейса на китайский язык взяла на себя компания «Новаком Системс», партнер Directum в Белоруссии.

Индустриальный парк «Великий камень» - проект двустороннего сотрудничества Китая и Белоруссии, имеющий статус особой экономической зоны для ведения высокотехнологичного бизнеса, располагается на территории Минской области в Республике Белоруссия.

В рамках проекта специалисты «Новаком Системс» внедрили и адаптировали стандартные блоки Directum RX: «Делопроизводство», «Договоры», «Совещания и заседания», а также разработали дополнительные блоки под индивидуальные требования заказчика: «Учет товарно-материальных ценностей», «Управление закупками», «HR-процессы».

Поскольку возможности машинного перевода не позволяют получить качественный перевод на китайский язык с учетом всех стилистических нюансов, команда проекта привлекла к работам переводчиков со стороны заказчика.

На середину марта 2022 года сотрудники белорусско-китайской «Компании по развитию индустриального парка» могут использовать систему на русском, английском и китайском языках.

Решение для интеграции с «Платформой обратной связи»

21 февраля 2022 года компания Directum представила решение для интеграции Directum RX с Платформой обратной связи (ПОС) — подсистемой «Единого портала государственных и муниципальных услуг». Решение «Интеграция с ПОС. Витрина данных» разработано в соответствии с требованиями Минцифры для автоматической отправки в ПОС данных об обращениях граждан. Подробнее здесь.

2021

Доступность из облака CloudMTS

Компания Directum, разработчик интеллектуальных продуктов для управления бизнес-процессами и документами, 1 ноября 2021 года сообщила о начале сотрудничества с отечественным облачным провайдером #CloudMTS. Партнёрство компаний позволит в среднем на 25% сократить расходы российского бизнеса и госструктур на разворачивание ECM/BPM-систем.

Провайдер #CloudMTS и Directum обеспечат компании и госучреждения программными продуктами в виде облачных SaaS-решений для интеллектуального управления документами и бизнес-процессами, организации долговременного архива и других задач. Облачная реализация позволит промышленным, энергетическим, финансовым и торговым компаниям, а также представителям госсектора в разы быстрее разворачивать информационные системы и оперативно их масштабировать при необходимости.

Сотрудничество #CloudMTS и Directum позволит заказчикам избежать расходов на покупку и установку серверов и дальнейшую поддержку оборудования и ПО. Затраты оптимизируются в среднем на 25% ежемесячно. Компания Directum будет разрабатывать и внедрять решения для управления цифровыми процессами и документами заказчиков. Облачные технологии #CloudMTS обеспечат непрерывность работы и высокую доступность ИТ-систем.

На первом этапе сотрудничества российские компании смогут воспользоваться в облаке флагманским продуктом Directum RX. Система разработана на платформе ECM/BPM (Enterprise Content Management/Business Process Management) и отличается наличием интеллектуальных сервисов, которые упрощают и в разы ускоряют обработку документов.

Мы рады, что в числе наших партнеров появилась отечественная компания Directum, имеющая многолетний опыт разработки и внедрения решений цифрового взаимодействия в разные отрасли. Облачная реализация Directum RX позволит российскому бизнесу и госучреждениям иметь непрерывный доступ к сервису и легко его масштабировать. Заказчики получат готовое SaaS-решение, которое является полностью российской разработкой и внесено в реестр отечественного ПО. Система доступна в облаке российского провайдера с собственными дата-центрами и каналами связи по всей стране, — отметила руководитель направления по работе с партнерами облачного бизнеса МТС Анастасия Кулина.

Уверен, что российские компании оценят возможности, которые открывает для них наше сотрудничество с облачным провайдером #CloudMTS. Например, наши новые заказчики смогут в минимальный срок приступать к работе в интеллектуальной системе Directum RX и при необходимости подключать другие облачные сервисы Directum. Клиенты с тысячами сотрудников смогут гибко масштабировать нагрузку, обрабатывая огромные потоки данных в облаке Кроме того, пользователи получают комфортный удаленный доступ к продуктам компании из любой точки мира. На этом наше сотрудничество с провайдером не заканчивается – впереди у нас проект по переносу в облако МТС части ИТ-инфраструктуры, отвечающей за внешние клиентские ресурсы, – прокомментировал руководитель направления по развитию ИТ-инфраструктуры компании Directum Дмитрий Князев.

Directum RX 4.0: импортонезависимость, искусственный интеллект и микросервисная архитектура

Последняя версия Directum RX обеспечивает гибкое развертывание на отечественных операционных системах. Развитая архитектура вкупе с микросервисами дает еще большую масштабируемость при нагруженной работе. Искусственный интеллект ускоряет внутренние процессы и теперь доступен в облаках.

Российская система с гибкой архитектурой

Directum RX — это полностью отечественная разработка, которая входит^[1] в Единый реестр российского ПО. Несколько версий Directum RX поступательно развивается в сторону импортонезависимости и поддержки свободно-распространяемых систем. К примеру, для просмотра и редактирования документов можно использовать ПО LibreOffice и отечественные продукты — МойОфис, Р7-Офис. Система уже давно работает на СУБД PostgreSQLи Postgres Pro. В операционных системах на базе Linux работают клиентские приложения, а ровно год назад начали работать базовые серверные службы.

В Linux работают все серверные компоненты Directum RX, в том числе для масштабируемых и нагруженных систем. Поддерживаются такие операционные системы, как Ubuntu, Альт Линукс и Astra Linux. Систему можно полностью развернуть на свободно распространяемом ПО или выбрать наиболее подходящую операционную систему для серверной и клиентской частей. При этом сами пользователи могут работать в веб-клиенте на Linux, MacOS, Microsoft Windows, а также с помощью мобильных приложений на смартфонах и планшетах на iOS и Android.

В основе архитектуры Directum RX лежит масштабируемая платформа Sungero с набором ECM/BPM функций. Постепенно она трансформировалась: вместо монолитных серверных служб появилось множество микросервисов. Сервисы обеспечивают гибкое распределение нагрузки между серверами, независимость и стабильность системы в целом. Все это соответствует общемировой тенденции перехода от ECM к CSP (Content Service Platform).

Регулярные нагрузочные тестирования помогают повысить не только производительность системы, но и быстродействие. В версии 4.0 ускорены открытие и старт задач с длинной перепиской, большой вложенностью и количеством исполнителей. Оптимизирована работа системы при одновременном подключении нескольких десятков тысяч сотрудников.

Новые возможности для простой интеграции

Система Directum RX готова к обмену информацией с учетными системами (1С, SAP), службой каталогов Active Directory, редакторами ONLYOFFICE и т.д. Новый сервис интеграции позволяет проще и дешевле объединять Directum RX с другими системами^[2].

К примеру, внешняя система может отправить запрос на поиск документа в Directum RX, найти его и использовать в своих процессах, прочитать свойство справочника, создать новый документ и отправить его в задаче. Для выполнения этих действий сервис интеграции умеет получать от внешней системы HTTP-запросы по веб-протоколу OData и выполнять их. Ответ преобразовывается в формат JSON и передается обратно внешней системе.

Разработать и опубликовать новые интеграционные методы можно непосредственно в Directum Development Studio. Достаточно для функции указать специальные атрибуты, а для типа сущности — уставить в редакторе нужный параметр.

Простая интеграция позволяет создать единую цифровую экосистему компании, наладить бизнес-процессы, основанные на специфичных возможностях каждой системы, и упростить пользовательские сценарии работы.

Интеллектуальная обработка документов в облаке

В Directum RX с помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario обрабатываются входящие потоки документов со сканера или электронной почты. Сервисы автоматически распределяют документы по комплектам, классифицируют их, извлекают информацию из текста и заполняют карточки.

С версии Directum RX 4.0 интеллектуальные возможности доступны и в облаке. Облачный вариант поставки (SaaS) предусматривает обработку и классификацию документов по первым страницам и типам документов с опцией дополнительного обучения.

Облачная поставка делает интеллектуальные возможности доступнее, а безопасность пользовательских данных обеспечивается с помощью уникальных для каждого клиента реквизитов.

Полная импортонезависимость, архитектура с микросервисами, искусственный интеллект в облаке — все эти возможности версии 4.0 делают Directum RX отличным решением для российских компаний и организаций. Но нашим заказчикам интересны не только эти технические характеристики. Клиентам важны готовые решения для цифровизации различных бизнес-процессов. Именно поэтому мы развиваем такие решения, как кадровые процессы, долговременное хранение документов, планирование проектов, Agile-доски[3]. Все это позволяет нам называть Directum RX интеллектуальной системой управления цифровыми процессами и документами, подходящей для любой средней и крупной организации, — сказал Константин Истомин, исполнительный директор Directum.

Попробуйте и оцените Directum RX 4.0 в бесплатном демодоступе.

Добавление решения «Фоновая индексация документов»

29 марта 2021 года компания Directum (Директум) сообщила о расширении возможностей Directum RX в части интеллектуальной обработки. «Фоновая индексация документов» извлекает текстовый слой документа для удобного поиска по содержимому, а алгоритмы нечеткого поиска данных с помощью Elasticsearch помогают системе точнее определять контрагента и адресата при занесении документов.

В системе могут оставаться документы, для которых недоступен поиск по содержимому. Например, загруженные до внедрения интеллектуальных сервисов Ario или созданные из файла или других программ.

Сервисы Ario извлекают из текста поступившего документа факты, на основании которых в системе заполняется его карточка. Бывает, что в документе не хватает реквизитов или из-за качества изображения какой-то из них не распознается.

Для таких случаев разработаны алгоритмы нечеткого поиска — они позволяют избежать ручного занесения информации:

• сервисы Ario извлекают реквизиты организации-отправителя (ИНН, КПП и наименование) и получателя (ФИО);
• если не все факты распознаны, имеющиеся данные передаются в Elasticsearch, что помогает с большей долей вероятности идентифицировать контрагента и адресата, даже если в документе, например, есть только КПП и нет ИНН.

В перспективе с помощью этой функциональности можно будет с высокой вероятностью заполнять любые справочные реквизиты.

Добавление решения «Управление проектами»

12 января 2021 года компания Directum (Директум) представила очередную версию решения консолидируещего в едином пространстве Directum RX все работы по проекту. Диаграмма Ганта наглядно отображает план с разбивкой на этапы, позволяет легко актуализировать сроки и контролировать выполнение задач.

Для управления проектами в крупных компаниях со сложным производственным циклом используются непростые в освоении программы. В веб-клиенте Directum RX. появилась альтернатива — решение «Управление проектами». Понятный интерфейс и богатая функциональность позволяют ему подстраиваться под специфику компаний, которые ведут инвестиционные и маркетинговые проекты, PR-акции.

Для планирования проекта нужен наглядный инструмент. Диаграмма Ганта структурирует информацию и помогает составить подробный план работ: отображает последовательность и сроки выполнения этапов проекта в зависимости друг от друга.

Руководитель проекта может назначить ответственного за исполнение отдельного этапа или целого раздела и отправить ему задачу прямо из диаграммы.

Чтобы проконтролировать исполнение работ, руководителю достаточно выбрать нужный этап на диаграмме и оценить состояние задач: в работе, просроченные, выполненные.

А если необходимо поделиться планом работ с коллегами или партнерами, его можно экспортировать в формате, подходящем для других программ управления проектами.

Комплексный подход к задачам компании и лучшие практики проектной деятельности выражены в главных преимуществах решения:

• управление всеми стадиями проекта: от инициации и планирования до реализации и завершения в едином пространстве системы;
• прозрачность процесса планирования. Наглядная структура в виде диаграммы Ганта позволяет каждому участнику быстро ориентироваться в процессе, а руководителю проекта — контролировать работу исполнителей;
• быстрый поиск проектных документов, необходимых для работы, и информации об ответственных, сроках выполнения работ и их связи с другими этапами.

2020

Выпуск решения «Личный кабинет сотрудника»

5 ноября 2020 года компания Directum анонсировала выпуск решения «Личный кабинет сотрудника».

Личный кабинет — это единый портал с корпоративной информацией и кадровыми сервисами. Здесь работник может оформить обращение в любую внутреннюю службу, а легкий интерфейс решения будет понятен даже тем, кто не работает с информационными системами.

Современные компании используют сразу несколько корпоративных систем для решения разных задач. Рядовому сотруднику не всегда очевидно, в какой системе находятся нужные ему данные, к кому из коллег обратиться с запросом и как это лучше сделать.

С «Личным кабинетом» работники компании точно знают, как оформить запрос во внутренние службы, а персонал этих служб больше не отвлекается на однотипные консультации и может заниматься своими основными задачами. К тому же, новое решение Directum рассчитано в том числе на специалистов, не работающих за компьютером.

Единая точка доступа. Вся необходимая информация и функциональность собраны вместе. В личном кабинете можно:

• планировать отпуска, отправлять заявления на отпуск или его перенос;
• оформлять заявки во внутренние службы компании;
• отправлять запросы на изменение личных данных.

Для получения необходимой информации «Личный кабинет сотрудника» интегрируется с системами, которые используются в компании.

Профиль сотрудника. Данные о работнике отображается в его профиле — они заносятся автоматически из информационной системы. Сообщить об их изменении можно в один клик.

Управление отпусками. По установленному в компании регламенту сотрудники получают уведомления о необходимости запланировать отпуска на следующий год. Перейти к планированию можно напрямую из уведомления.

Быстро оформить заявление на отпуск, отгул или перенос отпуска в личном кабинете можно с помощью специальных виджетов.

Пользователи решения могут скачивать из информационных систем документы для ознакомления, например, заявления и приказы на отпуск, а также подписывать их простой электронной подписью.

Сервисные заявки. В личном кабинете можно отправлять запросы на услуги внутренних служб и отслеживать статус их выполнения. О завершении работ по заявкам решение уведомит пользователя отдельно.

Решение упрощает и повышает эффективность внутренних процессов:

• для сотрудников — обеспечивает единую точку для получения всех корпоративных услуг и данных;
• для внутренних служб — стандартизирует работу с обращениями работников;
• для компании — выступает удобной платформой для безбумажного кадрового документооборота.

«Регистрация входящих документов из Outlook»

21 сентября 2020 года компания Directum представила обновленное решение Directum RX для быстрой регистрации входящих документов из Outlook. «Регистрация входящих документов из Outlook» упрощает занесение электронных писем в систему Directum RX. Интеллектуальные сервисы Directum Ario самостоятельно извлекают данные из вложений — обработка документов ускоряется в разы.

По информации компании, корреспонденция часто поступает в организацию в электронном виде. Например, в ответ на официальное письмо контрагент отправляет сообщение по электронной почте, приложив к нему комплект документов. На обработку и ввод данных в систему уходит много времени, ведь сотруднику нужно вручную выполнить целый ряд действий:

• создать в системе документ и перенести в него содержимое письма;
• занести вложения из письма в систему и заполнить реквизиты документов;
• настроить связи между документами.

Человеческие ошибки возникают на всех этапах, и тогда на обработку письма уходит еще больше времени.

Решение «Регистрация входящих документов из Outlook» ускоряет процесс:

• сотрудник просматривает письмо, выбирает нужные вложения, после чего запускает их автоматическое занесение в систему;
• интеллектуальные сервисы Directum Ario распознают названия компаний, даты, суммы, которые затем заполняются в системе вместе с другими значимыми реквизитами;
• для удобства хранения документов система объединяет их в комплекты – пользователю достаточно выбрать основной документ и приложения;
• сотрудник проверяет полноту и корректность занесенных данных.

Панель регистрации доступна прямо в Outlook, а документы открываются в редакторе, где одновременно отображается сам документ и заполненные системой реквизиты.

Данное решение используется совместно с решением «Перекомплектование документов», с помощью которого можно скорректировать пакет документов, занесенный в систему: например, изменить порядок страниц, если отправитель отсканировал их неверно.

С решением «Регистрация документов из Outlook»:

• упрощается занесение вложений из электронной почты в систему;
• сохраняется привычный порядок работы делопроизводителей при внедрении интеллектуальных сервисов Directum Ario;
• сокращается время на передачу документов в дальнейшую работу.

Directum RX – интеллектуальная система с готовым набором бизнес-решений

Directum RX – интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами с готовым набором бизнес-решений, разработанная компанией Directum. Система отличается глубоко проработанной функциональностью и наличием интеллектуальных сервисов, которые упрощают обработку документов. Возможности адаптации под конкретные задачи и надежная работа на больших объемах данных позволяют системе закрывать потребности в рамках документооборота компаний любого размера и отраслей.

Встроенные интеллектуальные сервисы сокращают потери рабочего времени сотрудников на рутинных операциях при обработке документов. Автоматическая регистрация, сравнение версий, определение ответственного исполнителя – все это берет на себя система.

По информации на июль 2020 года, готовые бизнес-решения учитывают задачи конкретной области: согласование договоров и счетов, HR-процессы, цифровая бухгалтерия, делопроизводство, управление совещаниями, проектная и закупочная деятельность – всего более 20 решений, которые можно внедрить в минимально короткие сроки. Процессы переводятся в цифровой вид, настраиваются под регламенты компании, выстраивается работа с данными и документами.

Полностью цифровое взаимодействие доступно благодаря развитой экосистеме – с различными вариантами доступа и интеграционными решениями. От бумажных документов можно отказаться совсем как во внутренних процессах, так и при обмене с контрагентами. Все сотрудники участвуют в цифровых процессах – веб-клиент, мобильные приложения и чат-боты обеспечивают необходимый уровень доступа к системе каждой категории сотрудников. Тесная интеграция с сервисами обмена помогает наладить юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. При этом юридическая значимость документов поддерживается в том числе при дальнейшем хранении в электронном архиве.

Продуманная эргономика интерфейса повышает удобство работы пользователей – по словам разработчиков, созданы все условия для быстрой адаптации к системе. Дополнительные расходы на обучение сводятся к минимуму или исключаются вовсе – система выдает подсказки и обладает исчерпывающей справкой-инструкцией.

Архитектура Directum RX обеспечивает отказоустойчивость, высокую производительность и безопасность работы в системе. При одновременной работе тысяч пользователей сохраняется быстрый отклик на действия и выполнение операций. С распределенными файловыми хранилищами повышается удобство работы для удаленных подразделений.

Преимущества: исторически система относится к классу ECM (Enterprise Content Management), однако реальные возможности шире и лежат на границах разных классов систем (ECM, BPM, HR, ERP):

• богатая функциональность коробочного решения для разных задач бизнеса – от согласования договоров до оформления командировок и авансовых отчетов;
• интеллектуальные сервисы для обработки документов – их классификации, авторегистрации и сравнения версий;
• современный интерфейс и удобство работы пользователей – различные варианты доступа к системе, возможность совместного редактирования документов и встроенные подсказки;
• готовность к юридически значимому обмену электронными документами с контрагентами;
• простая адаптация под особенности процессов организации за счет удобной среды разработки;
• кроссплатформенность – возможна работа с СУБД на базе Microsoft SQL Server и PostgreSQL, в качестве ОС могут использоваться Linux, Mac, Windows и другие;
• современная микросервисная архитектура и возможность организации распределенных файловых хранилищ;
• высокая производительность и отказоустойчивость даже при работе тысяч пользователей;
• локальный и облачный вариант поставки. Облачная система сохраняет богатую функциональность локальной версии, но отличается минимальными затратами на развертывание и сопровождение, быстрой установкой и готовностью к работе.

Directum RX выбирают крупные и средние организации коммерческого и государственного сектора. Для малого бизнеса предлагается облачная поставка системы – Directum Cloud, которая разворачивается в ЦОДе вендора. Доступность системы 24\7, безопасность и целостность данных фиксируются в SLA.

Предоставление 90 дней бесплатной подписки

19 мая 2020 года компания Directum объявила об акции «Быстрый старт цифровых процессов». Акция включает 90 дней бесплатной подписки на облачное решение Directum RX и безлимитный пакет на обмен документами в сервисе Synerdocs.

При участии в акции заказчик получит полный цикл управления договорами и счетами на оплату в электронном виде, удобные инструменты для организации внутренних согласований, архив финансовых документов и возможность обмениваться с контрагентами неограниченным количеством юридически значимых документов.

Предложение рассчитано на 50 пользователей. Directum RX можно начать использовать в одном отделе, на выделенном бизнес-процессе или во всей компании. Отличная возможность оценить интерфейс, мобильные приложения, справку с видео-инструкциями, возможность самостоятельно настроить процессы и регламенты. Предложение подходит для компаний любого размера и отрасли.

По окончании бесплатного периода можно оформить подписку в облаке или в любой момент перейти на локальную установку с сохранением всех данных и модификацией системы под внутренние процессы компании.

Добавление решения «Сравнение документов»

28 апреля 2020 года компания Directum представила решение «Сравнение документов» в Directum RX. С помощью него сотрудники не тратят рабочее время на вычитку очередной редакции документа. Компания приобретает дополнительную защиту от убытков, к которым может привести незамеченная правка от контрагента.

Сравнить можно две версии документа или версию документа с локальным файлом. В результате сотрудник получает отчет с наглядной визуализацией отличий. Документы в нередактируемых форматах, например, скан-копии, предварительно отправляются на обработку сервисам Directum Ario для извлечения текста из скан-образа.

С помощью решения можно быстро выявить правки, которые контрагент внес в договор. Также его удобно использовать при согласовании проекта документа внутри компании: на очередном круге согласования не нужно перечитывать весь документ, достаточно просмотреть измененный текст.

Решение "Сравнение документов" легко адаптируется под нужды компании — его можно встроить в систему для сравнения любых необходимых документов.

Автоматизация небольшой, на первый взгляд, задачи приносит ощутимую пользу:

• Сокращаются трудозатраты на сравнение документов. Сотрудники не тратят рабочее время на кропотливое сравнение текстов.
• Уменьшается время на согласование документов внутри компании. Благодаря наглядной сводке изменений тратится гораздо меньше времени на цикл согласования.
• Снижается вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Усталость или невнимательность сотрудника не приведут к внесению в важный документ несогласованной правки.

Совместимость Directum RX версии 3.3 с JaCarta

27 апреля 2020 года компании «Аладдин Р.Д.» сообщила, что совместно с Directum завершили тестовые испытания на совместимость своих продуктов.

По результатам тестирования были подписаны сертификаты совместимости, подтверждающие корректность работы электронных ключей линейки JaCarta с системой Directum версии 5.8 и Directum RX версии 3.3. Подробнее здесь.

Directum RX 3.3

19 февраля 2020 года компания Directum представила обновленную версию системы Directum RX 3.3, в которой акцент сделан на развитии интерфейса и функциональности веб-клиента с учетом опыта использования и актуальных трендов. Быстрый и точный поиск, интеллектуальные механизмы, возможность адаптации под конкретные задачи вкупе с надежной работой на больших объемах данных позволяют Directum RX 3.3 закрывать потребности крупных и средних организаций.

Со слов разработчика, веб-клиент обновил интерфейс и расширил возможности для работы с перепиской и документами. Интерфейс веб-клиента Directum RX в представленной версии отличается более контрастной цветовой гаммой, но ключевое — расположение интерактивных элементов. Чтобы обеспечить удобство работы в системе, при обновлении учитывался пользовательский опыт, пожелания и практики с внедрения.

Работа с длинной перепиской в задачах, по мнению разработчика, стала удобнее — появились возможности фильтрации в области переписки, ее сворачивание и разворачивание. Также историю общения можно распечатать или скопировать с сохранением форматирования.

Работа на нескольких вкладках. Веб-клиент Directum RX ориентирован на работу в современном режиме Single Page Application. Однако бывают ситуации, когда пользователю удобнее работать с несколькими вкладками, чтобы сравнить данные в нескольких карточках или копировать данные из одной в другую. В версии системы 3.3 такая возможность появилась — в новых вкладках можно открыть карточки объектов, содержимое списков и папок. А «горячие» клавиши позволят делать это быстрее и удобнее, утверждают в Directum.

Согласно заявлению разработчика, улучшения коснулись и непосредственной работы пользователей с документами:

• отправлять документы в почтовый клиент можно целыми комплектами: если почтой планируется отправить документ, у которого есть приложения, то система сама предложит добавить их в комплект;
• для подписания усиленной электронной подписью используется веб-агент: больше не нужно устанавливать специальный плагин на рабочем месте сотрудника, все необходимые функции есть в системе;
• можно быстро выгрузить документы для подготовки к налоговым и аудиторским проверкам: достаточно задать необходимые критерии поиска, а выгрузка документов потребует лишь пары кликов. Весь комплект группируется в ZIP-архив, куда также вкладывается подробный отчет по выгрузке.

За годы работы в компаниях накапливаются колоссальные объемы данных. Быстрый и точный поиск становится важным требованием к современной информационной системе.

Как отметили разработчик, в Directum RX 3.3 реализован механизм полнотекстового поиска документов. Обеспечивается высокая скорость поиска при любых объемах данных, при этом использоваться может любая поддерживаемая СУБД (Microsoft SQL или Postgre SQL). Кроме того, система учитывает словоформы, популярные синонимы и сокращения, за счет чего улучшается точность поиска. Критерии запроса пользователь может уточнить с помощью спецсимволов:

Со слов разработчика, Directum RX помогает минимизировать количество рутинных действий в работе пользователей, экономя их время. С интеллектуальными сервисами Directum Ario обрабатывать документы — письма, счета, накладные, акты, счета-фактуры, УПД и договорные документы — можно быстрее и проще:

• документы захватываются со сканера или электронной почты и распределяются по комплектам;
• интеллектуальные сервисы распознают текст и извлекают фактическую информацию;
• документы классифицируются и заносятся в систему с автоматическим заполнением карточек.

После обработки сотрудник проверяет полноту занесенного комплекта документов и корректность заполнения карточки. Поля карточки, заполненные данными из текста документа, подсвечиваются, упрощая проверку.

По статистике, системе требуется менее 1 минуты на обработку одного письма, а опытному специалисту — не менее 5 минут. Так, на обработке 100 документов с Directum Ario компания сэкономит порядка 7 часов, утверждают в Directum.

Настройки подключения к сервисам Directum Ario в представленной версии задаются непосредственно в проводнике системы, есть возможность указывать ответственных за обработку документов, поступивших из разных источников, например, со сканера и с электронной почты.

С ростом масштабов компании предъявляют более серьезные требования к информационным системам, в том числе в области импортозамещения. В обновленной версии уделено особое внимание оптимизации производительности на PostgreSQL. Система готова к работе с тысячами пользователей и миллионами документов на любой СУБД, утверждают в Directum.

При работе на таких объемах должны быть технические средства для разделения потоков работ, чтобы все операции для пользователей выполнялись быстро. Для этого в Directum RX появились асинхронные обработчики. Длительные, ресурсоемкие операции переносятся на отдельные сервера. За счет параллельной обработки снижается нагрузка на сервер приложений, ускоряется отклик системы и выполнение тяжелых операций.

В числе задач крупных организаций зачастую значатся пункты, которые не закрываются базовыми решениями. Однако Directum RX дает возможность адаптироваться к различным требованиям бизнеса. В числе последних были реализованы шаблоны для разработки собственных плагинов подписания, чтобы поддерживать специфичные алгоритмы. В стандартной поставке Directum RX поддерживаются сертификаты подписания по алгоритмам RSA и ГОСТ, подчеркнули в Directum.

Совместимость с ОС Лотос

Компании ООО «Директум» и ООО «Энстрим» провели испытания и подтвердили совместимость системы DirectumRX с ОС Лотос. Об этом 11 февраля 2020 года сообщил «Энстрим».

Архитектура Directum RX соответствует всем современным требованиям для создания отказоустойчивых, высокопроизводительных и безопасных корпоративных систем. Теперь система становится более доступной и может работать на ещё одной ОС.

ОС Лотос — комплекс программ, который управляет аппаратными средствами СВТ, организует работу с файлами и выполнение прикладных программ, осуществляет ввод и вывод данных. ОС Лотос включает четыре редакции для серверов, рабочих станций, терминальных станций, инфокиосков. Поддерживает архитектуры: x64, x86, MIPS, ARM, Эльбрус (е2k) и предлагает:

• пользователям привычный интерфейс, предсказуемое поведение системы, нативный запуск приложений Win32, работу с корпоративной почтой, адресной книгой, календарём, общими сетевыми ресурсами;
• администраторам особые инструменты администрирования: поддержка групповых политик как в домене Active Directory, так и в собственной реализации службы каталогов — Lotos Directory, наличие графической консоли администрирования; простые инструменты миграции с ранее установленных систем, поддержка популярных СЗИ и СКЗИ.

2019

DirectumRX 3.2

1 октября 2019 года компания Directum представила обновленную версию ECM-системы DirectumRX 3.2, которая обеспечивает высокую производительность и масштабируемость системы для работы компаний со сложной оргструктурой. Цифровые процессы настраиваются с учетом сложных регламентов, а пользователи могут воспользоваться преимуществами интеллектуальной обработки документов, совместного редактирования и других возможностей.

Как отметили в Directum, ECM-системы стали незаменимым решением для многих компаний, однако только богатой функциональности уже недостаточно. Крупный бизнес, особенно с территориально распределенной структурой, предъявляет повышенные требования:

• тонкая настройка процессов с учетом сложных регламентов возможна с помощью современного BPM-инструментария. Доступны разные типы условий, например, подписан ли документ с контрагентом или предусмотрены ли приложения. Специальные отчеты упрощают проверку цифровых процессов на соответствие регламентам.
• стабильность работы и высокая производительность. Современная архитектура с независимыми микросервисами упрощает масштабирование, в том числе при использовании СУБД PostgreSQL. Для постоянного контроля работы системы используется решение «Мониторинг системы DirectumRX». В режиме реального времени администратор получает общую картину работы серверов: их стабильность, загрузка процессора, скорость операций, свободная оперативная память и т.д. При отклонении показателей от нормы решение своевременно сообщает об этом администратору.
• учет разных часовых поясов для компаний с офисами в разных регионах — в DirectumRX это можно сделать при настройке структуры организации. Система учитывает не только часовый пояс, но и рабочий график сотрудников, поэтому сроки заданий в системе, протоколах и отчетах вычисляются корректно.

Функциональная ECM-система с быстрым откликом — это качественная основа для цифрового взаимодействия сотрудников, утверждают в Directum.

Искусственный интеллект в DirectumRX направлен на организацию «умной» обработки входящего потока (письма, счета, накладные, акты, счета-фактуры, УПД). В результате сотрудники экономя свое время, при этом количество ошибок на этапе первичной обработки документов минимизируется.

Документы захватываются со сканера или электронной почты, а интеллектуальные сервисы DIRECTUM Ario извлекают необходимую информацию, классифицируют документы и заполняют карточку в системе. Сотруднику остается только проверить корректность заполнения полей — все они подсвечиваются, упрощая проверку, подчеркнули в Directum.

Для совместного редактирования документов в DirectumRX может использоваться онлайн-редактор ONLYOFFICE. Пользователи могут одновременно редактировать документ и оставлять примечания по тексту, не ожидая, пока другой сотрудник освободит его. Согласование документов ускоряется, тем более если множеству рецензентов нужно ознакомиться с десятками страниц.

Информация о подписании документа ЭП отображается в специальной отметке в отдельной версии документа. Ее содержание меняется в зависимости от того, какая ЭП использована — квалифицированная или простая. Со слов разработчика, информация о подписании часто нужна при пересылке документов по электронной почте, для передачи приказов и распоряжений сотрудникам, при создании бумажных копий для представления в контролирующие органы.

Веб-клиент DirectumRX также получил ряд дополнительных возможностей, отмеченных разработчиком:

• быстрое ознакомление с документом в окне предпросмотра;
• настраиваемые связи документов помогают пользователям быстро находить весь комплект документов, например, по определенной сделке;
• выгрузка в Microsoft Excel записей справочников, списков документов и папок для работы с ними как с таблицей или для печати;
• выгрузка нескольких документов или папок в виде единого архива, при этом структура папок в архиве сохраняется, а документы в папках будут только те, на которые у сотрудника есть права доступа;
• отправка документа по электронной почте в два клика из контекстного меню, например, для согласования с контрагентом. Поддерживаются популярные почтовые клиенты для Windows, Linux и macOS;
• добавление встреч в календарь Microsoft Outlook и iCalendar из задач. Это позволяет заранее запланировать время на выполнение работ, создать напоминание или назначить встречу.

Контрольная панель руководителя в виде виджетов в мобильном приложении DIRECTUM Solo отображает основные показатели исполнительской дисциплины сотрудников и подразделений. В любой момент можно взглянуть на текущую деятельность «сверху» и вовремя принять меры, подчеркнули в Directum.

Совместимость с PostgresPro

30 мая 2019 года компания DIRECTUM сообщила, что совместно с Postgres Professional проверили совместимость своих продуктов — ECM-системы DirectumRX и СУБД Postgres Pro. Итоги технического тестирования доказали корректность их совместной работы.

Проекты внедрения электронного документооборота с применением российской СУБД особенно актуальны для государственных структур и компаний с государственным участием. Такие заказчики следуют требованиям и рекомендациям Минкомсвязи РФ в части перехода на российское общесистемное ПО.

Компания DIRECTUM, со своей стороны, также поддерживает инициативу государства:

• Решения разрабатываются в России и входят в единый реестр отечественного ПО;
• Обеспечивается 100% стандартов российского делопроизводства, учитываются форматы, утвержденные ФНС, и требования законодательства;
• Имеются лицензии ФСБ и ФСТЭК;
• Поддерживается работа с ОС семейства Linux, СУБД PostgreSQL и Postgres Pro, пакетами LibreOffice, Мой Офис и др.

ИТ-инфраструктура, развернутая на базе DirectumRX и СУБД Postgres Pro, заинтересует и коммерческий сектор. Доказанная стабильность совместной работы решений гарантирует, что система будет работать в масштабах крупных компаний. Независимость от иностранных поставщиков снижает риск остаться без технической поддержки и сопровождения в случае введения санкций.

Положительные результаты технических испытаний подтверждены сертификатами.

2018

DirectumRX 3.0

В декабре 2018 года Directum сообщил о выпуске DirectumRX 3.0. Данное поколение системы позволяет успешно решать задачи цифровизации бизнес-процессов и управления контентом как среднего, так и крупного бизнеса.

В основе архитектуры DirectumRX изначально заложена высокая масштабируемость. Система может быть развернута как в облаке в мультитенантной архитектуре, так и на серверах заказчика (on premise).

В обновленной версии особое внимание было уделено оптимизации масштабируемости для варианта локальной установки у крупных заказчиков, с большими объемами данных. В частности, содержимое всех папок и списков документов загружается и обновляется за доли секунды вне зависимости от количества записей. Оптимизирована работа фоновых процессов, повышена стабильность работы сервисов Workflow, а также понижен трафик между клиентским приложением, сервером и базой данных.

Для гарантии стабильной работы и высокой производительности DirectumRX проведены нагрузочные тестирования на тысячах пользователей и с десятками миллионов документов. Особое внимание уделено оптимизации работы с системой управления базами данных PostgreSQL.

Обновленный веб-клиент предоставляет все преимущества легкого, кроссплатформенного веб-приложения и теперь может стать основным — вместо десктоп-приложения. В данной версии возможно:

• быстро связывать документы между собой для комплектования и удобного поиска;
• отслеживать ход работы по документам, исполнения поручений и заданий;
• находить в один клик задания и уведомления, с которыми вы недавно работали;
• получать уведомления, когда освобождается документ, открытый на изменение другим сотрудником;
• сообщать администратору об ошибке, делиться пожеланиями по развитию системы прямо из веб-клиента.

Улучшается UX, добавляется удобство работы пользователей в деталях. Для входа в веб-клиент поддерживается технология Single Sign On (SSO) — больше не нужно каждый раз вводить учетные данные. Доступна Windows-аутентификация, для интеграции с различными провайдерами аутентификации поддерживаются протоколы NTLM, SAML, OAuth.

Продолжается развитие мобильного приложения для руководителей — Directum Solo. Менять проект поручения можно прямо в карточке, а для составных поручений задавать общий срок и текст. Обновленный интерфейс задач и заданий позволит легче ориентироваться в переписке. А у замещающего появится папка с входящими заданиями отсутствующего сотрудника, от имени которого он даже сможет подписать документ.

Вместе с повышением надежности внутренних механизмов улучшена и прикладная функциональность, актуальная для крупных организаций.

Согласовывать документы стало проще: в задании отображается краткая сводка по документу, его можно переадресовать или добавить коллегу в состав согласующих.

Появились дополнительные условия и роли согласования, которые расширяют возможности легкой настройки порядка согласования с учетом регламентов компании. Кроме того, задания теперь можно отправлять одновременно дополнительным и обязательным согласующим.

Работать с документами стало комфортнее:

• исходящие письма можно отправлять сразу нескольким получателям, а также формировать списки рассылок для многократного использования;
• появился еще один тип документа для создания распоряжений — их удобно создавать, обра-батывать и искать;
• учет и поиск документов стал проще. Регистрационные номера можно присваивать в разрезе ведущих документов, организаций или подразделений. В качестве периода нумерации выбирать год, месяц, квартал или сквозную нумерацию. Это позволяет сократить количество журналов регистрации, например, больше не нужно настраивать отдельные журналы для разных подразделений.

В составное поручение с большим числом исполнителей можно добавить сразу несколько сотрудников из группы. А также указать общий текст и срок поручения для всех исполнителей или индивидуальное описание работ и дату для конкретных сотрудников.

Если еще не весь персонал охвачен работой в электронном виде, можно распечатать поручения неавтоматизированным сотрудникам или проекты резолюций руководителю, который рассматривает входящие документы в бумажном виде.

Администратору будет проще перенастраивать процессы с одного сотрудника на другого. Дополнительный отчет «Полномочия и зоны ответственности сотрудника» позволяет быстро искать записи справочников, в которых указан сотрудник. А найти документы сотрудника, по которым есть невыполненные работы, можно в один клик.

Для крупных организаций и государственных органов актуальна задача работы с заявлениями, жалобами и предложениями граждан. В версии 3.0 появилось специальное решение «Обращения граждан», автоматизирующее эту работу в полном соответствии с регламентирующими документами.

Решение повышает скорость регистрации и обработки обращений, позволяет быстро формировать и отправлять ответы заявителям, контролировать ход исполнения, создавать отчеты по работе. Гражданин может отправить обращение и приложить к нему дополнительные материалы в интернет-приемной. При этом статус исполнения отслеживается в режиме реального времени.

В представленной версии в составе DirectumRX появилась среда разработки — Development Studio, которая позволит развивать систему под потребности компании, если возможностей настройки недостаточно. Вы сможете создавать новые или дорабатывать уже существующие объекты системы.

Используя Development Studio, разработчик оперирует не понятиями таблиц и классов, а понятиями предметной области: справочники, документы, задачи, задания, отчеты и т.д.

В графических редакторах создаются схемы бизнес-процессов, экранные формы, отчеты. Благодаря визуально понятным инструментам скорость внесения изменений резко повышается, снижаются требования к уровню разработчиков. Для реализации сложной бизнес-логики может использоваться язык C# в полноценной IDE, включающей встроенные подсказки и отладку.

Разработка ведется не с нуля, в качестве базы используются готовые модули, справочники, задачи, задания и отчеты со стандартными свойствами и логикой поведения. Их легко можно менять с помощью наследования и перекрытий — модификация системы выполняется на отдельном слое разработки. Такой подход позволяет заметно упростить обновление версий системы при наличии кастомизированной разработки.

Программный код хранится в системе управления версиями Git: его легко можно отследить, кто и когда вносил изменения, и, если потребуется, отменить их. Разработку системы могут удобно вести сразу несколько человек, используя инструменты слияния изменений.

DirectumRX 2.8

В мае 2018 года стало известно, что компания Directum заявила о выпуске очередной версии своей системы DirectumRX — 2.8. В данной версии внимание уделено решению узкоспециализированных задач: проведение совещаний, работа с организационно-распорядительными документами, создание и утверждение проектов резолюций. А также повысилось удобство веб-клиента и мобильных приложений.

Удобство «рутинных» операций

Версия DirectumRX 2.8 сфокусирована на особенностях отдельных бизнес-процессов, теперь в функциональность «из коробки» вошли решения специализированных задач делопроизводства.

С модулем «Совещания» больше не придется тратить время на рутинные операции по подготовке повестки, оформлению протокола и выдаче поручений.

Стало доступным

• создание повестки и протокола прямо из карточки совещания, при этом все нужные документы привязаны к карточке и всегда «под рукой»;
• оформление документов из предзаполняемых шаблонов — данные подтягиваются автоматически из карточки документа;
• передача решения на исполнение за пару кликов — система сама создает поручения из протокола, остается только отправить их в работу;
• контроль текущего состояния работ прямо из карточки совещания.

Стало удобнее знакомиться с организационно-распорядительными документами.

В системе доступны:

• быстрое формирование бланка сотрудникам под роспись — составлять список вручную уже не придется;
• сохранение списка сотрудников, которым отправлены документы, для его повторного использования;
• контроль ознакомления с документом по переписке в задаче или из отчета.

Расширен порядок рассмотрения входящих документов — появилась функция создания и утверждения проектов резолюций.

Развитие финансового архива и межкорпоративного документооборота

Стала доступна выгрузка договоров и приложений к ним. Поддерживается импорт документов из учетной системы для их дальнейшего подписания, отправки через сервисы обмена и создания единого финансового архива.

Договоры и другие неформализованные документы преобразуются в формат .PDF. Для подтверждения их юридической значимости проставляются штампы визуализации электронной подписи, а также штампы с номером страницы и идентификатором документа в сервисе.

Расширение средств интеграции

Повысилась надежность и скорость передачи информации с 1C. Время первоначального импорта и экспорта данных, а также оперативной двусторонней синхронизации, сократилось в разы. Стало проще разрабатывать коннекторы для разных конфигураций 1С, в том числе модифицированных.

Появился дополнительный механизм для интеграции систем через WebAPI, позволяющий обращаться и изменять основные объекты DirectumRX из сторонних систем. WebAPI работает через интернет и включает поддержку работы со справочниками, задачами и функциями DirectumRX. Кроме того, его можно дополнить бизнес-логикой для конкретного проекта или системы.

Веб-клиент и мобильные приложения

Веб-клиент DirectumRX стал более удобным и функциональным:

• Повышенная скорость. Карточки, списки и папки теперь открываются быстрее, при работе в разных браузерах и на разных операционных системах.
• «Прозрачная» работа с документами. Редактировать документы в веб-клиенте теперь так же просто, как и в настольном — они сразу же открываются в нужном приложении, а все изменения сохраняются автоматически. А если случится непредвиденное завершение работы проводника, то документ можно будет восстановить из локальной копии.
• Простое создание отчетов. Теперь веб-клиенте можно формировать все виды отчетов, которые доступны в настольном клиенте.
• Упрощение интерфейса. Настройка прав доступа и информация о версиях документа перенесены на отдельные панели — закладок в карточках стало меньше. Вложения можно создавать прямо в карточке задачи. В списках появились уже привычная фильтрация записей по колонкам, в добавление к панели фильтрации.
• Улучшенный поиск. Критерии поиска теперь задаются более гибко. А если вы часто ищете объекты по одним и тем же параметрам, то можете «закрепить» их. Появились папки поиска — их содержимое формируется автоматически по заданным критериям, например, по теме, автору или дате.

2017

Выпуск DirectumRX 2.7

В начале ноября 2017 года компания Directum сообщила о выпуске очередной версии своей системы DirectumRX — 2.7. В дополнение к уже привычному настольному клиенту и мобильным решениям появился веб-клиент. Стала доступна работа со свободно распространяемым ПО. Кроме того, теперь можно легко контролировать благонадежность контрагентов, исполнение договоров и завершенность электронного документооборота.

Веб-клиент

Сохранен привычный интерфейс и обеспечена кроссплатформенность: работать в СЭД можно вне зависимости от используемой операционной системы (Windows, Linux и др.), и даже на Windows XP. Все, что нужно — доступ в интернет и браузер.

Мобильные приложения

Изменился интерфейс Directum Solo — iOS и Android-версии теперь представлены в едином стиле, и можно легко переключаться между устройствами на разных платформах. В онлайн-режиме стало доступно согласование документов по регламенту и появился персонализированный поиск.

Подписывать документы можно RSA-сертификатами удостоверяющего центра Microsoft, использовать USB-токены — это повышает безопасность хранения ключей для подписания, а также позволяет использовать один и тот же сертификат в настольном, веб-клиенте и в мобильном приложении, отметили в Directum.

Импортозамещение и свободное ПО

Реализована поддержка работы со свободно распространяемой СУБД PostgreSQL и Postrgres Pro. Веб-клиент работает в ОС на базе Linux. Кроме этого, в настольном и в веб-клиенте теперь можно редактировать документы и формировать отчеты в бесплатном офисном пакете LibreOffice.

Все это, а также факт, что DirectumRX входит в Единый реестр российского ПО, позволяет в полной мере поддержать стратегию импортозамещения на всех уровнях — от СУБД до офисного ПО. И это дополнительно снизит затраты на организацию ИТ-инфраструктуры предприятия.

Работа с контрагентами

Данные о контрагенте теперь автоматически «подхватываются» из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Это ускоряет работу и исключает ошибки при ручном вводе. В систему также заносится информация о руководителях и других физлицах, действующих от имени организации.

Интеграция с внешними сайтами для проверки надежности контрагентов помогает оценить деловую репутацию контрагента, его платежеспособность и риск неисполнения обязательств. Также пользователи могут удобно сохранять все сведения по контрагенту (копии свидетельств о государственной регистрации, выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и пр.) и формировать досье по каждому из контрагентов.

Развитие базовой функциональности

Так, в версии 2.7:

• Появился контроль исполнения договоров:
  • можно добавлять контрольные точки исполнения работ, указывать для них ответственных за выполнение и сроки. По каждому этапу сформируется задание, а после автоматически проставится отметка о завершении.

• Развивается межкорпоративный документооборот:
  • теперь документы из сервисов обмена поступают сразу в нужное подразделение (первичные в бухгалтерию, а договорные в юридический отдел). Поддерживается роуминг для контрагентов, зарегистрированных в нескольких сервисах. Документ, находящийся в сервисе ЭДО, открывается прямо из карточки DirectumRX. А отчет «Протокол электронного обмена» упростит контроль завершенности документооборота.

• Расширена интеграция с 1С:
  • теперь поддерживается платформа «1С:Предприятие 8.2» с конфигурацией «1С:Бухгалтерия 2.0». Также повышена надежность механизма синхронизации и простота настройки.

Вышел релиз DirectumRX 2.6

25 мая 2017 года компания "Директум" сообщила о выпуске релиза версии сервиса DirectumRX 2.6.

Модуль «Финансовый архив»

Финансовый архив обеспечивает централизованное хранение договоров и учетных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур, универсальных передаточных документов и т.д.), как электронных, так и бумажных. В нем хранятся:

• бумажные документы в виде скан-копий;
• документы, поступившие от контрагентов через сервисы обмена (например, Synerdocs);
• первичные документы, сформированные в учетной системе и отправленные контрагентам через сервис обмена. А благодаря интеграции с 1С договоры и дополнительные соглашения синхронизируются из учетной системы в архив DirectumRX и обратно.

Поддержка работы с формализованными документами

Система позволяет работать с формализованными документами, которые созданы в электронном виде и по формату, утвержденному ФНС и предназначенному для передачи через сервисы обмена.

Реализована поддержка форматов документов, утвержденных приказом ФНС России:

• «Универсальный передаточный документ»,
• «Документ о передаче товаров»,
• «Документ о передаче результатов работ».

Они вступают в силу с 1 июля 2017 года, заменяя ранее утвержденные форматы актов выполненных работ и товарных накладных (ТОРГ-12).

Формализованные документы, полученные из сервисов обмена, автоматически помещаются в финансовый архив. В системе формируется их карточка с уже заполненными данными (сумма, номер, дата, информация о корректировках и исправлениях и т.д.) и создается новая версия документа.

Включена возможность заполнения дополнительных сведений о приемке товаров или услуг (информации покупателя или заказчика) в теле документа, подписание и отправка ответа контрагенту через сервис.

Формализованные документы хранятся в формате XML, и чтобы их было удобно просматривать и распечатывать они автоматически конвертируются в PDF.

Автоматизация работы с доверенностями

В этой версии доступно создание доверенностей – добавлен специальный тип документа и шаблон. На её основании администратор может настроить для сотрудников право подписи, данные используются при подписании финансово-хозяйственных документов, полученных от контрагентов через сервисы обмена.

Мобильные решения

Теперь руководитель может просматривать и подписывать формализованные документы:

• Подписание электронной подписью доступно в DIRECTUM Solo и Jazz

В DIRECTUM Solo для iOS руководители могут при создании задач вкладывать в них сопутствующие документы, задания или записи справочников. А также просматривать карточки записей справочников и документов, работать со ссылками на объекты, открывать документы в полноэкранном режиме.

Расширение возможностей

Обновлен механизм интеграции с 1С. Теперь при импорте и экспорте данных в DirectumRX и 1С создаются действующие записи договоров, контрагентов, контактных лиц, банков и валют, все обязательные поля в карточках заполняются автоматически. Настроить синхронизацию данных можно с помощью специальной поставки конфигурации, которая доступна для систем на платформе «1С:Предприятие 8.3» с конфигурацией «1С:Бухгалтерия 3.0».

При создании документа доступна автоматическая выдача прав всем требуемым сотрудникам, подразделениям, организациям, группам или ролям. Для этого администратору достаточно настроить правила выдачи.

Появился встроенный механизм фоновых процессов. Они используются для выполнения работ, которые запускаются автоматически по заданному расписанию: для рассылки уведомлений о завершении сроков действия договоров, автоматической выдачи прав доступа на документы и т.д. Администратор может настраивать и отслеживать выполнение процессов, включать или отключать их, настраивать расписание запуска.

2016

DirectumRX 2.5

22 ноября 2016 года компания "Директум" заявила о выпуске релиза версии DirectumRX 2.5.

В этой версии ПО реализована интеграция с сервисами обмена электронными документами, она поможет решить задачи внутреннего и внешнего документооборота.

Электронный документооборот с контрагентами через Synerdocs и Диадок.

Системы электронного документооборота, как правило, автоматизируют внутренние процессы компании по согласованию, рассмотрению и исполнению работ по документам. Версия DirectumRX 2.5 поддерживает взаимодействие c сервисами обмена электронными документами. Юридическая значимость при этом обеспечивается квалифицированной электронной подписью и соответствием форматов и процессов обработки требованиям законодательства РФ.

Сервисы обмена электронными документами между компаниями делают возможным:

• сократить скорость доставки документов: обычная доставка почтой или курьером занимает от трех дней до нескольких недель, через сервис обмена – несколько минут;
• снизить стоимость отправки документов: не требуется распечатка, оплата услуг Почты России или курьерской службы;
• обеспечить гарантию доставки: полностью исключаются потери документов, невозвраты и прочее влияние человеческого фактора.

DirectumRX обеспечивает полный цикл работы с электронными неформализованными документами (договорами, актами, письмами, коммерческими предложениями, отчетами и т.д.) и позволяет связать внутренний документооборот компании с внешним. Прямо в интерфейсе системы возможно:

• получать документы от контрагентов, хранить, оперативно обрабатывать и отправлять их в процессы внутреннего документооборота;
• отправлять документы контрагентам через выбранный сервис обмена;
• контролировать подписание документа контрагентом и отслеживать сроки возврата;
• подключаться к сервисам обмена, как при работе в облаке, так и при локальной установке;
• подключать к обмену других контрагентов.

В систему DirectumRX встроены возможности обмена документами с контрагентами посредством сервиса Synerdocs, а технологии роуминга допускают передачу документов контрагентам, работающим с другими операторами обмена.

Поддержка работы на английском языке

В этой версии системы расширены возможности работы для интернациональных компаний. Основной язык интерфейса выбирается при установке системы и переключается прямо из проводника системы. При этом объекты DirectumRX (задачи, документы и т.д.) будут корректно отображаться на том языке, на котором они созданы в системе.

Для интеграторов в других странах доступна возможность локализации системы.

Развитие в версии получили механизмы обработки и согласования документов:

• стала доступна работа с документами в свободно распространяемом пакете Libre Office;
• теперь правила можно настроить таким образом, что задача на повторное согласование документа будет приходить только тем сотрудникам, которые его еще не согласовали;
• усилена ролевая настройка согласований: при изменении штатного расписания, например, если изменилась должность сотрудника или он уволился, больше не нужно перенастраивать правило, в этапах которого участвует данный сотрудник.

DirectumRX v2.4

Личная и корпоративная эффективность

Сократить время сотрудников на отслеживание и выполнение однотипных операций в системе поможет разделение заданий и задач по потокам работ. Так, например, если руководителю требуется срочно рассмотреть и подписать несколько документов, достаточно зайти в соответствующую подпапку и выполнить все задания, больше не нужно вручную искать такие задания в общем списке входящих.

С помощью новых графических виджетов пользователь DirectumRX получает наглядную информацию по задачам и заданиям, поручениям, документам и исполнительской дисциплине. Рядовым сотрудникам будет проще оценить объем работ, определить важные и срочные задания и вовремя приступить к их исполнению. Руководителям - выявить подразделения и людей с наименьшими показателями эффективности, выяснить ситуацию и своевременно принять меры.

Набор доступных подпапок и виджетов формируется исходя из роли сотрудника в компании.

Порядок в проектах

Модуль «Проекты» органично дополняет базовую функциональность DirectumRX и дает возможность навести порядок не только в процессах, но и в проектной деятельности компании в соответствии с рекомендациями PMBoK

Решение подходит для организаций, которые ведут внутренние или небольшие внешние проекты: инвестиционные, маркетинговые, PR-акции, социологические исследования и т.д.

Модуль позволяет управлять проектом на всех его стадиях – от инициации и планирования до закрытия и помещения в архив:

• ведение единого реестра проектов компании;
• создание проектных документов с использованием специальных шаблонов;
• автоматическое разграничение прав доступа;
• согласование и утверждение документов по регламентам;
• контроль исполнения работ по проекту с помощью постановки задач и выдачи поручений;
• оценка и анализ проектной деятельности.

Чтобы отслеживать комплект документов и переписку по договору появилась возможность создавать связанные документы прямо в его карточке.

При отправке документов по почте больше не нужно вручную заполнять данные на конвертах – DirectumRX формирует бланки, остается их только распечатать. Также есть возможность отследить реестр почтовых отправлений.

При выборе пользователей из выпадающего списка часто используемые записи отображаются в самом верху, а если нет подходящей, то можно отсюда же создать новую. А определить сотрудника теперь можно по фото.

Развитие средств администрирования

Интеграция с Active Directory. Для компаний, использующих службу Microsoft Active Directory, настроена возможность импорта данных о подразделениях, сотрудниках и их учетных записях в DirectumRX. А с помощью агента синхронизации все изменения в Active Directory будут отображаться в системе.

Версии правил согласования. Если существующее правило согласования документов необходимо доработать (например, при изменении регламента организации), в DirectumRX 2.4 предусмотрена работа с версиями правил. Для преобразования маршрутов согласования документов, по которым уже есть стартованные задачи, достаточно создать черновик правила согласования, отредактировать схему и сделать правило действующим. Задачи, которые были стартованы по прежней версии, продолжат работу пока не будут завершены, а в новых будет использоваться новая версия.

2015

DirectumRX v2.2

20 июля 2015 года компания Directum сообщила о выпуске релиза версии 2.2. ECM-решения DirectumRX. Заявлено о расширении возможностей программы в части работы с документами, контроля процессов.

Прозрачность процессов

В этой версии проще контролировать процесс работы с документами. В DirectumRX 2.2 пользователи могут в наглядном виде контролировать ход согласования документа на закладке «Регламент».

В карточках документов и поручений появилась специальная закладка, на которой отображается состояние процессов, инициированных по тому или иному объекту. Например, на закладке «Задачи» в карточке документа можно увидеть историю связанных с ним работ.

Типы документов и варианты согласования

В DirectumRX 2.2 появилась возможность удобного согласования документов, по которым в организации нет утвержденных регламентов. В таких задачах согласующие определяются в зависимости от содержания документа, при этом поддерживаются специальные операции отправки на доработку, повторного согласования и т.д.

Добавлены типы документов «Протокол» и «Служебная записка», для них созданы карточки и настроены автоматически заполняемые шаблоны. Благодаря этому упростились и ускорились процессы формирования, согласования и поиска таких документов в системе.

Появилась возможность настройки автоматической пролонгации договоров. Для типовых договоров теперь может задаваться упрощенный регламент согласования.

Поддержка часовых поясов

Архитектура DirectumRX хорошо подходит для компаний с территориально распределенной структурой. Важной и распространенной особенностью работы таких организаций является разница во времени отдельных подразделений.

Для обеспечения комфортной работы в новой версии была реализована поддержка часовых поясов: теперь DirectumRX учитывает время, в котором существует то или иное подразделение организации. Более того, для командированных сотрудников в решении доступна автоматическая настройка часового пояса места пребывания.

Интеграция с учетными системами

В DirectumRX 2.2 реализована интеграция с учетными системами 1С:Предприятие 8.3 и 1С:Бухгалтерия 3.0, установленными локально на сервере заказчика. При этом существует возможность простой доработки интеграции под индивидуальную конфигурацию 1С заказчика.

Действующий функционал обеспечивает синхронизацию данных между системами, исключается дублирование и потеря информации. Правила интеграции позволяют настроить периодическую выгрузку из одной системы в другую новых данных о договорах, контрагентах, сотрудниках - пользователям обеспечивается работа в едином информационном пространстве.

Изменения в лицензировании

Посредством оптимизации внутренней работы серверных служб DirectumRX, уменьшились требования к оборудованию, и, как следствие, сократились затраты на его обслуживание - появилась возможность снизить стоимость решения для заказчиков.

В версии DirectumRX 2.2 сокращено число операций, для которых необходимо приобретать лицензии на дополнительные модули, например: лицензия на модуль «Договоры» необходима только тем пользователям, которые создают договоры и дополнительные соглашения, при этом возможности согласования доступны в рамках базовых клиентских лицензий. Похожая схема использована для модуля «Делопроизводство».

В версии 2.2 по истечении срока действия лицензии включается режим ограниченной функциональности. В таком режиме данные в системе остаются доступны клиенту, даже если абонентская плата не была внесена.

DirectumRX v2.3

Версия DirectumRX 2.3 упрощает работу пользователей и делает ее эффективнее. Новые инструменты мониторинга дают наглядную оценку состояния процессов, визуальный редактор маршрутов документов ускоряет настройку системы, целый ряд других улучшений повышает удобство ежедневной работы в DirectumRX.

В DirectumRX 2.3 появились виджеты с актуальной информацией по работе сотрудника: например, сколько документов ему нужно согласовать или поручений исполнить. Пользователи могут взглянуть на свою текущую деятельность «сверху», вовремя выявить пробелы и принять меры – быстро перейти к соответствующим работам можно прямо по ссылкам на виджетах. В аналогичном виде доступны показатели работы подразделения: объем заключенных договоров, коэффициент исполнительской дисциплины, средняя задержка выполнения зданий и др.

Область виджетов преднастроена для каждого пользователя в соответствии с его ролью, позже сотрудник может изменить содержимое области на свое усмотрение.

Для отслеживания эффективности компании или подразделений в системе разработана контрольная панель «Мониторинг и анализ». С ее помощью руководители в наглядном виде получают информацию по основным показателям: например, задачам с нарушением срока исполнения и сотрудникам с самой большой загрузкой.

В DirectumRX теперь можно регистрировать входящие счета и согласовывать оплату по ним. Для каждого счета в системе заводится карточка, а согласование производится по специальному маршруту. Пользователю не нужно запоминать, кому и в какой последовательности отправить счет для согласования оплаты – система все сделает сама. В DirectumRX ведется реестр входящих счетов, с помощью которого удобно выгружать в различных разрезах информацию по выставленным организации счетам и всегда быть в курсе расчетов с поставщиками.

В данной версии развитие получили возможности системы по настройке замещения: на время своего отсутствия руководитель может передать заместителю полномочия по подписанию документов. Для этого в DirectumRX настраивается право подписи, и указывается доверенность или приказ, на основании которых оно предоставлено.

Часто бывает необходимо занести новый документ в систему. Сейчас сделать это проще, независимо от того, получен он по обычной почте или электронной:

• Письма и вложения из проводника Microsoft Outlook просто «перетаскиваются» в DirectumRX – исключается необходимость «лишних движений».
• Для обработки бумажных документов добавлен новый удобный механизм сканирования. С его помощью можно предварительно просмотреть получившиеся образы документов, поменять порядок их следования, удалить неудачные и сделать новые.

Еще одна функция в работе с Microsoft Outlook – возможность обращаться к календарю прямо из карточки задания: пользователи могут запланировать время на выполнение работ, добавить себе напоминание или назначить коллегам рабочую встречу.

В DirectumRX 2.3 стало проще заполнять поля карточек. Например, чтобы указать корреспондента при оформлении входящего письма, не нужно вводить полное наименование организации или искать его вручную. При вводе фрагмента имени компании система предложит все подходящие варианты в выпадающем списке. Еще быстрее найти организацию по ее ИНН.

В данной версии DirectumRX появился графический редактор для настройки правил обработки документов: нужные этапы заносятся «перетаскиванием» и настраиваются прямо на схеме. При этом не нужно указывать конкретного сотрудника для каждого этапа: по обозначенной роли система сама определяет участника процесса. Так DirectumRX можно просто и быстро настроить под внутренние процессы организации: последовательность маршрута буквально «рисуется» в редакторе. При необходимости перенастройки правил внести изменения так же легко.

Помимо этапов, в схему можно добавлять условия, в зависимости от которых будет меняться последовательность маршрута. Например, при условии, что сумма договора больше или равна 500 000 рублей, он отправляется дополнительному согласующему.

В правила обработки служебных записок добавлены этапы их рассмотрения и создания поручений. По результатам рассмотрения руководитель может вынести резолюцию, отправить поручения ответственным или вернуть документ на доработку.

Функциональность и особенности Directum RX

По информации на май 2015 года Directum RX – облачное решение компании Directum для управления документами и взаимодействием сотрудников. Глубоко проработанная функциональность Directum RX включает в себя все необходимые инструменты для реализации конкретных задач в рамках делового документооборота, а облачная архитектура обеспечивает простоту внедрения и использования системы. Решение оптимально для автоматизации среднего бизнеса или отдельных подразделений крупных компаний с подключением 50-200 пользователей.

Преимущества

В рамках концепции RichCloudSystem решение Directum RX объединило в себе сильные стороны облачных (SaaS) и локальных (on-premise):

• Богатая функциональность ECM-системы
• Быстрый старт работы
• Интуитивно понятный удобный интерфейс
• Доступ в любое время из любого места
• Возможность адаптации под бизнес-процессы
• Минимум первоначальных затрат на развертывание и обслуживание

Функциональность

Управление документами

Directum RX поддерживает полный жизненный цикл документов. Благодаря удобно организованному электронному архиву вы можете хранить документы всех типов в единой базе. Быстро найти нужный документ поможет поиск по реквизитам. Электронная подпись выступит гарантом авторства и неизменности документа после его подписания, а функция разграничения прав доступа и ведение истории работы с документом обеспечат его конфиденциальность. Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий, что позволяет избежать работы с устаревшей информацией. Функция связывания позволит быстро обращаться к документам одной тематики.

Управление взаимодействием

С Directum RX вы значительно улучшите взаимодействие между сотрудниками в рамках деловых процессов и повысите эффективность работы компании в целом. Функционал системы обеспечивает полную прозрачность процессов: вы легко ставите задачи исполнителям и отслеживаете ход работы. Directum RX позволяет настроить согласование документов в соответствии с вашим внутренним регламентом. Настройка замещения позволяет автоматически передавать обязанности отсутствующего сотрудника его заместителю. На время отсутствия замещающий сотрудник принимает входящие поручения коллеги, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам.

Делопроизводство

Directum RX комплексно решает задачи делопроизводства: автоматизирует работу с входящими, исходящими и внутренними документами, упрощает ведение журналов регистрации и номенклатуры дел. Функция отправки поручений исполнителям повышает общую эффективность работы компании. Благодаря прозрачности процесса значительно упрощается ведение отчетности: вы без труда контролируете как выполнение работ в рамках документа, так и срок исполнения поручения. С Directum RX вы легко отслеживаете движение документа на каждом этапе его жизненного цикла, а также контролируете выдачу и возврат бумажных экземпляров документов внутри компании.

Управление договорами

Directum RX поддерживает полный цикл работы с договорами от создания проекта до утверждения закрывающих актов. Благодаря готовым шаблонам, настроенным в соответствии с вашими внутренними правилами, вы быстро и без лишних усилий формируете нужный договор. Весь процесс согласования отражается в отчете «Лист согласования», который содержит итоговые подписи и примечания визирующих. Возможности гибкой фильтрации при формировании реестра договоров обеспечат полный контроль договорных и сопутствующих документов. При интеграции Directum RX с вашей финансово-учетной системой станет проще отслеживать счета и платежи по договорам.

Примечания